A digitalização está a avançar em todas as áreas da vida quotidiana. No entanto, muitas empresas públicas ainda estão, em grande parte, no mundo analógico.
A situação é diferente com a Agência Federal de Contabilidade! A empresa, que tem 500 funcionários, opera em 7 locais em toda a Áustria e conta com uma estratégia de digitalização consciente e planeada a longo prazo.
“Somos quase obrigados a implementar processos de digitalização muito rapidamente”, diz o Mag. DI (FH) Alexander Sellner, Diretor de TI da Agência Federal de Contabilidade.
A consequência: a introdução de uma plataforma de assinatura digital como mais um passo para a otimização de processos. Isto torna muito mais fácil um dos processos operacionais mais importantes – a assinatura segura e legalmente válida de documentos.

Situação inicial

A digitalização está na boca de toda a gente e os responsáveis das empresas públicas também. Cada vez mais empresas já estão a confiar no escritório sem papel, a colocar as suas instalações em rede ou a oferecer novos serviços online. Desta forma, melhoram a experiência do cliente, mas também a colaboração com parceiros, fornecedores e todas as outras partes interessadas.

Ao avaliar outras medidas de digitalização para a sua própria empresa, a gestão de topo da agência federal de contabilidade percebeu rapidamente que a introdução de uma plataforma de assinatura digital poderia trazer enormes vantagens. Esta forma de assinatura é 100% equivalente às assinaturas manuscritas em toda a Europa e está sujeita às diretrizes rigorosas do Regulamento eIDAS (UE) 910/2014 (Serviços de Identificação e Autenticação Electrónicas).

No entanto, muitos empresários desconhecem as vantagens de uma plataforma de assinatura digital de documentos para toda a empresa. Continua a existir um “credo” muito consistente contra a introdução de uma plataforma de assinatura: “Tenho a assinatura do telemóvel e já posso assinar digitalmente”.

De facto, quase metade dos cidadãos austríacos já utiliza a assinatura do telemóvel como um serviço gratuito de administração em linha.

No entanto, a assinatura digital, por si só, é geralmente completamente inadequada no ambiente empresarial. O que falta são processos; fluxos de trabalho feitos à medida. Um “painel de controlo” comum para ter uma visão perfeita dos documentos importantes da empresa e muito mais.

Entretanto, algumas empresas activas a nível internacional já optaram por uma plataforma digital que pode mapear digitalmente todos os fluxos de trabalho de assinatura e casos de utilização na empresa.

A BHAG utiliza software da Áustria.

Numa primeira fase, a equipa do projeto BHAG, liderada por Sellner, avaliou quais os fornecedores europeus e austríacos que já se estabeleceram e trouxeram ferramentas poderosas para o mercado.

“Não queremos comprometer o armazenamento de dados de documentos sensíveis. Estes dados devem ser armazenados a 100% na Europa. Na nossa opinião, a sproof cumpre estes critérios ao selecionar explicitamente centros de dados que são independentes das empresas americanas.”

Mag. DI (FH) Alexander Sellner
Agência Federal de Contabilidade

Para além da segurança e da conformidade do armazenamento de dados, uma plataforma de assinatura deve suportar vários processos de assinatura que fazem parte da atividade diária da Agência Federal de Contabilidade.

Por isso, a sproof foi rapidamente objeto de atenção. Após uma fase intensiva de testes e auditorias, a jovem empresa certificada pela IÖB foi finalmente selecionada. A solução de nuvem conseguiu apresentar-se muito bem como uma plataforma tudo-em-um com os mais elevados padrões de segurança e proteção de dados. “Ficámos particularmente honrados por termos sido escolhidos e por termos conseguido cumprir os elevados padrões da agência federal de contabilidade”, diz o Dr. Fabian Knirsch, cofundador e CTO da sproof GmbH.

A assinatura digital poupa recursos de forma notável a partir do momento em que é introduzida.

Até à data, o feedback tem sido muito bom. Muitos dos funcionários, especialmente os da direção, utilizam a plataforma para vários processos de assinatura e, desde então, têm poupado tempo e recursos de forma mensurável. Os documentos já não têm de ser impressos, assinados à mão, digitalizados e enviados por correio, mas podem ser assinados digitalmente com apenas alguns cliques.

Assim, o ambiente também fica feliz! 500 folhas de papel consomem 7,5 quilogramas de madeira, 130 litros de água e 26,8 quilowatts-hora de energia. Um efeito secundário positivo que está a levar cada vez mais empresários a introduzir uma plataforma de assinatura.

No primeiro passo após a introdução, a integração harmoniosa da plataforma no cenário de TI da empresa foi particularmente impressionante. Graças à nuvem, o onboarding demorou apenas algumas horas e foi acompanhado por sproof durante todo o processo.

A comunicação fluida e a flexibilidade convenceram Alexander Sellner. “A sproof está aberta ao feedback e aos pedidos dos clientes e, por isso, segue a abordagem de melhorar constantemente a plataforma”, explica Sellner.