A eMoveUs fornece soluções para sistemas de conversão de energia eléctrica e eletromecânica no powertrain ao nível do hardware eletrónico, software, eletromagnetismo e mecânica, com o objetivo de garantir uma mobilidade eficiente e sustentável para todos. Com a integração do sproof sign, a empresa digitaliza e acelera os processos contratuais internos.

Nome da empresa:
eMoveUs GmbH

Breve descrição do projeto:
Digitalização do processamento de contratos e dos processos internos de contratos, a fim de utilizar os recursos de forma mais eficiente e aumentar a rapidez do processamento.

Porquê sproof sign:
“Especialmente quando lidamos com contratos, acordos com fornecedores, NDAs e aprovações internas, reparámos que a tradicional rota do papel, especialmente em tempos de trabalho remoto, era demorada e propensa a erros. Isto conduzia a atrasos e a uma carga administrativa adicional, razão pela qual queríamos otimizar o fluxo de trabalho dos documentos e modernizar os processos empresariais.”

Como é que foi tomada a decisão de introduzir a assinatura digital?

Como uma pequena empresa de média dimensão em fase de arranque na indústria automóvel, enfrentámos o desafio de tornar os nossos processos internos mais eficientes e reduzir os tempos de processamento. Especialmente quando se tratava de lidar com contratos, acordos com fornecedores, NDAs e aprovações internas, reparámos que a tradicional rota do papel era morosa e propensa a erros, especialmente em tempos de trabalho remoto. Esta situação conduzia frequentemente a atrasos, custos adicionais e aumento do trabalho administrativo, razão pela qual pretendíamos otimizar o fluxo de trabalho dos documentos e modernizar os processos empresariais.

Qual a importância da transformação digital para a tua empresa? Como é que foi assinada antes?

A transformação digital desempenha um papel central na nossa empresa, uma vez que nos oferece a oportunidade de responder de forma mais eficiente e ágil aos desafios da indústria automóvel. Para nós, enquanto start-up, a digitalização é uma alavanca decisiva para garantir a nossa competitividade e tornar o nosso negócio preparado para o futuro. Através da utilização de tecnologias digitais, podemos otimizar processos, melhorar a colaboração interna e com parceiros externos, reduzindo simultaneamente os custos.

Antes de introduzirmos a assinatura digital, todas as assinaturas eram feitas da forma tradicional: os contratos e documentos importantes eram impressos, assinados manualmente e depois enviados por correio, estafeta ou correio eletrónico para recolher mais assinaturas. Este processo era moroso, ineficiente e propenso a atrasos, especialmente quando eram necessárias várias assinaturas ou os documentos tinham de ser trocados entre diferentes locais. Além disso, a abordagem baseada em papel aumentava os riscos de erros, perdas e arquivos incompletos.

Que critérios foram decisivos para ti na procura do fornecedor de assinaturas electrónicas certo?

Ao escolher o fornecedor certo de assinaturas electrónicas, vários critérios foram decisivos para nós. Inicialmente, a segurança era uma prioridade, uma vez que a assinatura digital é utilizada para contratos importantes e documentos que contêm informações confidenciais. Um fornecedor com elevados padrões de segurança, tais como tecnologias de encriptação e conformidade com os regulamentos de proteção de dados, como o RGPD, era, por isso, uma obrigação.

Além disso, a facilidade de utilização era muito importante. O fornecedor deveria oferecer uma plataforma intuitiva e fácil de utilizar, para que os nossos funcionários pudessem começar a trabalhar de imediato, sem muita formação. A compatibilidade com os nossos sistemas existentes e a integração perfeita nos nossos fluxos de trabalho também foi um fator importante.

Por último, mas não menos importante, o preço e a flexibilidade da oferta também desempenharam um papel importante. Procurámos deliberadamente um fornecedor europeu que oferecesse estruturas de custos transparentes e soluções escaláveis que pudessem crescer com a nossa empresa. O apoio e o serviço ao cliente também foram critérios importantes para garantir que recebemos apoio rapidamente em caso de dúvidas ou problemas.

Especialmente quando se tratava de lidar com contratos, acordos com fornecedores, NDAs e aprovações internas, notámos que a tradicional rota do papel era demorada e propensa a erros, especialmente em tempos de trabalho remoto. Esta situação conduzia frequentemente a atrasos, custos adicionais e aumento do trabalho administrativo, razão pela qual pretendíamos otimizar o fluxo de trabalho dos documentos e modernizar os processos empresariais.

Christopher Pizarro
Desenvolvimento comercial e gestão de projectos

Para que casos de utilização é utilizada a assinatura digital?

A principal área de aplicação é o processamento de contratos, especialmente para contratos de fornecedores e de serviços, contratos de venda, acordos de confidencialidade e acordos-quadro, que frequentemente requerem várias assinaturas.

Que normas em termos de segurança e conformidade dos dados deve uma solução de software cumprir na tua empresa?

Na nossa empresa, uma solução de software tem de cumprir normas rigorosas em termos de segurança e conformidade de dados para garantir a proteção de informações sensíveis. Antes de mais, isto inclui o cumprimento do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) para garantir que os dados pessoais são processados de forma segura e responsável. As tecnologias de encriptação, tanto para a transmissão como para o armazenamento de dados, são essenciais para impedir o acesso não autorizado. Também damos prioridade à autenticação multifator (MFA) e ao gerenciamento de acesso para garantir que apenas indivíduos autorizados possam acessar nossos sistemas e dados.

O que te agrada particularmente no sproof sign?

O que gostamos particularmente no sproof sign é a combinação de alta segurança e facilidade de utilização, bem como a interface de utilizador intuitiva, que permite que os nossos funcionários utilizem a plataforma rapidamente sem muita formação. A integração com os nossos sistemas existentes decorreu sem problemas e as opções de personalização flexíveis do sproof sign adaptam-se perfeitamente aos nossos requisitos e fluxos de trabalho específicos.