Ausgangslage und Zielsetzung

Als einer der führenden Energie- und Infrastrukturdienstleister Österreichs ist die Salzburg AG ein zentraler Motor für die Lebensqualität und Wirtschaftskraft der gesamten Region. Parallel zum kontinuierlichen Ausbau zukunftsweisender Infrastruktur entwickelte sich auch der Anspruch, interne Prozesse gezielt weiter zu modernisieren und neue digitale Services für Kund:innen zu schaffen.

Obwohl bereits eine E-Signatur-Lösung eines US-Anbieters im Einsatz war, zeigte sich im Arbeitsalltag zusätzliches Potenzial für mehr Flexibilität, einfachere Abläufe, höchste rechtliche Sicherheit im europäischen Kontext sowie ein nachhaltigeres und transparentes Kostenmodell. Gleichzeitig entstand der Wunsch, völlig neue digitale Anwendungsfälle im Kundenservice zu ermöglichen – etwa durch durchgängige, medienbruchfreie Prozesse wie die spätere Umsetzung der Fastlane. 

Warum sproof?

• Weg von US-Software: Die Entscheidung für sproof war ein klares Bekenntnis zur digitalen Souveränität Europas.
  
  
• Massive Kosteneinsparung: Durch den Wechsel konnten die erheblichen Lizenzkosten des Altsystems drastisch reduziert und das Budget effizienter genutzt werden.
  
  
• Nachhaltigkeit als Messgröße: Seit dem Wechsel zur europäischen Plattform sproof spart die Salzburg AG durch rechtssichere digitale Signaturen bereits jährlich über 250.000 Blatt Papier ein. Durch die neue Abwicklung der SEPA-Lastschriftmandate über die sproof Fastlane vervielfacht sich dieser Effekt nun massiv: Das Unternehmen hat damit das Potenzial, künftig über eine Million Blatt Papier einzusparen.
  
  
• Agile Entwicklung: Dank einer engen Zusammenarbeit auf Augenhöhe wurden individuelle Backlogs und API-Anbindungen (z.B. an SAP CRM) in Rekordzeit umgesetzt.

Der Wechsel: Digitale Souveränität statt US-Abhängigkeit

Obwohl das Unternehmen bereits eine E-Signatur-Lösung eines großen US-Anbieters nutzte, stießen die Verantwortlichen in der Praxis auf massive Hürden. Die Strukturen bei der Beweissicherung, die Datenspeicherung außerhalb Europas und vor allem die „horrenden Lizenzkosten“ passten nicht mehr zur langfristigen Strategie.

Nach einer intensiven Marktrecherche entschied sich die Salzburg AG für sproof, eine europäische Plattform für digitale Signaturen und Identitätsprüfungen aus Österreich, die als leistungsfähige Alternative zu US-Anbietern entwickelt wurde. Ausschlaggebend waren dabei mehrere Faktoren:

1. Digitale Souveränität: Die vollständige DSGVO-Konformität sowie die Datenhaltung innerhalb Europas erfüllten die hohen Anforderungen an Datenschutz, Compliance und langfristige digitale Souveränität.
   
   
2. Höchste rechtliche Sicherheit: Mit qualifizierten elektronischen Signaturen (QES) bietet sproof die notwendige Rechtssicherheit für sämtliche Vertragsarten und regulatorische Anforderungen im europäischen Umfeld.
   
   
3. Flexibilität & Agilität: Die Möglichkeit, individuelle Anforderungen (z.B. API-Anbindungen an SAP CRM) schnell und auf Augenhöhe umzusetzen.
   
   
4. Transparentes und nachhaltiges Kostenmodell: Im Vergleich zu bisherigen Lösungen überzeugte sproof durch ein nachvollziehbares, skalierbares Kostenmodell, das langfristige Planungssicherheit bietet.
   
   
5. Customer-Journey-Fokus: Niedrige Einstiegshürden – Kund:innen können Dokumente ohne Registrierung unterzeichnen, was die Abschlussquoten erhöht und die Customer Experience verbessert.
   
   
6. Zertifizierte Informationssicherheit: Die ISO-27001-Zertifizierung unterstreicht den hohen Anspruch von sproof an Informationssicherheit und stellt die Einhaltung international anerkannter Security-Standards sicher.
   
