A LeasePlan é uma empresa global especializada no fornecimento de soluções de aluguer de automóveis e de gestão de frotas. A LeasePlan gere uma frota de mais de 1,9 milhões de veículos e oferece a empresas de todas as dimensões um serviço completo para os seus veículos comerciais. Ao escolher o fornecedor certo para a digitalização dos processos de assinatura, utilizou o sproof sign para um caso de utilização especial.

Nome da empresa: LeasePlan

Breve descrição do projeto:
Um caso especial levou-nos a integrar uma plataforma de assinatura digital para a interação entre alguns dos nossos principais clientes.”

Porquê o sproof sign:
“Uma das vantagens do sproof sign é a facilidade de lidar com grandes volumes de documentos de assinatura
(carregamento de documentos e assinatura em lote)”

Roland Woerle, Gestor de projectos externos de TI

Como é que foi tomada a decisão de introduzir a assinatura digital?

Woerle: “Já utilizávamos uma plataforma de assinaturas electrónicas e estávamos basicamente satisfeitos com ela. Para uma emissão de contratos necessária de aproximadamente 4.000 contratos para 1.500 clientes B2B, tivemos de encontrar uma nova solução para podermos preencher os contratos totalmente por via eletrónica, enviá-los e reencaminhá-los para os nossos clientes na circulação de assinaturas.

A nossa tarefa era encontrar um fornecedor que pudesse lidar tecnicamente com estes volumes, possibilitar o padrão técnico de assinaturas qualificadas e responder de forma flexível aos nossos requisitos pormenorizados.

Contactámos vários fornecedores com estes requisitos, mas encontrámos a melhor solução na sproof sign.”

Porque é que a assinatura qualificada foi utilizada exclusivamente para o projeto? Que critérios foram decisivos para ti na procura do fornecedor de assinaturas electrónicas certo?

Woerle: “Alguns dos nossos clientes ou fornecedores só queriam assinar os contratos através de uma assinatura eletrónica qualificada, para outros era suficiente uma assinatura avançada. Por este motivo, tivemos de reagir de forma flexível aos requisitos”.

Fala de “execuções de assinaturas complexas”. Como descreves o caso de utilização do sproof sign?

Woerle: “Na LeasePlan, mantemos uma abordagem orientada para o serviço aos nossos clientes e, sempre que possível, respondemos de forma flexível às diferentes necessidades dos clientes. Este foi também o caso da recolha de assinaturas para os documentos contratuais. O objetivo era pré-preencher os cerca de 4000 contratos com todos os dados contratuais e prepará-los para os signatários autorizados de forma a que pudessem ser apenas verificados, simplesmente assinados e devolvidos sem grande esforço.”

Então, a assinatura da pilha foi usada muito intensamente?

Woerle: “A assinatura em lote foi utilizada principalmente pelos nossos fornecedores, que tinham de assinar os contratos dos clientes. Eles apreciam que seja possível assinar todos os contratos celebrados até então com uma assinatura qualificada apenas uma vez por semana.
Testámos esta funcionalidade intensivamente com antecedência e, desde que os volumes de dados dos documentos individuais não fossem demasiado grandes, este processo funcionou sem problemas.”

“Uma das vantagens do sproof sign é o tratamento muito simples de grandes volumes de documentos a assinar (carregamento de documentos e assinatura em lote)”

Roland Woerle
Gestor de projectos de TI

Qual foi o feedback do cliente – a assinatura digital foi reconhecida?

Woerle: “A nossa base de clientes vai desde as PME e as empresas de média dimensão até às maiores empresas nacionais e internacionais. No entanto, a aceitação das assinaturas digitais tem variado muito. Enquanto algumas empresas ficaram intrigadas com a facilidade de manuseamento das assinaturas sem papel, houve outras empresas que não quiseram assinar contratos digitalmente ou cujas políticas internas não o permitiam. Neste caso, os clientes podiam descarregar os contratos em PDF, assiná-los à mão e depois processá-los novamente através do Sproof para contra-assinatura.

Vejo ainda algum atraso para a Áustria e espero que empresas como a Sproof, com uma solução doméstica, criem a confiança necessária e permitam às nossas empresas uma solução segura, fiável e totalmente digitalizada para alcançar muitas eficiências de processos, poupanças de tempo e de custos”.

Que normas em termos de segurança e conformidade dos dados deve uma solução de software cumprir na tua empresa?

Woerle: “Naturalmente, era importante que a solução de assinatura cumprisse todos os requisitos de proteção de dados. Sendo uma solução na nuvem, também não tivemos de nos preocupar com o alojamento dos documentos.”

O que te agrada particularmente no sproof sign?

Woerle: “Para além das caraterísticas técnicas, a rápida reação e implementação dos nossos requisitos e a boa cooperação com a equipa sproof foram decisivas para nós.
sproof foi muito dinâmico e profissional no tratamento, o que foi o que realmente apreciámos no projeto. No final, tudo correu muito bem e ficámos muito satisfeitos. “