“Vores branche handler om engagement og tillid. Den digitale signatur i den højeste kvalitetsklasse er nu blevet en almindelig form, hvor vi kan træffe bindende beslutninger eller få dem digitalt.”

Dr. Christian Zwick | Partner

Binder Grösswang har været et af Østrigs førende advokatfirmaer i 60 år og har base i Wien og Innsbruck. Mere end 100 advokater og en transaktionsvolumen på 50 milliarder euro taler for sig selv. Da beslutningen om at integrere en digital signaturplatform blev truffet, fremstod sproof som favoritten efter en grundig evalueringsfase.

“Det er en helt særlig ære, at vi var i stand til at overbevise Binder Grösswang, som et etableret, men frem for alt innovativt advokatfirma, om sproof og vinde deres tillid,” siger Dr. Fabian Knirsch, grundlægger og CTO i virksomheden.

Binder Grösswang – især teamet omkring Dr. Christian Zwick – underskriver digitalt, når det er juridisk muligt. “I princippet underskriver vi altid, når pennen skal udskiftes. Det er næsten alle dokumenter i Østrig, da princippet om formfrihed gælder i henhold til civilretten,” siger Dr. Zwick.

Til disse dokumenter bruges blandt andet den digitale signatur:

• Kræfter
• Kontrakter om køb
• Aftaler om tavshedspligt
• Beslutninger

2 overbevisende grunde til, at advokater stoler på den digitale signatur

Den juridiske profession har altid været en fast del af ethvert velfungerende samfund. Tillid og god kommunikation mellem advokater og klienter udgør grundlaget for dette. Det lyder måske lidt dogmatisk, men: Med hensyn til den fremadskridende digitalisering er advokatbranchen bestemt ikke en pioner. Det skyldes sandsynligvis, at traditionelle teknikker og arbejdsgange, der har været etableret og afprøvet i århundreder, ikke ønsker at blive erstattet.

Men den “juridiske profession” har nu også anerkendt styrken ved meningsfuld digitalisering af forskellige årsager. Det være sig den digitale lov i stedet for overdådige arkiver eller endda eksperimenter med forskellige digitale “tale til tekst”-applikationer, der kan aflaste sekretariatet visse steder eller endda erstatte det i fremtiden for de mange papirer.

Især er en digitaliseringsmulighed, som også har et stort potentiale for advokatbranchen, på vej frem: den digitale signatur!

Erklæringer, beslutninger og kontrakter – alt dette er dokumenter, som skal underskrives af en eller flere personer. Selv et dokument, som tre personer skal underskrive analogt, tager i alt omkring 45 minutter: Dette inkluderer udskrivning i tre eksemplarer, afsendelse af dokumenter med posten eller koordinering af en fælles aftale om underskrift. Dette ressourcespild kan undværes.

I den private sektor har den digitale signatur allerede etableret sig i Østrig i form af “mobiltelefonsignaturen”. I flere år har mange østrigske borgere nu brugt denne gratis statslige service.

Men “kun” den digitale signatur er normalt utilstrækkelig i forretningsmiljøet. Der mangler tekniske muligheder, et værktøj eller en platform, der kan kortlægge de use cases og “signaturkørsler”, der er specifikke for en branche eller virksomhed. Et tilhørende fælles “dashboard” giver et godt overblik over vigtige dokumenter. Det kræver central administration af alle brugere samt rettigheds- og rollestyring. Det har også mange fordele.

I mange virksomheder, uanset størrelse eller branche, er en digital signaturplatform en integreret del af mange standardarbejdsgange. Den juridisk anerkendte teknologi bruges allerede i den juridiske sektor, i skattesystemet, i den finansielle sektor, men også af store internationalt aktive topvirksomheder med strenge IT-retningslinjer og også i den offentlige sektor.

I stedet for blæk og papir: Kryptografisk kryptering og digitalt identitetsbevis

Den digitale signatur er en uundværlig byggesten i den digitale transformation. Ikke desto mindre tvivler mange på, om den digitale signatur er juridisk gyldig og dermed juridisk kompatibel. Men digitale signaturer og deres bindende karakter er præcist defineret og reguleret i EU. I 2006 fastlagde eIDAS-forordningen (EU) 910/2014 (elektroniske identifikations- og autentificeringstjenester) reglerne for Europa med hensyn til den højeste sikkerhed og overensstemmelse for den digitale signatur. Forordningen regulerer den juridiske anerkendelse af elektroniske identitetsbeviser og autentificeringstjenester og styrker dermed tilliden til elektronisk kommunikation mellem virksomheder og borgere og letter i høj grad grænseoverskridende tjenester og forretningsprocesser af enhver art.

Der er tre standarder for digital signatur, som er præcist defineret med hensyn til juridisk gyldighed i eIDAS-forordningen: simpel, avanceret og kvalificeret.

Signaturerne ser næsten ens ud på overfladen, men signaturens status og dens bindende karakter er meget forskellig. Kun den “kvalificerede elektroniske signatur”, også kendt som QES, er juridisk sammenlignelig med en underskrift (se § 4, stk. 1, i den østrigske lov om signatur- og tillidstjenester (SVG)).