   
7. Rollen- & Rechtemanagement: Ein fein abgestuftes Rollen- und Berechtigungskonzept ermöglicht die sichere Steuerung von Zugriffen, Verantwortlichkeiten und Freigabeprozessen – essenziell für den Einsatz in komplexen Enterprise- und Konzernstrukturen.

“Es ist immer gern gesehen, wenn man sagen kann: Wir haben eine europäische Stabilität dabei, wo wir rechtlich gesichert sind. Das hilft uns bei Audit-Themen enorm.” – Markus Schmidt, Bereichsleiter IT & CIO, Salzburg AG

Schnelle SaaS-Einführung und nahtlose API-Integration

Die technische Implementierung von sproof verlief reibungslos. Als SaaS-Lösung konnte die Plattform schnell aktiviert und schrittweise in bestehende Prozesse integriert werden. In regelmäßigen Abstimmungsterminen wurden Anforderungen priorisiert und in einem gemeinsamen Backlog umgesetzt. Über die API-Anbindung erfolgte die Integration in zentrale Systeme wie SAP CRM, wodurch Unterschriftenprozesse vollständig digital und automatisiert abgebildet werden konnten.

“Wir haben schnell gemerkt, dass sproof benötigte Systemänderungen sehr rasch umsetzen konnte. Man hatte immer ein offenes Ohr für unsere Bedürfnisse – und genau das war für uns der ausschlaggebende Faktor bei der Entscheidung.” – Roman Wallinger, Head of IT-Security & Governance

Use Case: sproof Fastlane im Kundenservice

Ein echter Meilenstein der Kooperation ist das papierlose  SEPA-Lastschriftmandat. Die integrierte sproof Fastlane ermöglicht einen nahtlosen Workflow: Kund:innen scannen den Code auf der Rechnung, füllen das Mandat digital aus und signieren es im selben Schritt. Der entscheidende Vorteil: Es ist keinerlei Anmeldung oder Registrierung nötig.

Digitalisierung des SEPA-Lastschriftmandats

1. Hybrid-Einstieg: Kunden gelangen via QR-Code auf Papierrechnungen oder per Hyperlink in E-Mails direkt zum digitalen Dokument.
   
   
2. Fehlerfreies Ausfüllen: Daten wie der IBAN werden bereits während der Eingabe validiert. Das spart mühsame Nachbearbeitungen im Backoffice.
   
   
3. Nahtlose Integration: Das unterfertigte Dokument wird automatisch im CRM hinterlegt, die Bankverbindung direkt im SAP-System aktualisiert.
   
   
4. Full Branding: Um das Vertrauen der Kunden zu stärken, erfolgt die gesamte Kommunikation (E-Mails, Zertifikate) im Corporate Design der Salzburg AG.

“Das Projekt Fastlane dient als idealer Blueprint für künftige Anwendungen. Die Bereitstellung der digitalen SEPA-Formulare bietet unseren Kund:innen schon jetzt einen enormen Mehrwert, da sie ihre Abbuchungen völlig unkompliziert und problemlos freischalten können.” – Thomas Oberdorfer, Leiter Kundenservice, Salzburg AG

Mehrwert für Salzburg AG und Kund:innen

• Durchgängige digitale Customer Journey
  
• Deutliche Zeit- und Kosteneinsparungen im Backoffice
  
• Wegfall von Scan-, Druck- und Nachbearbeitungsaufwänden
  
• Fehlerreduktion durch geprüfte Dateneingaben
  
• Vollständiges Branding im Look & Feel der Salzburg AG

“Wir sprechen von einer Dimension von über 250.000 Seiten pro Jahr, die wir uns durch die Digitalisierung mit sproof ersparen.” – Christian Perner, IT-Prozessmanager, Salzburg AG

Ausblick: Die Reise geht weiter

Die Salzburg AG plant bereits, den Erfolg der Fastlane auf sämtliche Kundenkommunikationen auszuweiten – von Tarifwechseln bis hin zu Neuverträgen. Auch die Integration der EUDI Wallet – via sproof Ident – zur digitalen Identitätsfeststellung (insbesondere im Telekom-Bereich) steht auf der Roadmap, um die Customer Journey noch sicherer und einfacher zu gestalten.