Den digitale signatur (eller e-signatur, e-signatur osv.) er blevet et uundværligt værktøj for virksomheder og enkeltpersoner til at håndtere dokumenter på en mere effektiv og miljøvenlig måde. I denne artikel giver vi dig en starthjælp til alle, der ønsker at bringe en gammel proces – dokumentsignering – up to date.

Hvad er en digital signatur?

En digital signatur er en sikker og effektiv måde at underskrive kontrakter på i et digitalt miljø, som et alternativ til håndskrevne underskrifter.

Den digitale signatur fungerer som et menneskeligt fingeraftryk, da hvert dokument har sit eget unikke elektroniske fingeraftryk. Intet andet dokument kan have den samme digitale signatur. Hvis et digitalt dokument er “forseglet” med en signatur, kan det bevises, at det er det:

• filen er ikke blevet ændret efter signering (integritet).
  
• en bestemt person har underskrevet dokumentet (autentificering).
  
• underskriveren faktisk har underskrevet. Personen kan ikke nægte at have underskrevet dokumentet, efter at der er oprettet en digital signatur.
  
• Dokumentet er ikke en forfalskning.

Digitale signaturer bruges allerede i mange brancher til en lang række forskellige formål.

Hvad er ikke en (gyldig) digital signatur?

Kun en underskrift, der også kan kontrolleres af en godkendt online verifikationstjeneste (f.eks. Acrobat Reader, RTR eller direkte i sproof sign), kan klassificeres som lovmedholdelig.

Et scannet billede af en håndskrevet underskrift giver ikke et juridisk gyldigt underskrevet dokument og er ikke juridisk gyldigt!

eIDAS-forordningen regulerer i Europa, hvordan dokumenter kan underskrives på en juridisk gyldig og verificerbar måde. Du kan læse mere om det her.

Sådan underskriver du PDF-dokumenter digitalt

At anvende en gyldig digital signatur på et (PDF)-dokument er en teknisk kompleks proces, der kører ubemærket i baggrunden, når et dokument signeres digitalt.

Det gør en korrekt digital signatur meget anderledes end blot at indsætte en scannet håndskrevet underskrift.

En gyldig digital signatur gør det muligt at opdage efterfølgende ændringer i dokumentet. Det er ikke tilfældet, når man blot indsætter billeder.

Sådan fungerer det digitale bevis på hensigt med en signaturplatform:

Trin 1: Upload og konverter

Først uploader du dit dokument online via din konto på en signaturplatform. Dokumentet konverteres til et PDF-dokument.

Trin 2: Vedhæft den digitale signatur

Til selve signaturen skal du bruge et digitalt certifikat, der beviser din identitet som underskriver. Det oprettes allerede for dig, når du registrerer dig på en signaturplatform. Hvis du vil underskrive med den højeste standard, den kvalificerede elektroniske signatur, udføres dette trin hos en statsanerkendt certificeringsmyndighed.

Med en signaturplatform har du mulighed for at tilpasse din signatur (svarende til den håndskrevne version) og skabe din egen signaturstil.

Trin 3: Krypter dokumentet og underskrifterne

I det sidste trin krypteres hele kontrakten, inklusive de vedhæftede signaturer, kryptografisk. Der genereres en såkaldt hash-værdi. Kontrakten bliver forfalskningssikker og verificerbar.

De vedhæftede underskrifter har den højeste bevisværdi og kan ikke længere forfalskes.

De underskrevne kontrakter kan selvfølgelig downloades, sendes eller gemmes hvor som helst.

Kan jeg også underskrive digitalt i Word eller andre Office-programmer?

I princippet kan mange filformater også signeres digitalt. Forudsætningen for, at den vedhæftede digitale signatur er uforanderlig, er dog, at hvert dokument først konverteres til et PDF-dokument. Som bekendt kan PDF-dokumenter ikke længere ændres (i modsætning til f.eks. docx-dokumenter).
Platforme til digital signatur konverterer automatisk mange filformater til et korrekt PDF-dokument, som regel når dokumentet uploades.

Hvordan får jeg en digital signatur?

Der er flere måder at få en digital signatur på.

1. Registrering med en digital signaturplatform (FES)

Som forklaret tidligere er oprettelsen af en digital signatur det centrale element i en digital signaturplatform. Etablerede og velkendte løsninger er f.eks. DocuSign, AdobeSign eller nyere europæiske løsninger som sproof sign eller yousign, som også har specialiseret sig i at blive brugt i europæiske virksomheder.

