“O nosso sector tem a ver com compromisso e confiança. A assinatura digital, na classe de qualidade mais elevada, tornou-se agora uma forma comum de tomarmos decisões vinculativas ou de as obtermos digitalmente.”

Dr. Christian Zwick | Sócio

A Binder Grösswang é um dos principais escritórios de advogados austríacos há 60 anos e está sediada em Viena e Innsbruck. Mais de 100 advogados e um volume de transacções de 50 mil milhões de euros falam por si. Depois da decisão de integrar uma plataforma de assinatura digital, após uma rigorosa fase de avaliação, a sproof surgiu como a favorita.

“É uma honra muito especial termos conseguido convencer a Binder Grösswang, um escritório de advogados estabelecido, mas acima de tudo inovador, da sproof e ganhar a sua confiança”, diz o Dr. Fabian Knirsch, fundador e CTO da empresa.

A Binder Grösswang – especialmente a equipa em torno do Dr. Christian Zwick – assina digitalmente quando é legalmente possível. “Em princípio, assinamos sempre que a caneta tem de ser substituída. Estes são quase todos os documentos na Áustria, uma vez que o princípio da liberdade de forma se aplica ao abrigo do direito civil”, afirma o Dr. Zwick.

Para estes documentos, é utilizada, entre outras coisas, a assinatura digital:

• Poderes
• Contratos de compra e venda
• Acordos de não divulgação
• Decisões

2 razões convincentes para os advogados confiarem na assinatura digital

A profissão de advogado sempre foi uma parte constante de qualquer sociedade funcional. A confiança e a boa comunicação entre os advogados e os clientes constituem a base deste facto. Pode parecer um pouco dogmático, mas: No que diz respeito ao avanço da digitalização, o sector jurídico não é certamente pioneiro. Isto deve-se provavelmente ao facto de as técnicas e os fluxos de trabalho tradicionais, estabelecidos e comprovados há séculos, não quererem ser substituídos.

Mas a “profissão jurídica” também já reconheceu os pontos fortes de uma digitalização significativa por várias razões. Seja o ato digital, em vez de arquivos exuberantes, ou mesmo a experimentação de várias aplicações digitais “speech to text” que poderiam aliviar a secretaria em certos locais ou mesmo substituí-la no futuro, para as muitas papeladas.

Em particular, uma oportunidade de digitalização, que também tem um grande potencial para a indústria jurídica, está em ascensão: a assinatura digital!

Declarações, resoluções e contratos – todos estes são documentos que têm de ser assinados por uma ou mais pessoas. Mesmo um documento que tenha de ser assinado por três pessoas em formato analógico implica um total de cerca de 45 minutos: Isto inclui a impressão em triplicado, o envio de documentos por correio ou a coordenação de uma marcação conjunta para a assinatura. Este desperdício de recursos é dispensável.

No sector privado, a assinatura digital já se estabeleceu na Áustria sob a forma de “assinatura de telemóvel”. Desde há vários anos, muitos cidadãos austríacos utilizam este serviço público gratuito.

No entanto, “apenas” a assinatura digital é geralmente insuficiente no ambiente empresarial. Faltam possibilidades técnicas, uma ferramenta ou uma plataforma que possa mapear os casos de utilização e as “execuções de assinatura” específicas de um sector ou empresa. Um “painel de controlo” partilhado associado proporciona uma boa visão geral dos documentos importantes. Isto requer uma administração central de todos os utilizadores e a gestão de direitos e funções. Isto também tem muitas vantagens.

Em muitas empresas, independentemente da dimensão ou do sector, uma plataforma de assinatura digital é parte integrante de muitos fluxos de trabalho padrão. A tecnologia legalmente reconhecida já é utilizada no sector jurídico, no sistema fiscal, no sector financeiro, mas também por grandes empresas de topo internacionalmente activas com diretrizes de TI rigorosas e também no sector público.

