Digitālais paraksts (jeb e-paraksts, e-paraksts u.c.) ir kļuvis par neaizstājamu rīku, kas uzņēmumiem un privātpersonām ļauj efektīvāk un videi draudzīgāk pārvaldīt dokumentus. Šajā rakstā mēs piedāvājam sākumpunktu ikvienam, kurš vēlas aktualizēt veco procesu – dokumentu parakstīšanu.

Kas ir digitālais paraksts?

Digitālais paraksts ir droša un efektīva metode līgumu parakstīšanai digitālajā vidē, kas ir alternatīva ar roku rakstītiem parakstiem.

Digitālais paraksts darbojas kā cilvēka pirkstu nospiedums, jo katram dokumentam ir savs unikāls elektroniskais pirkstu nospiedums. Nevienam citam dokumentam nevar būt tāds pats digitālais paraksts. Ja digitālais dokuments ir “apzīmogots” ar parakstu, var pierādīt, ka

• fails pēc parakstīšanas nav mainīts (integritāte).
  
• dokumentu ir parakstījusi konkrēta persona (autentifikācija).
  
• parakstītājs ir faktiski parakstījis dokumentu. Pēc digitālā paraksta izveides persona nevar noliegt, ka ir parakstījusi dokumentu.
  
• dokuments nav viltojums.

Digitālos parakstus jau izmanto daudzās nozarēs visdažādākajos lietojumos.

Kas nav (derīgs) digitālais paraksts?

Par juridiski atbilstošu var uzskatīt tikai tādu parakstu, ko var pārbaudīt arī autorizēts tiešsaistes pārbaudes pakalpojums (piemēram, Acrobat Reader, RTR vai tieši sproof sign).

Ar roku rakstīta paraksta skenēts attēls nerada juridiski parakstītu dokumentu un nav juridiski derīgs!

eIDAS regula Eiropā reglamentē, kā dokumentus var parakstīt juridiski derīgā un pārbaudāmā veidā. Vairāk informācijas var uzzināt šeit.

Kā darbojas PDF dokumentu digitālā parakstīšana

Derīga digitālā paraksta piemērošana (PDF) dokumentam ir tehniski sarežģīts process, kas, digitāli parakstot dokumentu, notiek fonā.

Tas padara pareizu digitālo parakstu ļoti atšķirīgu no vienkāršas iestarpināšanas ar roku ieskenēta paraksta veidā.

Derīgs digitālais paraksts ļauj atpazīt turpmākās izmaiņas dokumentā. Tas nav iespējams, vienkārši ievietojot attēlus.

Šādi darbojas digitālais nodomu apliecinājums, izmantojot paraksta platformu:

1. solis: augšupielāde un konvertēšana

Vispirms jūs augšupielādējat dokumentu tiešsaistē, izmantojot savu kontu paraksta platformā. Dokuments tiek pārvērsts PDF dokumentā.

2. solis: digitālā paraksta lietošana

Parakstam ir nepieciešams digitālais sertifikāts, kas apliecina jūsu kā parakstītāja identitāti. Tas tiek izveidots, kad reģistrējaties paraksta platformā. Ja vēlaties parakstīties ar visaugstāko standartu – kvalificētu elektronisko parakstu, šo soli veic valsts atzīta sertifikācijas iestāde.

Izmantojot paraksta platformu, varat pielāgot savu parakstu (līdzīgi kā ar roku rakstītai versijai) un izveidot savu paraksta stilu.

3. solis: dokumenta un parakstu šifrēšana

Pēdējā posmā viss līgums, tostarp pievienotie paraksti, tiek šifrēti kriptogrāfiski. Tiek ģenerēta tā sauktā hash vērtība. Līgums kļūst drošs pret viltošanu un pārbaudāms.

Pievienotajiem parakstiem ir visaugstākā pierādījuma vērtība, un tos vairs nevar viltojami.

Protams, parakstītos līgumus var lejupielādēt, nosūtīt vai saglabāt jebkurā vietā.

Vai es varu parakstīt arī digitāli, izmantojot Word vai citas Office programmas?

Principā daudzus failu formātus var arī digitāli parakstīt. Tomēr, lai piemērotais digitālais paraksts būtu nemainīgs, katrs dokuments vispirms ir jāpārveido PDF dokumentā. Ir zināms, ka PDF dokumenti ir neizmaināmi (atšķirībā, piemēram, no docx dokumentiem).
Digitālā paraksta platformas automātiski konvertē daudzus failu formātus pareizā PDF dokumentā, parasti tad, kad dokuments ir augšupielādēts.

Kā iegūt digitālo parakstu?

Ir dažādi veidi, kā iegūt digitālo parakstu.

1. reģistrācija digitālā paraksta platformā (FES).

Kā jau paskaidrots, digitālā paraksta izveide ir galvenais digitālā paraksta platformas elements. Pie pie atzītiem un labi zināmiem risinājumiem pieder DocuSign, AdobeSign vai jaunāki Eiropas risinājumi, piemēram, sproof sign vai yousign, kas arī ir specializējušies īpaši lietošanai Eiropas uzņēmumos.

