O neunerhaus ajuda os sem-abrigo, os sem-abrigo e os não segurados a encontrar o caminho de volta a uma vida autónoma – por mais acidentado que seja o caminho e por mais passos que sejam necessários. Em três edifícios residenciais do neunerhaus, bem como em residências assistidas com a Housing First e a Mobil, mais de 1.000 pessoas sem-abrigo e sem-abrigo são cuidadas e aconselhadas todos os anos. No centro de saúde do neunerhaus são atendidas cerca de 6.000 pessoas por ano.

Nome da Organização:
Neunerhaus

Breve descrição do projeto:
Transformação digital dos processos de assinatura, reduzindo assim significativamente o esforço administrativo. Isto permite à organização tornar os seus processos internos mais eficientes e libertar mais tempo para o trabalho social direto com pessoas sem-abrigo e em situação de pobreza.

Porquê o sproof sign:
“Temos de utilizar os nossos escassos recursos de tempo na administração de forma particularmente consciente – a assinatura digital é uma grande melhoria neste domínio.”

Como é que foi tomada a decisão de introduzir a assinatura digital?

Devido à nossa estrutura organizacional, a maioria dos documentos que assinamos requer a assinatura de duas pessoas. Até 2023, havia pastas de assinaturas que eram transportadas de A para B – e muito esforço administrativo: Era necessário planear o tempo de espera para a assinatura e os colegas perguntavam regularmente pelos documentos e pelo seu estado no processo de assinatura. Depois, tudo tinha de ser digitalizado à mão e, adicionalmente, arquivado em papel. Temos de utilizar os nossos escassos recursos de tempo na administração de forma particularmente consciente – aqui era óbvio que havia espaço para melhorias. Para além da independência da assinatura em relação ao local, o fator decisivo foi sobretudo a poupança de tempo e de recursos ecológicos na impressão, no correio interno, na obtenção de assinaturas e na digitalização de documentos em papel. Outro incentivo foi a facilidade de assinatura e gestão de documentos relacionados com os RH para os nossos colaboradores.

Qual é a importância da transformação digital para a neunerhaus?

A maioria dos colaboradores do neunerhaus trabalha diretamente com pessoas, por exemplo, na área social ou no sector da saúde. No âmbito da transformação digital, estamos sobretudo preocupados com o tema da inclusão digital – em primeiro lugar, a inclusão dos nossos utilizadores, enquanto entidade patronal, mas também as competências dos nossos colaboradores para acompanharem a digitalização e serem capazes de utilizar assinaturas digitais – o que é exigido por cada vez mais organismos ou canais oficiais facilitadores.
Nos últimos anos, digitalizámos numerosos processos nos nossos processos de apoio, como na gestão, nos recursos humanos e no controlo. Um dos principais factores foi a pandemia do coronavírus, que acelerou ainda mais esta mudança. Outro fator importante é a nossa pretensão de tratar os nossos recursos humanos com especial cuidado e de os utilizar da forma mais eficaz possível. A digitalização ajuda-nos, especialmente no trabalho de RH, a promover aumentos de eficiência e inovações. As ferramentas digitais e o contacto pessoal complementam-se na perfeição. Um exemplo concreto do trabalho de RH: A assinatura digital de um novo contrato de prestação de serviços é sempre combinada com um encontro pessoal para a assinatura do contrato.

Temos de utilizar os nossos escassos recursos de tempo na administração de forma particularmente consciente – a assinatura digital é uma grande melhoria neste domínio.

Dr. Stephan Gremmel, Diretor Geral

Que critérios foram decisivos para ti na procura do fornecedor de assinaturas electrónicas certo?

Quando procurámos o fornecedor certo de assinaturas electrónicas, vários critérios centrais foram decisivos para nós. Os custos estavam em primeiro lugar, uma vez que, enquanto organização sem fins lucrativos, temos de utilizar o nosso orçamento de forma eficiente. Igualmente importante foi a facilidade de utilização: a solução tinha de ser não só intuitiva, mas também oferecer funcionalidades como assinaturas em lote e um painel de controlo claro para simplificar os nossos fluxos de trabalho. Além disso, funções essenciais como a adição de anotações, a colocação de assinaturas em vários locais do documento e a definição de sequências de assinaturas eram essenciais. Também procurávamos uma solução baseada na Web que fosse fácil de integrar e que garantisse total validade legal.

Outro imperativo era a proteção de dados e o cumprimento rigoroso do RGPD. A sproof garante que todos os dados são armazenados em servidores europeus, o que nos dá um nível extra de segurança. A proteção contra falsificações também foi um fator decisivo para excluir de forma fiável a manipulação. Além disso, o apoio ao cliente deve estar sempre disponível, sem que isso implique custos adicionais por cada contacto. Todos estes requisitos foram plenamente satisfeitos pela sproof.

Para que casos de utilização é utilizada a assinatura digital?

A assinatura digital é utilizada no neunerhaus numa variedade de casos de utilização, especialmente para contratos e outros documentos importantes que requerem uma assinatura rápida e legalmente segura. Isto inclui contratos com parceiros externos, pedidos de pagamento, aprovações orçamentais e outros documentos relacionados com a empresa que têm de ser assinados pela direção. Desde junho de 2024, a assinatura digital também tem sido utilizada para documentos relacionados com o pessoal, tais como contratos de serviços, acordos suplementares, confirmações de emprego e certificados para empregados.

Como funcionou a integração da nuvem?

A integração da solução na nuvem decorreu sem problemas e de forma eficiente. Para tornar a transição o mais fácil possível para todos os funcionários, criámos instruções internas que explicam passo a passo como assinar documentos através do sproof. Nós, na gerência, também lidámos intensamente com o processo no início, mas entretanto os novos processos ficaram muito bem estabelecidos. Graças à estruturação clara de sproof e à interface de utilizador intuitiva, conseguimos integrar facilmente a assinatura digital nos nossos fluxos de trabalho existentes.

Que padrões tem uma organização como a neunerhaus em termos de segurança, conformidade e proteção de dados?

Como organização social que trabalha com dados sensíveis de muitas pessoas, a neunerhaus tem os mais elevados padrões de segurança, proteção de dados e conformidade legal. Em particular, a proteção de dados pessoais é da maior importância, uma vez que a base de confiança com os nossos colaboradores e parceiros deve ser mantida.

O que te agrada particularmente no sproof sign?

Apreciamos particularmente o excelente apoio ao cliente da sproof. Os pedidos são processados rapidamente e orientados para a solução, e o sistema é continuamente desenvolvido com base no feedback dos utilizadores. A interface amigável e intuitiva facilita muito a sua utilização no dia a dia. A “Academia”, que pode ser acedida diretamente na conta, também oferece um apoio útil para te familiarizares rapidamente com as funções. No geral, o sproof sign contribui significativamente para aumentar a eficiência e simplificar os nossos processos de trabalho.

Os fluxos de trabalho de assinatura são utilizados para o teu caso de utilização?

Sim, em algumas áreas, como a gestão de topo e os recursos humanos, já estamos a utilizar fluxos de trabalho de assinatura em casos isolados. Estes fluxos de trabalho provaram ser particularmente úteis para processos recorrentes, como a assinatura de contratos de serviços ou documentos comerciais. No entanto, devido à nossa dimensão e à implementação relativamente recente, ainda estamos no início da integração total destes fluxos de trabalho nos nossos processos de trabalho.