Em vez de tinta e papel: cifragem criptográfica e prova digital de identidade

A assinatura digital é um elemento indispensável da transformação digital. No entanto, muitos duvidam que a assinatura digital seja juridicamente válida e, por conseguinte, esteja em conformidade com a lei. No entanto, as assinaturas digitais e a sua natureza vinculativa estão definidas e regulamentadas com precisão na União Europeia. Em 2006, o Regulamento eIDAS (UE) 910/2014 (Serviços de Identificação e Autenticação Electrónicas) estabeleceu os regulamentos para a Europa relativamente à máxima segurança e conformidade da assinatura digital. O regulamento regula o reconhecimento legal da prova eletrónica de identidade e dos serviços de autenticação, reforçando assim a confiança na comunicação eletrónica entre empresas e cidadãos e facilitando significativamente os serviços transfronteiriços e os processos comerciais de todos os tipos.

Existem três normas de assinatura digital que foram definidas com precisão em termos de validade jurídica no Regulamento eIDAS: simples, avançada e qualificada.

À primeira vista, as assinaturas têm quase o mesmo aspeto, mas o estatuto da assinatura e o seu carácter vinculativo são muito diferentes. Apenas a “assinatura eletrónica qualificada”, também conhecida por QES, é juridicamente comparável a uma assinatura (ver artigo 4.º, n.º 1, da lei austríaca sobre assinaturas e serviços fiduciários (SVG)).

Devido ao mais elevado nível de conformidade e segurança, muitos escritórios de advogados apenas consideram a assinatura eletrónica qualificada. Uma assinatura digital que é equivalente a uma assinatura tradicional em papel.

Mas como é que o elevado nível de segurança se concretiza do ponto de vista técnico? Qual é o elevado valor probatório da assinatura eletrónica qualificada?

4 A assinatura qualificada: Não há mistério

Apesar de os meios de comunicação social se esforçarem sempre por apresentar a assinatura eletrónica qualificada da forma mais complexa e técnica possível, nós, na sproof, temos como missão desvendar o suposto “mistério” – em poucas palavras.

Tal como em muitas outras transacções electrónicas jurídicas ou bancárias, tens de poder provar a tua própria identidade de forma 100% segura. Isto é feito inicialmente através de um breve procedimento de identificação por vídeo (cerca de 10 minutos), no qual os teus dados pessoais e também os dados biométricos são verificados por um serviço reconhecido pelo Estado (Prestador de Serviços de Confiança).

Depois disso, poderás utilizar uma aplicação para telemóvel para verificar adicionalmente todas as assinaturas digitais que fizeres. O telemóvel é, assim, o teu segundo fator de segurança, para além do teu endereço de correio eletrónico, de que precisas de qualquer forma para assinar e obter assinaturas.

Os próprios documentos assinados são encriptados digitalmente utilizando métodos criptográficos. Apenas os proprietários de um documento, ou aqueles que foram convidados a assinar, podem editar o documento ou apenas assiná-lo. Cada documento é sempre fornecido com uma chave criptográfica única, que é impossível de ser vista por qualquer pessoa ou computador. A validade e o valor probatório do documento são também independentes da plataforma de assinatura utilizada, uma vez que a chave criptográfica (ou “valor hash”) está gravada no próprio ficheiro pdf. Consequentemente, a impressão e o arquivamento físico do documento também não são o objetivo da questão, uma vez que a rastreabilidade expira quando o documento é impresso.

Para verificar a validade de uma assinatura eletrónica e a conformidade, tal como descrito acima, o documento assinado (digital!) deve ser verificado com os serviços nacionais de verificação de assinaturas, por exemplo, através da Autoridade Austríaca das Comunicações:
https://www.rtr.at/TKP/was_wir_tun/vertrauensdienste/Signatur/signaturpruefung/Pruefung.de.html
plataformas como a sproof oferecem um serviço de teste integrado como a própria plataforma.

Resumindo: a assinatura digital qualificada é 100% à prova de falsificação e legalmente válida. Uma assinatura feita à mão também é 100% legalmente válida, mas nunca 100% à prova de falsificação.

5 Não é preciso muito para começar a utilizar a assinatura digital qualificada

Embora as assinaturas digitais sejam tecnicamente exigentes e requeiram um grau especial de responsabilidade do ponto de vista do fabricante, as assinaturas geradas com elas oferecem um elevado grau de compromisso. No entanto, uma vasta gama de utilizadores, desde advogados a secretárias e clientes, deve poder trabalhar de forma fácil, rápida e intuitiva.