Reģistrējoties jums tiek izveidots uzlabots elektroniskais paraksts.

2. identifikācija ar paraksta platformu (QES).

Daudzi pakalpojumu sniedzēji nodrošina lietotājus arī ar kvalificētu elektronisko parakstu, kas ir cieši integrēts pašā lietojumprogrammā. Papildus šā paraksta standarta augstajai pierādījuma vērtībai jūs gūsiet labumu no daudzajām iespējām pielāgot paraksta procesu.

3. identifikācija ar valsts pakalpojumu (QES; piemēram, mobilā tālruņa paraksts).

Austrijā vairāk nekā 50 % iedzīvotāju jau ir mobilā tālruņa paraksts. To izsniedz valsts iestādes, un tas atbilst kvalificēta elektroniskā paraksta standartam.

Digitālā paraksta juridiskais spēks

Derīgs līgums ir noslēgts, kad abas puses izsaka savu piekrišanu. Likumdevējs parasti ļauj līgumslēdzējām pusēm pašām izlemt, vai tās līgumu noslēdz mutiski, rakstiski vai elektroniski. To dēvē par formas brīvību.

Ja izvēlaties digitālā paraksta risinājumu, jūsu priekšrocība ir tā, ka visi paraksti ir integrēti PDF failā nemainīgā un pret viltošanu drošā veidā.

Ir tikai daži izņēmumi, kad elektroniskie paraksti joprojām ir izslēgti no likuma, neraugoties uz pastāvīgajiem likuma grozījumiem. Viens piemērs: testaments.

Jebkurā gadījumā atkarībā no līguma ir jāizvēlas pareizais e-paraksta standarts.

Šim nolūkam ir izstrādāti trīs standarti, kas ir definēti eIDAS regulā un kalpo kā tiesiskais regulējums.

• EES: vienkāršs elektroniskais paraksts
  
• FES: uzlabots elektroniskais paraksts
  
• QES: kvalificēts elektroniskais paraksts

Kvalificēts elektroniskais paraksts (QES) atbilst visaugstākajiem kvalitātes kritērijiem un juridiski ir 100% līdzvērtīgs pašrocīgam parakstam.

Tā kā juridiskās sekas var būt ļoti atšķirīgas, parasti izšķirošie faktori, nosakot, kura metode jāizmanto konkrētā situācijā, ir īstenošanas izmaksas, lietošanas ērtums (klientu pieredze), tiesību akti, uzņēmuma politika un novērtētais uzņēmējdarbības risks.

Šim nolūkam varat izmantot šādu lēmumu pieņemšanas palīglīdzekli.

Tāpēc elektroniskā paraksta pareizā standarta izvēli ietekmē divi faktori:

• Atbildības riski, darbības riski
  
• Juridiskās prasības

Digitālā paraksta platformas priekšrocības ir šādas.

• iespēja jebkurā laikā mainīt e-paraksta standartu atkarībā no līguma veida.
  
• iespēja norādīt vēlamo e-paraksta standartu, iegādājoties ārējos parakstus.

Eiropas parakstu nodrošinātāji galvenokārt ir koncentrējušies uz diviem augstākajiem digitālā paraksta standartiem.

sproof sign ir eksperts kvalificētu elektronisko parakstu (QES) jomā .

Vai derīgs ir skenēts paraksts vai paraksta attēls?

Termins “skenēts paraksts” nozīmē, ka tas ir ar roku rakstīta paraksta digitālais attēls. Papīra paraksta oriģinālu pārvērš digitālā formātā (.jpg, .doc, .pdf utt.), izmantojot skeneri vai fotoaparātu.

Principā šādi skenēti paraksti ir derīgi, kamēr attiecīgajam nodomu apliecinājumam nav nepieciešama rakstiska forma.

Parakstīta kopija nav juridiski derīga, jo nav iespējams identificēt parakstītāju un pierādīt piekrišanu.

Skenētu parakstu ir viegli viltojams, lai parakstītā līguma saņēmējs varētu to viegli kopēt (#SnippingTool #Screenshot). Ir skaidrs, ka tas nav likumīgi.

Skenētam parakstam nav pierādījuma vērtības tiesā, jo tas ir tikai jūsu paraksta oriģināla kopija. Ja nav pierādījumu par to, kā paraksts ir izgatavots, to uzskata par vienkāršu kopiju, nevis par autentisku parakstu. Šā iemesla dēļ tas ir nederīgs, jo īpaši komercdarījumos.

Kāda ir atšķirība starp elektronisko parakstu un elektronisko parakstu?

Terminus “elektroniskais paraksts” un “digitālais paraksts” var viegli sajaukt. Bieži vien šos terminus lieto savstarpēji aizvietojami, taču, stingri ņemot, tie nav viens un tas pats.

Elektroniskais paraksts (jeb e-paraksts) ir juridiska līguma noslēgšanas metode digitālā vidē. Tas ir, tā sakot, papīra dokumenta parakstīšanas digitālais ekvivalents.