Der oprettes en avanceret elektronisk signatur til dig under registreringen.

2. Identifikation med en signaturplatform (QES)

Mange udbydere giver også brugerne en kvalificeret elektronisk signatur, som er dybt integreret i selve applikationen. Ud over den høje bevisværdi af denne signaturstandard drager du fordel af de mange muligheder for at designe din signaturproces individuelt.

3. Identifikation med en offentlig tjeneste (QES; f.eks. mobiltelefonsignatur)

I Østrig har mere end 50 % af borgerne allerede en mobiltelefonsignatur. Den udstedes af myndighederne og svarer til standarden for den kvalificerede elektroniske signatur.

Juridisk bindende karakter af en digital signatur

En gyldig kontrakt er indgået, når begge parter udtrykker deres samtykke. Som regel lader lovgiveren det være op til de kontraherende parter at beslutte, om de vil indgå en kontrakt mundtligt, skriftligt eller elektronisk. Dette kaldes formfrihed.

Hvis du vælger en digital signaturløsning, har du den fordel, at alle signaturer er integreret i PDF-filen på en uforanderlig og forfalskningssikker måde.

Der er kun få undtagelser, hvor den elektroniske signatur stadig er udelukket ved lov på trods af konstante lovjusteringer. Et eksempel: testamentet.

Uanset hvad er det nødvendigt at vælge den rigtige e-signaturstandard afhængigt af kontrakten.

Der er etableret tre standarder til dette formål, som er defineret i eIDAS-forordningen og fungerer som en juridisk ramme.

• EES: simpel elektronisk signatur
  
• FES: avanceret elektronisk signatur
  
• QES: kvalificeret elektronisk signatur

Den kvalificerede elektroniske signatur (QES) opfylder de højeste kvalitetskriterier og svarer juridisk 100% til en håndskrevet underskrift.

Da de juridiske konsekvenser kan variere meget, er faktorer som implementeringsomkostninger, brugervenlighed (kundeoplevelse), lovgivning, virksomhedspolitikker og den vurderede forretningsrisiko normalt afgørende for, hvilken metode der skal bruges i en given situation.

For at gøre det kan du bruge følgende beslutningsguide.

To faktorer påvirker derfor valget af den rigtige standard for elektroniske signaturer:

• Ansvarsrisici, operationelle risici
  
• Juridiske krav

Fordelene ved en digital signaturplatform er, at du

• kan ændre e-signaturstandarden til enhver tid, afhængigt af kontrakttypen
  
• kunne angive den ønskede e-signaturstandard på en bindende måde ved indkøb af eksterne signaturer.

Europæiske signaturudbydere har for det meste fokuseret på de to højeste standarder for digital signatur.

sproof sign er ekspert inden for kvalificerede elektroniske signaturer (QES).

Er en scannet underskrift eller et underskriftsbillede gyldigt?

Udtrykket “scannet underskrift” betyder, at det er et digitalt billede af en håndskrevet underskrift. For at gøre dette konverteres den originale papirsignatur til et digitalt format (.jpg, .doc, .pdf osv.) ved hjælp af en scanner eller et kamera.

I princippet er sådanne scannede underskrifter gyldige, så længe der ikke kræves nogen skriftlig form for den tilsvarende hensigtserklæring.

En underskrevet kopi er ikke juridisk gyldig, fordi underskriveren ikke kan identificeres, og samtykke ikke kan bevises.

En scannet underskrift er nem at forfalske, så modtageren af den underskrevne kontrakt nemt kan kopiere den (#SnippingTool #Screenshot). Det er indlysende, at dette ikke er lovligt.

En scannet underskrift har ingen bevisværdi i retten, da den kun er en kopi af din originale underskrift. Uden bevis for, hvordan underskriften blev lavet, betragtes den blot som en kopi og ikke som en autentisk underskrift. Af denne grund er den ugyldig, især i kommercielle transaktioner.

Hvad er forskellen på en digital signatur og en elektronisk signatur?

Begreberne “elektronisk signatur” og “digital signatur” kan let forveksles. Ofte bruges begreberne i flæng, men strengt taget er de ikke det samme.

En elektronisk signatur (eller e-signatur) er en metode til at indgå en juridisk aftale i et digitalt miljø. Det er så at sige den digitale pendant til at skrive under på et papirdokument.

