A empresa familiar PÖTTINGER é um dos maiores especialistas mundiais em prados, cultivo do solo e tecnologia de sementeira. O grupo da Alta Áustria não se concentra apenas em aumentar a sustentabilidade e a eficiência dos seus próprios produtos. Ao escolher o fornecedor certo para a digitalização dos processos de assinatura, recorreu a sproof sign. Com sucesso!
O jovem gestor de projectos de TI Matthias Oberegger e a sua equipa foram a força motriz por detrás da avaliação e integração da plataforma de assinatura. Nesta entrevista, fica a conhecer os critérios segundo os quais a introdução da assinatura digital foi avaliada e finalmente decidida.

Nome da empresa:
PÖTTINGER Landtechnik GmbH

Breve descrição do projeto:
“A PÖTTINGER lida com tecnologia agrícola digital e é pioneira em soluções digitais. Há anos que foram avaliadas várias soluções de assinatura eletrónica. O gatilho final para o projeto “Assinatura Digital” foi a situação do Corona.”

Porquê sproof sign:
“… porque os novos desenvolvimentos estão disponíveis para todos os clientes sem custos adicionais. Para nós, este é um ponto importante nas nossas exigências”

Funcionalidade principal:
“Com a assinatura em lote, centenas de documentos podem ser assinados por dois diretores executivos, cada um com apenas alguns cliques.”

Como é que foi tomada a decisão de introduzir a assinatura digital?

Oberegger: “A PÖTTINGER lida com tecnologia agrícola digital e é pioneira em soluções digitais. Há alguns anos, lançámos um questionário no domínio das assinaturas digitais. O gatilho final para o projeto “Assinatura Digital” foi claramente a situação do Corona.
Na PÖTTINGER há cinco diretores executivos: são sempre necessárias duas assinaturas para uma assinatura válida. Em tempos de home office e de regras de restrição, isto nem sempre era fácil. Por isso, era necessário encontrar uma solução mais rápida e mais cómoda”.

Que critérios foram decisivos para ti na procura do fornecedor de assinaturas electrónicas certo?

Durante a análise dos requisitos, analisámos os principais casos de utilização na nossa empresa. Também fomos abordados com desejos. Por exemplo, deveria ser possível iniciar o processo de assinatura diretamente a partir de uma biblioteca SharePoint ou integrá-lo em processos com SAP. Podemos mapear tudo isto através da API fornecida pelo sproof sign.
O fator decisivo para o sproof sign como solução na nuvem foi também a localização na Áustria e uma certa proximidade com a própria empresa. Sendo uma empresa familiar, a PÖTTINGER prefere o contacto direto.

Para que casos de utilização é utilizada a assinatura digital?

Oberegger: “Na utilização quotidiana, a assinatura digital substitui a pasta de assinaturas, que percorre diariamente todos os departamentos. Isto torna-nos independentes da localização atual dos nossos diretores executivos e chefes de departamento.
O departamento impulsionador foi a nossa tesouraria. O trabalho diário com os bancos também exigiu a introdução de uma solução digital.
No futuro, também utilizaremos o Sproof para processar grandes pacotes de assinaturas. A crise do coronavírus exigiu a alteração dos contratos de prestação de serviços no que diz respeito ao escritório em casa. Centenas de documentos tiveram de ser assinados por dois diretores-gerais cada um. Com o sproof API, poderemos processar isto no futuro através de uma espécie de carta em massa e poupar horas de trabalho à direção.”

Como funcionou a integração da nuvem?

Oberegger: “Para que uma empresa se mantenha digitalmente actualizada no mundo de hoje, necessita do apoio de software adicional. Mais software on-premise (nota do editor: alojamento de software nos teus próprios servidores) também significa mais requisitos em termos de recursos humanos. Para a PÖTTINGER, era importante encontrar um serviço de nuvem com uma sucursal europeia que pudesse oferecer uma elevada disponibilidade e, em caso de emergência, uma solução rápida para quaisquer problemas.
Estar sempre na vanguarda significa também estar sempre a evoluir. Com a abordagem da sproof sign de que os novos desenvolvimentos estão disponíveis para todos os clientes sem custos adicionais, um ponto importante dos nossos requisitos foi cumprido.”

“Muitas vezes, centenas de documentos têm de ser assinados por dois diretores executivos cada. Com o sproof API, podemos processar isto através de uma espécie de carta em massa e poupar horas de trabalho à direção.”

Matthias Oberegger
Gestor de projectos de TI, PÖTTINGER

Que normas em termos de segurança e conformidade dos dados deve uma solução de software cumprir na tua empresa?

Oberegger: “A PÖTTINGER atribui grande importância à conformidade com a proteção de dados. Era importante que os dados fossem armazenados apenas na UE, por um lado, mas também que houvesse uma regulamentação clara das responsabilidades sobre os dados. Uma vez que tanto os nossos funcionários como os clientes são convidados a assinar, queremos ter a certeza de que estes dados são mantidos em segurança.”

O que te agrada particularmente no sproof sign?

Oberegger: “O que nos agrada na sproof sign não é apenas a localização na Áustria e a interface de fácil utilização, mas também a base de discussão sobre o tema do apoio e da simpatia do cliente. Na sproof sign, independentemente da pessoa com quem falas, consegues ver claramente a motivação que existe em toda a equipa e ficas feliz por seres contagiado por ela.”