A complexidade técnica é completamente escondida com sproof e é criado um acesso simples e de baixo limiar. Philipp Gernerth é responsável pela UI e UX (User Interface e User Experience) na sproof.

“Estamos a desenvolver um produto moderno, tecnicamente muito sofisticado, que oferece as mais elevadas garantias de segurança e de compromisso. No entanto, tem de ser fácil e intuitivo de utilizar. Caso contrário, falharemos o alvo”, explica Philipp Gernerth, que é responsável pela UX (experiência do utilizador) e UI (usabilidade) na sproof, entre outras coisas.

Do ponto de vista do utilizador, a assinatura eletrónica qualificada significa essencialmente o seguinte:

• Tem um documento a ser assinado, que é um documento Word ou PDF. Carrega-o no software de assinatura para o assinar. Encontra o software de assinatura em https://sign.sproof.com . Podes começar a utilizá-lo gratuitamente a qualquer momento.
• É necessária uma identificação única para uma assinatura eletrónica qualificada. Isto significa que tens de te identificar numa curta videochamada (“Video-Ident-Procedure”) e mostrar o teu passaporte (válido) ou bilhete de identidade. Esta identificação só é necessária uma vez e é válida durante cinco anos ou (se ocorrer antes) até à expiração do teu documento de identidade.
• No decurso da identificação, instalas uma aplicação no teu telemóvel ou, em alternativa – se não puderes ou não quiseres instalar a aplicação – receberás mais tarde um código único por SMS.
• Para assinar um documento, seleciona a localização da tua assinatura digital e, opcionalmente, carrega uma imagem da tua assinatura manuscrita. Autoriza agora a assinatura no teu telemóvel através da aplicação ou introduz o código único recebido por SMS. A imagem da tua assinatura não tem qualquer relevância jurídica, mas permite uma representação comum e familiar da assinatura. A assinatura juridicamente vinculativa é aplicada em segundo plano, de forma “invisível” e puramente digital.
  O documento está agora legalmente assinado digitalmente. Com o sproof, é também efectuada uma conversão para o formato PDF/A habitual ou exigido pelos advogados. Tu, os teus clientes ou o tribunal podem verificar a conformidade do documento e da assinatura eletrónica a qualquer momento, incluindo no serviço de inspeção estatal da RTR.

6 Dados sensíveis em boas mãos

Ao utilizar serviços de assinatura digital, a proteção de dados desempenha um papel especial. Isto é particularmente importante para o chamado “software em nuvem” (ou seja, software que não precisa de ser instalado, mas que pode ser utilizado diretamente através do navegador Web e da Internet). Isto oferece a vantagem de estar pronto a ser utilizado imediatamente, sem hardware próprio ou um projeto de TI. Além disso, o software pode ser acedido a partir de qualquer lugar, incluindo o telemóvel. A transmissão de dados é sempre de última geração e encriptada ao mais alto nível de segurança.

“A nuvem está a funcionar desde o primeiro dia. Tudo é gerido pela sproof, está em conformidade com a proteção de dados europeia e, por conseguinte, é também ideal para nós, advogados.”

Dr. Christian Zwick
Binder Grösswang

Em termos de proteção de dados, por um lado, os requisitos legais no sentido do GDPR devem ser cumpridos e, por outro lado, o mais alto nível de segurança deve ser garantido a partir de uma perspetiva de segurança de TI. O fornecedor de software de assinatura sproof garante ambos, armazenando e processando os dados exclusivamente em centros de dados na União Europeia e evitando qualquer referência aos EUA. Um conceito de eliminação, que é parte integrante da solução, bem como um contrato de processamento de dados baseado no modelo da UE, também garantem o mais elevado nível de proteção de dados do ponto de vista jurídico.

Resultado

As vantagens da assinatura digital são óbvias: é rápida, fácil e, acima de tudo, 100% segura. Cada vez mais advogados reconhecem este facto e beneficiam da assinatura digital no seu trabalho. Uma tendência clara que se manterá nos próximos anos.