A Associação para a Promoção de Serviços Sociais Voluntários organiza o Ano Social Voluntário (FSJ) na Áustria há mais de 56 anos. A associação faz isso para dar aos jovens adultos uma visão do sector social; e isso é bem acompanhado pedagogicamente por funcionários do FSJ que se preocupam com o bem-estar dos participantes do FSJ. A associação sem fins lucrativos coopera com numerosas organizações sociais de grande dimensão, como a Caritas, Lebenshilfe ou clínicas estatais, mas também com muitas instituições mais pequenas, como grupos infantis privados.
Os participantes no FSJ trabalham 34 horas por semana numa instituição social na Áustria, ganham experiência, podem orientar-se profissionalmente e desenvolver-se pessoalmente. A associação assegura condições favoráveis e justas nas instituições sociais, com mentores obrigatórios e reuniões de reflexão para garantir a qualidade. Dependendo da área de aplicação e da localização, são necessárias actividades diferentes. O principal objetivo de cada missão da FSJ é apoiar a respectiva equipa e os clientes a serem atendidos.
Nome da Organização:
Associação para a Promoção do Serviço Social Voluntário – Ano Social Voluntário
Breve descrição do projeto:
Digitalização dos processos de assinatura para reduzir significativamente o esforço administrativo e otimizar o processamento dos contratos.
Porquê sproof sign:
“Era importante para nós encontrar uma solução que fosse praticável e acessível. A proteção de dados tinha de ser cumprida. A ferramenta utilizada para processar a assinatura tinha de funcionar com competência, confiança, profissionalismo e, acima de tudo, “ouvir” as nossas necessidades. Encontrámos tudo isto na sproof”.
Como é que foi tomada a decisão de introduzir a assinatura digital?
Quando assumi a direção, há três anos, a associação, com mais de 50 anos de existência, estava a dar os primeiros passos em termos de digitalização. Até então, todos os contratos com as instituições sociais e com os participantes do FSJ eram feitos através de um formulário, impresso, assinado, carimbado, colocado num envelope e levado para os correios. E voltava a assinar pelo correio. Se fosse necessário fazer alguma alteração, começava tudo de novo. Isto ainda era viável com um número mais reduzido de participantes, mas quanto mais jovens adultos fazem um FSJ, mais impossível se torna o empreendimento. Já para não falar da probabilidade de erros das várias listas Excel. Por isso, eram necessárias soluções digitalizadas adequadas ao século XXI.
Numa primeira fase, foi encontrada uma empresa de TI que transformou todos os nossos processos num processo digital. Assim, já não podíamos receber as candidaturas como anexo num e-mail (cuja informação tinha de ser inserida em listas Excel), como era comum e necessário no passado, mas através de uma ferramenta de registo. Os dados podiam então ser utilizados diretamente para criar automaticamente os contratos necessários após a fixação de uma missão do FSJ. Isto clarificou a criação do contrato, mas continuava a faltar a opção de assinatura digital. Depois de alguma pesquisa e principalmente graças à recomendação de um amigo, encontrei finalmente o sproof.
Qual é a importância da transformação digital para a FSJ?
A importância da transformação digital para a FSJ não pode ser sobrestimada. Um ano FSJ começa sempre no outono. Assim, o verão é a fase de pico da mediação e também a fase de pico dos contratos. Para cada pessoa colocada, são necessários dois contratos com a nossa associação: com a instituição social e com o participante do FSJ. Nós temos de assinar estes contratos e, claro, a outra parte também. sproof ofereceu-nos e ainda hoje nos oferece a solução ideal! Este ano esperamos cerca de 700 colocações de FSJ e, por conseguinte, cerca de 1400 contratos que têm de ser assinados.
Que critérios foram decisivos para ti na procura do fornecedor de assinaturas electrónicas certo?
Era importante para nós encontrar uma solução que fosse praticável e económica. A proteção de dados tinha de ser cumprida. A ferramenta utilizada para processar a assinatura tinha de funcionar com competência, confiança, profissionalismo e, acima de tudo, “ouvir” as nossas necessidades. Encontrámos tudo isto na sproof.
Para que casos de utilização é utilizada a assinatura digital?
Para as assinaturas dos nossos acordos FSJ com as instituições sociais e com os participantes FSJ e também para contratos com patrocinadores, contratos de serviços, etc. Simplesmente para todos os documentos que requerem uma assinatura oficialmente válida. Assim, a sproof não só nos ajuda com os contratos relativos às missões da FSJ, mas também com os documentos que têm de ser assinados pela presidente da associação e pelo diretor-geral, uma vez que não nos vemos com muita frequência – o que torna difícil assinar à mão – mas estamos principalmente em contacto por e-mail e telefone.
Desde que temos o sproof, que também permite fazer desenhos através do ID-Austria, já não há necessidade de reuniões, que costumavam ser principalmente para obter uma assinatura para um documento importante. Celebramos também a solução sem papel. Isto permite-nos poupar recursos valiosos. Atualmente, não imprimimos quase nada.
Até então, todos os contratos com as instituições sociais e com os participantes do FSJ eram redigidos em formato de carta, impressos, assinados, carimbados, colocados num envelope e levados para os correios. E voltava a assinar pelo correio. Se fosse necessário fazer alguma alteração, começava tudo de novo. Isto ainda era viável com um número mais reduzido de participantes, mas quanto mais jovens adultos fazem um FSJ, mais impossível se torna o empreendimento.
MMag. Elisabeth Marcus
Diretora-geral da Associação do Ano Social Voluntário
Como funcionou a integração da nuvem?
A empresa de TI que fez a digitalização para nós e a sproof trataram disso diretamente. De especialista para especialista, por assim dizer. Para nós, enquanto clientes, isto foi ideal.
Que exigências tem uma organização como a FSJ em termos de segurança, conformidade e proteção de dados?
É claro que aqui temos padrões extremamente elevados. A questão da privacidade e da segurança foi uma das primeiras que colocámos quando encontrámos o sproof.
O que te agrada particularmente no sproof sign?
Todos os funcionários da sproof são incrivelmente competentes, simpáticos, profissionais e sempre ansiosos por encontrar a melhor solução para nós. A sproof é a melhor coisa que nos poderia ter acontecido, a seguir à grande empresa de TI com a qual abordámos a digitalização.
Os fluxos de trabalho de assinatura são utilizados para o teu caso de utilização?
Sim. Especialmente quando assino documentos digitalmente com o nosso presidente, o fluxo de trabalho de assinatura entra em jogo. Mas também nos contratos com os locais de afetação e com os participantes do FSJ. Ao passarmos das assinaturas manuais para acordos enviados por correio para assinaturas digitais por correio eletrónico, também assegurámos a digitalização nas mais de 700 instituições sociais, porque os gestores das instituições sociais também tiveram de lidar com a assinatura digital.
Agora já estamos no terceiro ano de utilização e em todo o lado funciona maravilhosamente bem. sproof é visto como um parceiro de confiança e descomplicado. A propósito, o desenho digital nunca foi um desafio para os participantes do FSJ. Desde o início, os jovens adultos fizeram-no em pouco tempo com os seus telemóveis, como se nunca o tivessem feito de outra forma. Isto também demonstra a facilidade de utilização e compreensão de sproof. Dizemos-te muito OBRIGADO pela grande cooperação!!!
