Den digitale signatur (eller e-signatur, e-signatur osv.) er blevet et uundværligt værktøj for virksomheder og enkeltpersoner til at håndtere dokumenter på en mere effektiv og miljøvenlig måde. I denne artikel giver vi et udgangspunkt for alle, der ønsker at bringe en gammel proces – at underskrive dokumenter – up to date.

Hvad er en digital signatur?

En digital signatur er en sikker og effektiv metode til at underskrive kontrakter i et digitalt miljø som et alternativ til håndskrevne underskrifter.

Den digitale signatur fungerer som et menneskeligt fingeraftryk, da hvert dokument har sit eget unikke elektroniske fingeraftryk. Intet andet dokument kan have den samme digitale signatur. Hvis et digitalt dokument er “forseglet” med en signatur, kan det bevises, at

• filen er ikke blevet ændret efter signering (integritet).
  
• en bestemt person har underskrevet dokumentet (autentificering).
  
• underskriveren faktisk har underskrevet dokumentet. Personen kan ikke nægte at have underskrevet dokumentet, efter at en digital signatur er blevet oprettet.
  
• Dokumentet er ikke en forfalskning.

Digitale signaturer bruges allerede i mange brancher til en lang række formål.

Hvad er ikke en (gyldig) digital signatur?

Kun en signatur, der også kan verificeres af en autoriseret online verifikationstjeneste (f.eks. Acrobat Reader, RTR eller direkte i sproof sign), kan klassificeres som lovmedholdelig.

Et scannet billede af en håndskrevet underskrift skaber ikke et lovligt underskrevet dokument og er ikke juridisk gyldigt!

eIDAS-forordningen regulerer i Europa, hvordan dokumenter kan underskrives på en juridisk gyldig og verificerbar måde. Du kan finde ud af mere her.

Sådan fungerer digital signering af PDF-dokumenter

At anvende en gyldig digital signatur på et (PDF)-dokument er en teknisk kompleks proces, der kører diskret i baggrunden, når man signerer et dokument digitalt.

Det gør en korrekt digital signatur meget anderledes end blot at indsætte en scannet håndskrevet underskrift.

En gyldig digital signatur gør det muligt at genkende efterfølgende ændringer i dokumentet. Det er ikke tilfældet, når man blot indsætter billeder.

Sådan fungerer digitalt bevis for hensigt med en signaturplatform:

Trin 1: Upload og konvertering

Først uploader du dit dokument online via din konto på en signaturplatform. Dokumentet konverteres til et PDF-dokument.

Trin 2: Anvendelse af den digitale signatur

Til selve signaturen skal du bruge et digitalt certifikat, der beviser din identitet som underskriver. Det oprettes for dig, når du registrerer dig på en signaturplatform. Hvis du vil underskrive med den højeste standard, den kvalificerede elektroniske signatur, udføres dette trin af en statsanerkendt certificeringsmyndighed.

Med en signaturplatform har du mulighed for at tilpasse din signatur (svarende til den håndskrevne version) og skabe din egen signaturstil.

Trin 3: Kryptering af dokumentet og underskrifterne

I det sidste trin krypteres hele kontrakten, inklusive de vedhæftede signaturer, kryptografisk. Der genereres en såkaldt hash-værdi. Kontrakten bliver forfalskningssikker og verificerbar.

De vedhæftede underskrifter har den højeste bevisværdi og kan ikke længere forfalskes.

De underskrevne kontrakter kan selvfølgelig downloades, sendes eller gemmes et hvilket som helst sted.

Kan jeg også underskrive digitalt i Word eller andre Office-programmer?

I princippet kan mange filformater også signeres digitalt. Men for at den anvendte digitale signatur skal være uforanderlig, skal hvert dokument først konverteres til et PDF-dokument. PDF-dokumenter er kendt for at være uforanderlige (i modsætning til f.eks. docx-dokumenter).
Platforme til digital signatur konverterer automatisk mange filformater til et korrekt PDF-dokument, som regel når dokumentet uploades.

Hvordan får jeg en digital signatur?

Der er forskellige måder at få en digital signatur på.

1. Registrering hos en digital signaturplatform (FES)

Som allerede forklaret er oprettelsen af en digital signatur det centrale element i en digital signaturplatform. Etablerede og velkendte løsninger omfatter DocuSign, AdobeSign eller nyere europæiske løsninger som sproof sign eller yousign, som også har specialiseret sig specifikt til brug i europæiske virksomheder.

