A ÖH FH Upper Austria representa os estudantes perante a Universidade de Ciências Aplicadas da Alta Áustria. Para além do mandato legal de representação dos estudantes, a ÖH FH OÖ é uma pessoa colectiva de direito público e está sujeita a numerosos regulamentos, leis e a um órgão de supervisão do Ministério Federal.
A Universidade de Ciências Aplicadas da Alta Áustria (FH OÖ) oferece cursos orientados para a prática em quatro locais: Hagenberg (Informática, Comunicação e Media), Linz (Tecnologia Médica e Ciências Sociais), Steyr (Negócios e Gestão) e Wels (Tecnologia e Ciências Naturais). Desde a sua fundação em 1993, a Universidade de Ciências Aplicadas da Alta Áustria tornou-se uma instituição de ensino líder, com mais de 5.000 estudantes inscritos no ano letivo de 2023/2024.
Nome da Organização:
ÖH FH Upper Austria
Breve descrição do projeto:
Digitalização da União de Estudantes: Introdução da assinatura digital para aumentar a eficiência dos processos administrativos
Porquê o sproof sign:
O sproof sign oferece uma vantagem significativa através da capacidade de convidar pessoas externas a assinar por correio eletrónico. Estas pessoas podem então assinar facilmente documentos em toda a UE utilizando uma grande variedade de métodos de assinatura.
Como é que foi tomada a decisão de introduzir a assinatura digital?
Existem diferentes níveis de representação e administração na União de Estudantes. Isto exige a libertação de vários documentos e aprovações de pagamento numa base diária. Para estes casos de utilização, é necessária a utilização da assinatura qualificada ou, em alternativa, de assinaturas físicas e dos respectivos documentos originais. É um processo que consome muito tempo. Para podermos investir mais tempo na nossa verdadeira tarefa, que é o trabalho de representação, decidimos digitalizar e modernizar os nossos processos e tarefas administrativas. Por esta razão, ligámos também o sproof sign à nossa ferramenta interna de gestão orçamental para que, no futuro, os documentos sejam assinados digitalmente pelas 3 pessoas necessárias, sem termos de os trocar por e-mail e de os enviar.
Que critérios foram decisivos para ti na procura do fornecedor de assinaturas electrónicas certo?
Ao procurar o fornecedor de assinaturas electrónicas certo, vários critérios foram decisivos para nós. Um aspeto fundamental foi a ligação API, uma vez que temos de a construir a partir de um sistema de terceiros. Além disso, era importante que as pessoas externas também pudessem ser facilmente convidadas a assinar por correio eletrónico. Outro critério era a facilidade de utilização e a modernidade do software, que se devia refletir numa interface de utilizador intuitiva. Um fornecedor que combina todos estes requisitos num software acessível é uma grande vantagem para nós e penso que este é um grande ponto positivo para o sproof sign. Por estas razões, decidimos também trabalhar com a sproof.
Para que casos de utilização é utilizada a assinatura digital?
Utilizamos a assinatura digital para várias aplicações. Por um lado, utiliza-a para aprovações de pagamentos, o que permite que as transacções financeiras sejam autorizadas de forma rápida e segura. Por outro lado, utiliza-a em documentos internos para otimizar os processos de trabalho e reduzir o esforço administrativo. Além disso, utilizamos a assinatura digital para documentos de estudantes da Universidade de Ciências Aplicadas da Alta Áustria. Estes documentos confirmam que os estudantes da União de Estudantes Austríaca (ÖH) desempenham uma determinada função. A assinatura digital permite-nos criar e enviar estas confirmações de uma forma simples e em conformidade com a lei. A vasta gama de utilizações das assinaturas digitais permite-nos trabalhar de forma mais eficiente, garantindo simultaneamente a segurança dos nossos documentos.
Como funcionou a integração da nuvem?
A integração da nuvem foi implementada por um parceiro e decorreu sem problemas. A integração da API funcionou bem e permitiu-nos ligar sem problemas os nossos sistemas existentes à nova solução de assinatura. No entanto, alterar os processos adequados para os funcionários e introduzi-los nestas novas e modernas formas de trabalho é um processo que leva tempo.
Quais são as normas em termos de segurança e conformidade dos dados que uma solução de software na tua organização tem de cumprir?
A União de Estudantes da Alta Áustria também está sujeita aos regulamentos e leis habituais. A solução de software que utilizamos para as assinaturas digitais tem, por isso, de cumprir várias normas em termos de segurança e conformidade dos dados. Por um lado, é essencial que a solução de assinatura esteja em conformidade com o Regulamento eIDAS da UE, uma vez que este define o quadro jurídico para as assinaturas electrónicas na União Europeia. Além disso, o software deve estar em conformidade com as leis e regulamentos nacionais em vigor para que estejamos legalmente protegidos. Sem esquecer que deve estar em conformidade com o RGPD. A nossa solução foi concebida basicamente para garantir que todas as informações e documentos pessoais são processados e armazenados de acordo com os requisitos rigorosos do RGPD.
O que te agrada particularmente no sproof sign?
O que eu gosto particularmente no sproof sign é a apresentação clara e moderna de todas as aplicações, bem como a prática função de filtro para identificar rapidamente os documentos abertos para assinatura. Claro que a função de lote também é útil, uma vez que permite adicionar QES de forma eficiente a grandes quantidades de documentos ao mesmo tempo. Especialmente quando processa até 400 documentos, esta função é um verdadeiro alívio no trabalho quotidiano.
Naturalmente, a função de lote também é útil, uma vez que permite adicionar QES a grandes quantidades de documentos ao mesmo tempo de forma eficiente. Especialmente quando processa até 400 documentos, esta função é um verdadeiro alívio no trabalho quotidiano.
Sascha Bauer
Presidente da União dos Estudantes da Universidade de Ciências Aplicadas da Alta Áustria
Existem algumas vantagens especiais do sproof sign que sejam particularmente vantajosas na tua indústria?
O sproof sign oferece-nos uma vantagem significativa na capacidade de convidar pessoas externas a assinar por correio eletrónico. Estas pessoas podem então assinar facilmente documentos em toda a UE utilizando uma grande variedade de métodos de assinatura.
