Kedelige kontraktprocesser hører fortiden til – men hvordan fungerer det at underskrive kontrakter nemt og sikkert online? I denne artikel lærer du, hvordan du underskriver kontrakter online, eller hvordan du får underskrifter på nettet. Hvad er vigtigt, hvad er kvalitetskriterierne? Men en “spoiler” på forhånd: Enkelt og sikkert kan fungere, men behøver ikke at arbejde sammen.

Den elektroniske signatur er kommet for at blive

Det er et spørgsmål om holdning. At underskrive et dokument har en vis æstetisk komponent. Du besegler en beslutning med noget meget personligt: din egen håndskrevne underskrift. Denne underskrift er ofte indøvet og forfinet gennem mange år og forbliver i de fleste tilfælde uændret gennem hele forretningslivet. Ofte er den analoge underskrift af et dokument forbundet med et møde, der er flere kontraherende parter, og det har ofte noget socialt over sig. Man mødes, giver hinanden hånden, underskriver et dokument og gemmer det derefter i et mere eller mindre sikkert arkiv. For det meste er folk tilfredse og går hver til sit igen.

Den anden side af mønten er indlysende. Uanset om man ønsker at kortlægge interne eller eksterne signaturprocesser. Det kræver et meget højt niveau af ressourcer, som kan spildes ved hjælp af den digitale signatur.
Digitaliseringen af beslutningsprocesser er allerede ankommet selv i meget “veletablerede” industrier og forretningsområder. I privat sammenhæng har elektronisk underskrift af kontrakter alligevel været udbredt i nogen tid og understøttes af statslige eIdentity-udbydere i mange europæiske lande.

Ifølge undersøgelsen kommer integrationen af signaturløsninger i virksomhedssammenhæng meget ofte fra individuelle stemmer i virksomheden, som for længst er blevet bekendt med fordelene ved elektroniske signaturer i den private sfære. Mange offentlige onlinetjenester giver borgerne mulighed for at underskrive kontrakter digitalt. I sidste ende betyder det, at iværksættere også ønsker fordelene ved disse online-signaturløsninger til kontraktbehandling i deres egne virksomheder.

Hvordan fungerer den digitale signatur?

Der er flere og flere nye, ofte små og gratis freeware-signaturværktøjer, der cirkulerer på internettet og ofte holder registrering og brug meget lav tærskel. Det fungerer som større værktøjer: Du har gemt et digitalt dokument lokalt, uploader det til et webbrowser-værktøj og underskriver det. Med nogle værktøjer kan dokumentet også downloades for at blive sendt videre bagefter. På den anden side findes der komplekse signaturplatforme, som ofte er integreret i et omfattende dokumenthåndteringssystem eller et CRM- eller ERP-system. Dette gør også den meget mere komplekse tredjepartssignatur eller fjernsignatur mulig. Det betyder, at jeg også kan frigive et selvsigneret dokument til underskrift, definere komplekse underskriftssekvenser og workflows osv.

Især i det professionelle miljø bliver løsninger, der er specialiseret i omfattende signering af PDF-dokumenter, og som muliggør de højeste sikkerhedsstandarder og frem for alt en meget enkel brugervejledning, stadig mere populære. Den digitale signering af PDF-dokumenter via webbrowseren kan grundlæggende opdeles i tre væsentlige komponenter.

Kontraktstyring

Som nævnt er kløften stor her. Minimumskriterierne for et webværktøj er muligheden for at uploade dokumenter (i de fleste applikationer konverteres filer automatisk til det almindelige PDF-format) og at downloade det igen efter underskrift eller at gemme det så sikkert som muligt. Omfattende værktøjer muliggør også intelligent styring af og overblik over alle vigtige dokumenter på et centralt sted.

Den digitale underskrift af dokumenter

Kerneelementet i alle online-signaturværktøjer er anvendelsen af den digitale signatur på et kontraktdokument. Anvendelse af en gyldig digital signatur på et PDF-dokument er en teknisk proces, der skal skelnes klart fra blot at indsætte et billede af en manuel signatur uden yderligere tekniske foranstaltninger!

En gyldig digital signatur gør det især muligt at opdage efterfølgende ændringer i dokumentet. Dette er ikke tilfældet med simpel indsættelse af billeder.

