Nytænkning af komplekse signaturarbejdsgange: automatiseret, sikker og eIDAS-kompatibel

Elektroniske signaturer tilbyder, afhængigt af signaturtypen, en høj grad af beskyttelse mod forfalskning og manipulation. Især ved avancerede (FES) og kvalificerede elektroniske signaturer (QES) sikrer kryptografiske metoder, at efterfølgende ændringer i det signerede dokument kan opdages.

Med sproof dokumenteres signaturprocesser desuden ved hjælp af et manipulationssikkert revisionsspor. Dermed kan vigtige oplysninger om signaturprocessen registreres på en måde, der gør dem sporbare og kontrollerbare.

Så snart et dokument underskrives digitalt via sproof, genereres der en kryptografisk hashværdi for indholdet.

• Efterfølgende ændringer: Hvis der efter signeringen ændres så meget som et enkelt tegn, et decimaltegn eller et billede i PDF-filen, brydes seglet.
• Resultat: Alle gængse kontrolværktøjer (f.eks. Adobe Acrobat eller den gratis sproof Validator) melder straks, at dokumentet er blevet ændret, og at signaturen er ugyldig.

Den østrigske signaturlov (SigG) fastlagde oprindeligt de retlige rammer for elektroniske signaturer i Østrig. Den ophørte dog med at gælde den 30. juni 2016. Siden den 1. juli 2016 gælder der for elektroniske signaturer især EU’s eIDAS-forordning, som finder direkte anvendelse, samt den østrigske lov om signaturer og tillidstjenester (SVG). SVG supplerer de europæiske eIDAS-krav på nationalt plan og regulerer blandt andet elektroniske signaturer, elektroniske segl, tidsstempler samt kravene til tillidstjenester og deres udbydere.

Inden for den europæiske lovramme skelnes der mellem forskellige signaturniveauer for elektroniske signaturer: den enkle elektroniske signatur (EES), den avancerede elektroniske signatur (FES) og den kvalificerede elektroniske signatur (QES). Hvilken signaturtype der er påkrævet, afhænger især af den konkrete anvendelsessituation og de lovmæssige henholdsvis kontraktmæssige krav.

I Østrig spiller ID Austria en central rolle i denne sammenhæng, da den muliggør sikker digital identifikation og kvalificerede elektroniske signaturer. sproof har integreret ID Austria direkte og understøtter desuden en lang række andre europæiske eID’er til digitale identifikations- og signaturprocesser.

En avanceret elektronisk signatur (FES) er velegnet til dokumenter med øgede krav til ansvar, dokumentation eller sikkerhed. Den er entydigt knyttet til den underskrivende person, muliggør identifikation af denne og gør det muligt at spore efterfølgende ændringer i dokumentet. Typiske anvendelsesområder er kontrakter, tilladelser, personaledokumenter eller forretningsaftaler, hvor der ikke er lovkrav om en kvalificeret elektronisk signatur. Den rette signaturtype afhænger dog altid af det konkrete dokument og de gældende formkrav. Du kan læse mere om forskellene mellem EES, FES og QES i vores oversigt over alle standarder for elektroniske signaturer.

En enkel elektronisk signatur (EES) er velegnet til dokumenter og processer med lav juridisk eller økonomisk risiko, hvor der ikke er lovkrav om skriftlig form. Typiske eksempler er interne godkendelser, bekræftelser, referater, tilbud eller enkle aftaler. Den muliggør en hurtig og ukompliceret underskrivning, men tilbyder kun en begrænset sikkerhed med hensyn til entydig identifikation af den underskrivende person. Hvilken signaturtype der er passende, bør derfor altid vurderes ud fra den konkrete anvendelsessituation. Du finder en oversigt over EES, FES og QES i vores sammenligning af standarder for elektroniske signaturer.

Ja. Interesserede virksomheder kan afprøve sproof sign gratis i 14 dage. Derudover står sproofs eksperter gerne til rådighed med personlig rådgivning og viser, hvordan platformen bedst muligt kan integreres i eksisterende forretningsprocesser. Prøv sproof sign nu →

Mange virksomheder ønsker at sikre, at personoplysninger udelukkende behandles inden for Den Europæiske Union og er underlagt de europæiske databeskyttelsesregler. sproof behandler data udelukkende i EU og benytter europæisk infrastruktur.

For mange virksomheder er den amerikanske CLOUD Act et vigtigt aspekt i valget af en softwareudbyder. Loven kan under visse forudsætninger forpligte amerikanske virksomheder eller virksomheder med tilknytning til USA til at udlevere data efter myndighedernes påbud – uanset om disse er lagret i USA eller i udlandet. Derfor undersøger mange organisationer i dag ikke kun, hvor deres data er lagret, men også virksomhedens hjemsted, den anvendte cloud-infrastruktur og det gældende retsområde. sproof satser udelukkende på en europæisk infrastruktur. Databehandlingen finder sted inden for Den Europæiske Union og er underlagt europæisk lovgivning. Dette hjælper virksomheder med at opfylde høje krav til databeskyttelse, compliance og digital suverænitet.

Ja. DocuSign understøtter elektroniske signaturer i overensstemmelse med eIDAS-forordningen. Det er dog vigtigt at bemærke, at eIDAS-overensstemmelsen ikke siger noget om, hvor dataene behandles eller lagres. Virksomheder bør derfor desuden undersøge, i hvilket retsområde deres data behandles, hvilken cloud-infrastruktur der anvendes, og hvilke krav til databeskyttelse og compliance der opfyldes. sproof understøtter alle eIDAS-kompatible signaturtyper og behandler data udelukkende inden for Den Europæiske Union på europæisk infrastruktur.

Ja. Ud over internationale udbydere findes der flere europæiske platforme til elektroniske signaturer. Hvis man lægger særlig vægt på databeskyttelse, digital suverænitet og overensstemmelse med eIDAS, bør man medtage europæiske løsninger i sammenligningen. sproof er en østrigsk udbyder, der har udviklet sin platform specielt med henblik på de krav, som europæiske virksomheder stiller.

Audit Trail (kontrolprotokollen) leverer en fuldstændig og retsgyldig historik over hele signaturprocessen. Den dokumenterer, hvornår og hvem der har set, godkendt og underskrevet dokumentet, herunder den anvendte verifikationsmetode (f.eks. tofaktorautentificering eller kvalificeret eID). Denne log fungerer ved revisioner eller juridiske tvister som det primære bevis på, at signaturen er blevet til i overensstemmelse med reglerne.

Ja. Når flere personer underskriver et dokument efter hinanden (sekventiel arbejdsgang), indeholder PDF-filen en historik over såkaldte revisionsversioner. Et kontrolværktøj (f.eks. sproof Validate) validerer hver enkelt underskrift i forhold til den tilstand, dokumentet var i på det pågældende underskrivningstidspunkt.

Standardunderskrifter kan ofte ikke længere valideres fejlfrit, når det underliggende certifikat er udløbet (som regel efter 2 til 3 år). sproof sign anvender derfor konsekvent LTV-standarden (Long-Term Validation). Her indlejres spærringsoplysningerne (såsom CRL- eller OCSP-lister) direkte i dokumentet på underskriftstidspunktet. Dermed kan signaturens gyldighed kontrolleres revisionssikkert og uafhængigt af udstederen, selv efter flere årtier.