Mens den elektroniske signatur beviser samtykket fra underskriveren af dokumentet, er den digitale signatur beviset på ægtheden af selve dokumentet. Det betyder, at kombinationen af dokument og underskrift er teknisk designet og krypteret på en sådan måde, at kontrakten er forfalskningssikker. På den måde smelter vilkårene sammen eller arbejder sammen på en sådan måde, at en digital aftale bliver verificerbar og kan håndhæves juridisk.

Fordelene ved en digital (europæisk) signaturplatform

Meget sikker sky, klar til brug lige ud af boksen

sproof sign er en webbaseret løsning til digital underskrift af kontrakter og fungerer på alle mobile enheder (desktop, smartphone, tablet). sproof sign har hovedkontor i Østrig, og alle data sikkerhedskopieres udelukkende i datacentre inden for EU. Vi garanterer GDPR-overholdelse på alle niveauer, både for os og for vores underleverandører. Vi tilbyder disse garantier til vores kunder i en databehandlingsaftale (DPA), der er baseret på EU’s standardkontraktbestemmelser og dermed også tilbyder det højeste niveau af retssikkerhed.

Grænseflader og eksisterende systemer

• sproof sign integreres problemfrit med dine eksisterende systemer
  
• Underskriv direkte i populære værktøjer som MS Teams, Word, Google Drive osv.(liste over alle integrationer)
  
• Single Sign On
  
• Enkel API til tilpassede brugsscenarier(API-dokumentation)

Opbevaring af dokumenter og overvågning af fremskridt

Vigtige kontrakter opbevares på en central, overskuelig, meget sikker og krypteret måde. Alligevel er det muligt at få adgang til dokumenterne når som helst og hvor som helst. Desuden kan man til enhver tid se, hvordan underskriftsprocesserne skrider frem, og man kan sende påmindelser, hvis det er nødvendigt.

Kvalificeret (QES) og avanceret (FES) elektronisk signering inkl. identifikation

sproof sign understøtter alle typer elektroniske signaturer (enkle, avancerede og kvalificerede) i henhold til eIDAS-forordningen samt mange andre globalt anvendte signaturstandarder (f.eks. FDA-overholdelse). De underskriver inden for din organisation såvel som med eksterne partnere, leverandører eller kunder.

Batch-signatur: Underskriv kontrakter på samme tid

Med batch-signaturen kan utallige dokumenter underskrives digitalt og lovligt i en enkelt arbejdsgang. En enorm tidsbesparelse.

Dokumentmappe: Send kontrakter på samme tid

Hæft flere dokumenter sammen digitalt, og send dem samlet til underskrift. Det sparer både dig og modtagerne for en masse tid.

Virksomhedsbranding, firmastempler og signaturer

Uanset om du er et stort team eller en individuel bruger. I sproof sign kan dit eget firmalogo gemmes som et firmastempel. Du kan også oprette forskellige signaturer til forskellige formål.

eID Hub: Indsaml underskrifter i hele Europa

Den kvalificerede signatur svarer juridisk set til en håndskrevet underskrift i hele Europa.
Med sin unikke grænseflade gør sproof sign det muligt at underskrive kontrakter med forskellige udbydere af kvalificerede signaturer. Dette er en enorm fordel ved indkøb og udstedelse af juridisk gyldige underskrifter.
Her kan du finde en oversigt over alle integrerede udbydere af tillidstjenester →

Bekræft signaturer og download testrapporter

Du kan kontrollere gyldigheden af de vedhæftede elektroniske signaturer direkte i sproof sign med et museklik. Du kan også downloade en revisionsrapport for hver signaturkørsel og se, hvem der har underskrevet med hvilket certifikat og hvornår.

Holdledelse og aftaler om udskiftning

sproof sign muliggør nem bruger- og rettighedsstyring af brugere inden for en plan. Desuden kan signaturkvoten administreres centralt, og der kan foretages forskellige vigtige indstillinger for hele planen.

Støtte og akademi

sproof sign er kendt for sin hurtige og fleksible support. sproof sign Academy er en gratis træningsportal, der hjælper dig og dine medarbejdere med at komme hurtigt i gang.

Gennemsigtig prissætning uden skjulte omkostninger

Vores mål er at være den uovertrufne bedste budgiver i jagten på en passende signaturleverandør. I den forbindelse lægger vi stor vægt på fairness og gennemsigtighed. To værdier, der former vores virksomhedskultur. Disse værdier bestemmer også prissætningen af vores løsning i virksomhedssegmentet.