Elektroniskais paraksts apliecina dokumenta parakstītāja piekrišanu, savukārt digitālais paraksts ir paša dokumenta autentiskuma apliecinājums. Tas nozīmē, ka dokumenta un paraksta kombinācija ir tehniski izstrādāta un šifrēta tā, lai līgums būtu drošs pret viltošanu. Tādējādi noteikumi saplūst jeb darbojas kopā tādā veidā, ka digitālais līgums kļūst pārbaudāms un juridiski izpildāms.

Digitālā (Eiropas) paraksta platformas priekšrocības

Ļoti drošs mākonis, gatavs darbam

sproof sign ir tīmekļa risinājums līgumu digitālai parakstīšanai, kas darbojas visās mobilajās ierīcēs (datorā, viedtālrunī, planšetdatorā).Sproof sign atrodas Austrijā, un visi dati tiek dublēti tikai datu centros ES teritorijā. Mēs garantējam atbilstību GDPR visos līmeņos gan pie mums, gan pie mūsu apakšuzņēmējiem. Šīs garantijas mēs saviem klientiem piedāvājam ar pasūtīto datu apstrādes līgumu (DPA), kas ir balstīts uz ES standarta līguma klauzulām un tādējādi nodrošina arī augstāko juridiskās noteiktības līmeni.

Saskarnes un esošās sistēmas

• sproof sign var viegli integrēt jūsu esošajās sistēmās.
  
• Pierakstieties tieši kopējos rīkos, piemēram, MS Teams, Word, Google Drive u. c. (visuintegrāciju saraksts).
  
• Vienota pierakstīšanās
  
• Vienkārša API pielāgotiem lietošanas gadījumiem (API dokumentācija)

Dokumentu uzglabāšana un progresa kontrole

Svarīgi līgumi tiek glabāti centrālajā atrašanās vietā pārredzamā, ļoti drošā un šifrētā veidā. Tomēr dokumentiem var piekļūt jebkurā laikā un no jebkuras vietas. Turklāt jebkurā laikā var apskatīt parakstīšanas procesu norisi un vajadzības gadījumā nosūtīt atgādinājumus.

Kvalificēta (QES) un uzlabota (FES) elektroniskā parakstīšana, ieskaitot identifikāciju.

sproof sign atbalsta visus elektronisko parakstu veidus (vienkāršu, uzlabotu un kvalificētu) saskaņā ar eIDAS regulu, kā arī daudziem citiem pasaulē izmantotajiem parakstu standartiem (piemēram, FDA atbilstība). Jūs varat parakstīt gan savā organizācijā, gan ar ārējiem partneriem, piegādātājiem vai klientiem.

Parakstīšana partijās: paraksti līgumus vienlaicīgi.

Izmantojot partijas parakstu, vienā operācijā var digitāli un juridiski parakstīt neskaitāmus dokumentus. Milzīgs laika ietaupījums.

Dokumentu mape: vienlaicīgi izsūtiet līgumus

Digitālā formātā sašujiet vairākus dokumentus kopā un nosūtiet tos kopā parakstīšanai. Tas jums un saņēmējam ietaupīs daudz laika.

Uzņēmuma zīmolvedība, uzņēmuma zīmogi un parakstu stili

Neatkarīgi no tā, vai esat liela komanda vai viens lietotājs. Spoof sign varat saglabāt sava uzņēmuma logotipu kā uzņēmuma zīmogu. Varat arī izveidot dažādus paraksta stilus dažādiem mērķiem.

eID Hub: parakstu iegūšana visā Eiropā

Kvalificēts paraksts ir juridiski līdzvērtīgs pašrocīgam parakstam visā Eiropā.
sproof sign ļauj parakstīt līgumus ar dažādiem kvalificēta paraksta nodrošinātājiem, pateicoties unikālajai saskarnei. Tā ir milzīga priekšrocība, iegādājoties un izsniedzot juridiski derīgus parakstus.
Spiediet šeit, lai apskatītu visus integrētos uzticamības pakalpojumu sniedzējus →

Parakstu verifikācija un testu ziņojumu lejupielāde

Ar vienu peles klikšķi varat pārbaudīt elektronisko parakstu derīgumu tieši sproof sign programmā. Varat arī lejupielādēt katra paraksta testa ziņojumu un redzēt, kurš un kad parakstījis ar kādu sertifikātu.

Komandas vadība un maiņu noteikumi

sproof sign nodrošina vienkāršu lietotāju un tiesību pārvaldību lietotājiem plāna ietvaros. Turklāt paraksta kvotu var pārvaldīt centralizēti un veikt dažādus svarīgus iestatījumus visam plānam.

Atbalsts un akadēmija

sproof sign ir pazīstams ar savu ātro un elastīgo atbalstu. sproof sign akadēmija ir bezmaksas apmācību portāls, kas palīdz jums un jūsu darbiniekiem ātri uzsākt darbu.

Pārredzama cenu noteikšana bez slēptām izmaksām

Mūsu mērķis ir būt nepārspējami labākajam pretendentam, meklējot piemērotu paraksta pakalpojumu sniedzēju. To darot, mēs uzsveram godīgumu un pārredzamību. Divas vērtības, kas raksturo mūsu uzņēmuma kultūru. Šīs vērtības nosaka arī mūsu risinājumu cenu noteikšanu uzņēmumu segmentā.