Der oprettes en avanceret elektronisk signatur til dig, når du registrerer dig.

2. Identifikation med en signaturplatform (QES)

Mange udbydere udstyrer også brugerne med en kvalificeret elektronisk signatur, som er dybt integreret i selve applikationen. Ud over den høje bevisværdi af denne signaturstandard får du fordel af de mange muligheder for at tilpasse din signaturproces.

3. Identifikation med en statslig tjeneste (QES; f.eks. mobiltelefonsignatur)

I Østrig har mere end 50 % af borgerne allerede en mobiltelefonsignatur. Den er udstedt af offentlige myndigheder og opfylder standarden for kvalificerede elektroniske signaturer.

Juridisk gyldighed af en digital signatur

En gyldig kontrakt er indgået, når begge parter giver udtryk for deres samtykke. Lovgiveren lader det generelt være op til de kontraherende parter at beslutte, om de vil indgå en kontrakt mundtligt, skriftligt eller elektronisk. Dette kaldes formfrihed.

Hvis du vælger en digital signaturløsning, har du den fordel, at alle signaturer er integreret i PDF-filen på en uforanderlig og forfalskningssikker måde.

Der er kun meget få undtagelser, hvor elektroniske signaturer stadig er udelukket ved lov, på trods af konstante lovændringer. Et eksempel: et testamente.

Uanset hvad er det nødvendigt at vælge den rigtige e-signaturstandard afhængigt af kontrakten.

Der er fastlagt tre standarder for dette, som er defineret i eIDAS-forordningen og fungerer som en juridisk ramme.

• EES: simpel elektronisk signatur
  
• FES: avanceret elektronisk signatur
  
• QES: kvalificeret elektronisk signatur

Den kvalificerede elektroniske signatur (QES) opfylder de højeste kvalitetskriterier og svarer juridisk set 100 % til en håndskreven underskrift.

Da de juridiske konsekvenser kan variere meget, er faktorer som implementeringsomkostninger, brugervenlighed (kundeoplevelse), lovgivning, virksomhedspolitikker og den vurderede forretningsrisiko normalt afgørende for, hvilken metode der skal bruges i en bestemt situation.

Du kan bruge følgende beslutningsstøtte til dette formål.

To faktorer påvirker derfor valget af den rigtige standard for den elektroniske signatur:

• Ansvarsrisici, driftsrisici
  
• Juridiske krav

Fordelene ved en digital signaturplatform er, at du kan

• være i stand til at ændre e-signaturstandarden til enhver tid afhængigt af kontrakttypen
  
• kunne angive den ønskede e-signaturstandard ved indkøb af eksterne signaturer.

Europæiske signaturudbydere har mest fokuseret på de to højeste standarder for digital signatur.

sproof sign er ekspert inden for kvalificerede elektroniske signaturer (QES).

Er en scannet underskrift eller et underskriftsbillede gyldigt?

Begrebet “scannet underskrift” betyder, at det er et digitalt billede af en håndskrevet underskrift. Den originale papirunderskrift konverteres til et digitalt format (.jpg, .doc, .pdf osv.) ved hjælp af en scanner eller et kamera.

I princippet er sådanne scannede underskrifter gyldige, så længe der ikke kræves nogen skriftlig form for den tilsvarende hensigtserklæring.

En underskrevet kopi er ikke juridisk gyldig, da underskriveren ikke kan identificeres, og samtykke ikke kan bevises.

En scannet underskrift er nem at forfalske, så modtageren af den underskrevne kontrakt nemt kan kopiere den (#SnippingTool #Screenshot). Det er indlysende, at dette ikke er lovligt.

En scannet underskrift har ingen bevisværdi i retten, da den kun er en kopi af din originale underskrift. Uden bevis for, hvordan underskriften blev lavet, betragtes den blot som en kopi og ikke som en autentisk underskrift. Af denne grund er den ugyldig, især i forretningstransaktioner.

Hvad er forskellen på en digital signatur og en elektronisk signatur?

Begreberne “elektronisk signatur” og “digital signatur” kan let forveksles. Udtrykkene bruges ofte i flæng, men strengt taget er de ikke det samme.

En elektronisk signatur (eller e-signatur) er en metode til at indgå en juridisk aftale i et digitalt miljø. Det er så at sige den digitale ækvivalent til at underskrive et papirdokument.