Teknisk set er indholdet af dokumentet for en digital signatur fast forbundet med den vedhæftede signatur. I dette tilfælde er signaturens visuelle udseende på dokumentet primært informativt og ikke relevant for (teknisk) gyldighed. sproof sign understøtter for eksempel indsættelse af billeder af en signatur eller den manuelle signatur på skærmen, men skaber også en komplet digital signatur i baggrunden.

Et andet stadie af digitale signaturer er kvalificerede digitale signaturer. I disse tilfælde verificeres underskriveren af en udbyder af tillidstjenester. Det er organisationer, der udfører omfattende identitetsverificering af en person eller en organisation og knytter identiteten til signaturen i forbindelse med digital signering. Det betyder, at kvalificerede digitale signaturer har en særlig juridisk status, der svarer til en håndskrevet underskrift.

Signaturstyring og arbejdsgange

Signaturplatformenes fulde potentiale er tydeligt, når det drejer sig om at sende sikre og kompatible signaturanmodninger til andre. For eksempel gør sproof sign det muligt at uddelegere forskellige opgaver (f.eks. underskrift af dokumenter, visning af dokumenter, videresendelse af dokumenter) til forskellige personer. Kommunikationen foregår på den ene side inden for WebApp’en og på den anden side også via kommunikation via e-mailtrafik. Så intet kan gå tabt. Automatiseret uddelegering gør det også lettere at styre signaturprocesser og overholde deadlines og tidsfrister. Derudover er det muligt at definere repræsentanter, indstille out-of-office-meddelelser, specificere underskriftssekvenser og definere den standard, som underskrifter skal foretages med.

Kvalitet først. – Kvalitetskriterierne for webbaserede signaturværktøjer

Fordelene ved den digitale signatur er meget forskellige. Her er en liste over de vigtigste kvalitetsfunktioner i avancerede e-signaturværktøjer:

Tilgængelighed og sikkerhed i skyen

Onlinekontrakter er tilgængelige når som helst og hvor som helst, så længe du har adgang til internettet. Tilgængelighed 24/7 er den store fordel ved sikre cloud-løsninger. Man skal dog være meget omhyggelig med at sikre, at der er tale om et sikkert opbevaringsmiljø, som er beskyttet mod uautoriseret adgang, tab og misbrug. For cloud-applikationer er det særligt vigtigt at sikre, at værktøjet er 100 % hostet på europæiske servere.

Digitale signaturers bindende karakter

Derudover skal man være opmærksom på, hvordan man kan eller skal bevise sin egen identitet. En simpel elektronisk signatur (EES) giver ingen juridisk beskyttelse og bør aldrig bruges til underskrifter i en virksomhedssammenhæng. For at opnå det højeste sikkerhedsniveau bør man bruge den kvalificerede elektroniske signatur (QES), som er målet for alt i Europa i henhold til eIDAS-forordningen. Faktisk er valget af signaturudbyder af særlig betydning, og en vis grundlæggende viden om de tre forskellige signaturstandarder er nødvendig for at kunne kortlægge use cases i din egen virksomhed på den bedst mulige måde.

Bekræft vedhæftede elektroniske signaturer

En anden god ting er, at e-signaturer kan verificeres for evigt og til enhver tid. Oplysningerne om hvert trin i underskriftsprocessen – fra start til slut – inklusive de vedhæftede underskrifter og underskrivernes unikke identitet er uadskillelige i pdf-dokumentet til enhver tid. Omfattende e-signaturløsninger (som sproof sign) giver mulighed for verifikation direkte på platformen.

Samarbejde

Underskrift er et team-anliggende. Underskriv internt eller få godkendelser fra eksterne interessenter. Det vigtigste er muligheden for at administrere dit team meget nemt med en administratorkonto. Det skal være meget nemt at tilføje nye brugere, og det skal være meget nemt at øge antallet af tilgængelige signaturenheder.

Overensstemmelse

Det er en forpligtelse for virksomheder at overholde gældende love og regler, især med hensyn til sikker og juridisk kompatibel dokument- og datalagring i det europæiske område. Nogle få værktøjer (f.eks. sproof sign) er afhængige af den meget høje PDF/A-dokumentstandard.

Resultat

Det er tid til at skrive under. Webbaserede e-signaturtjenester er en interessant og nyttig måde at forenkle forretningsdriften på og spare tid og kræfter. I en forretningssammenhæng er det vigtigt, at den opfylder alle relevante krav til den respektive brugssag.