Mens den elektroniske signatur beviser samtykket fra underskriveren af dokumentet, er den digitale signatur et bevis på ægtheden af selve dokumentet. Det betyder, at kombinationen af dokument og underskrift er teknisk designet og krypteret på en sådan måde, at kontrakten er forfalskningssikker. Vilkårene smelter således sammen eller arbejder sammen på en sådan måde, at en digital aftale bliver verificerbar og kan håndhæves juridisk.

Fordelene ved en digital (europæisk) signaturplatform

Meget sikker sky, klar til brug

sproof sign er en webbaseret løsning til digital signering af kontrakter og fungerer på alle mobile enheder (desktop, smartphone, tablet). sproof sign er baseret i Østrig, og alle data sikkerhedskopieres udelukkende i datacentre inden for EU. Vi garanterer GDPR-overholdelse på alle niveauer, både hos os og hos vores underleverandører. Vi tilbyder vores kunder disse garantier i en bestilt databehandlingsaftale (DPA), som er baseret på EU’s standardkontraktbestemmelser og derfor også tilbyder det højeste niveau af retssikkerhed.

Grænseflader og eksisterende systemer

• sproof sign kan integreres problemfrit i dine eksisterende systemer
  
• Underskriv direkte i almindelige værktøjer som MS Teams, Word, Google Drive osv.(liste over alle integrationer)
  
• Enkelt sign-on
  
• Enkel API til tilpassede brugsscenarier(API-dokumentation)

Opbevaring af dokumenter og kontrol af fremskridt

Vigtige kontrakter opbevares på et centralt sted på en klar, meget sikker og krypteret måde. Ikke desto mindre kan dokumenterne tilgås når som helst og hvor som helst. Desuden kan man til enhver tid se, hvordan underskriftsprocesserne skrider frem, og der kan sendes påmindelser, hvis det er nødvendigt.

Kvalificeret (QES) og avanceret (FES) elektronisk signering inkl. identifikation

sproof sign understøtter alle typer elektroniske signaturer (enkle, avancerede og kvalificerede) i overensstemmelse med eIDAS-forordningen samt mange andre signaturstandarder, der bruges over hele verden (f.eks. FDA-overholdelse). Du kan underskrive inden for din organisation såvel som med eksterne partnere, leverandører eller kunder.

Batch-signatur: Underskriv kontrakter på samme tid

Med batch-signaturen kan utallige dokumenter underskrives digitalt og lovligt i en enkelt arbejdsgang. En enorm tidsbesparelse.

Dokumentmappe: Send kontrakter ud på samme tid

Hæft flere dokumenter sammen digitalt, og send dem samlet til underskrift. Det sparer både dig og modtageren for en masse tid.

Virksomhedsbranding, firmastempler og signaturer

Uanset om du er et stort team eller en enkelt bruger. I sproof sign kan du gemme dit eget firmalogo som et firmastempel. Du kan også oprette forskellige signaturer til forskellige formål.

eID Hub: Få underskrifter i hele Europa

Den kvalificerede signatur svarer juridisk set til en håndskrevet underskrift i hele Europa.
sproof sign gør det muligt at underskrive kontrakter med forskellige udbydere af kvalificerede signaturer takket være den unikke grænseflade. Dette er en enorm fordel ved anskaffelse og udstedelse af juridisk gyldige underskrifter.
Klik her for at få en oversigt over alle integrerede tillidstjenesteudbydere →.

Bekræft signaturer og download testrapporter

Du kan kontrollere gyldigheden af de anvendte elektroniske signaturer direkte i sproof sign med et museklik. Du kan også downloade en testrapport for hver signaturkørsel og se, hvem der har underskrevet med hvilket certifikat og hvornår.

Regler for holdledelse og udskiftning

sproof sign muliggør enkel bruger- og rettighedsstyring for brugere inden for en plan. Desuden kan signaturkvoten administreres centralt, og der kan foretages forskellige vigtige indstillinger for hele planen.

Støtte og akademi

sproof sign er kendt for sin hurtige og fleksible support. sproof sign Academy er en gratis træningsportal, der hjælper dig og dine medarbejdere med at komme hurtigt i gang.

Gennemsigtig prissætning uden skjulte omkostninger

Vores mål er at være den uovertrufne bedste budgiver i jagten på en passende signaturleverandør. I den forbindelse lægger vi vægt på fairness og gennemsigtighed. To værdier, der kendetegner vores virksomhedskultur. Disse værdier bestemmer også prissætningen af vores løsning i enterprise-segmentet.