På grund af det højeste niveau af overensstemmelse og sikkerhed overvejer mange advokatfirmaer kun den kvalificerede elektroniske signatur. En digital signatur, der svarer til en traditionel papirsignatur.

Men hvordan kommer det høje sikkerhedsniveau i stand fra et teknisk synspunkt? Hvad er den høje bevisværdi af den kvalificerede elektroniske signatur?

4 Den kvalificerede underskrift: Intet mysterium

Selvom relevante fagmedier altid bestræber sig på at sætte den kvalificerede elektroniske signatur i et så komplekst og teknisk lys som muligt, har vi hos sproof gjort det til vores mission at opklare det formodede “mysterium” – i en nøddeskal.

Som med mange andre elektroniske juridiske transaktioner eller banktransaktioner skal du kunne bevise din egen identitet 100 % sikkert. Dette gøres i første omgang via en kort (ca. 10 minutters videoidentifikationsprocedure), hvor dine personlige data og også biometriske data kontrolleres af en statsanerkendt tjeneste (Trust Service Provider).

Derefter vil du kunne bruge en mobiltelefon-app til yderligere at verificere hver eneste digitale signatur, du laver. Mobiltelefonen er derfor din anden sikkerhedsfaktor ud over din e-mailadresse, som du alligevel skal bruge til at underskrive og indhente underskrifter.

Selve de underskrevne dokumenter er digitalt krypterede ved hjælp af kryptografiske metoder. Kun ejerne af et dokument, eller dem, der er blevet inviteret til at underskrive, kan redigere dokumentet eller bare underskrive det. Hvert dokument er altid forsynet med en unik kryptografisk nøgle, som er umulig at se for enhver person og enhver computer. Dokumentets gyldighed og bevisværdi er også uafhængig af den anvendte signaturplatform, da den kryptografiske nøgle (eller “hash-værdi”) er præget i selve pdf-filen. Derfor er udskrivning og fysisk arkivering af dokumentet heller ikke formålet med sagen, da sporbarheden ophører, når dokumentet udskrives.

For at verificere gyldigheden af en elektronisk signatur og overensstemmelse som beskrevet ovenfor skal det underskrevne (digitale!) dokument kontrolleres med de nationale signaturverifikationstjenester, f.eks. via den østrigske kommunikationsmyndighed:
https://www.rtr.at/TKP/was_wir_tun/vertrauensdienste/Signatur/signaturpruefung/Pruefung.de.html
platforme som sproof tilbyder en integreret testtjeneste som en platform i sig selv.

Kort sagt: Den kvalificerede digitale signatur er 100 % forfalskningssikker og juridisk gyldig. En underskrift lavet i hånden er også 100 % juridisk gyldig, men aldrig 100 % forfalskningssikker.

5 Det kræver ikke meget at komme i gang med den kvalificerede digitale signatur

Selv om digitale signaturer er teknisk krævende og kræver en særlig grad af ansvar fra producentens side, giver de signaturer, der genereres med dem, en høj grad af engagement. Men en bred vifte af brugere, fra advokater til sekretærer og klienter, skal kunne arbejde nemt, hurtigt og intuitivt.

Den tekniske kompleksitet er helt skjult med sproof, og der skabes enkel og lavtærskel adgang. Philipp Gernerth er ansvarlig for UI og UX (User Interface and User Experience) hos sproof.

“Vi udvikler et moderne, teknisk meget sofistikeret produkt, som giver de højeste sikkerheds- og engagementsgarantier. Alligevel skal det være nemt og intuitivt at bruge. Ellers rammer vi ved siden af,” forklarer Philipp Gernerth, som blandt andet er ansvarlig for UX (user experience) og UI (usability) hos sproof.

Fra brugerens synspunkt betyder den kvalificerede elektroniske signatur i det væsentlige følgende:

• Du har et dokument, der skal underskrives, som er et Word- eller PDF-dokument. Du indlæser det i signatursoftwaren for at underskrive det. Signatursoftwaren findes på https://sign.sproof.com . Du kan til enhver tid starte gratis.
• Der kræves en engangsidentifikation for en kvalificeret elektronisk signatur. Det betyder, at du skal identificere dig i et kort videoopkald (“Video-Ident-Procedure”) og vise dit (gyldige) pas eller identitetskort. Denne identifikation er kun påkrævet én gang og er derefter gyldig i fem år eller (hvis dette sker tidligere) indtil udløbet af dit identitetsdokument.
• I forbindelse med identifikationen installerer du en app på din mobiltelefon eller alternativt – hvis du ikke kan eller vil installere appen – modtager du senere en engangskode via SMS.
• For at underskrive et dokument skal du vælge placeringen af din digitale signatur og eventuelt uploade et billede af din håndskrevne signatur. Godkend nu underskriften på din mobiltelefon via appen, eller indtast engangskoden, som du har modtaget via SMS. Billedet af din underskrift har ingen juridisk relevans her, men muliggør en fælles og velkendt repræsentation af underskriften. Den juridisk bindende underskrift påføres i baggrunden “usynligt” rent digitalt.
  Dokumentet er nu juridisk digitalt underskrevet. Med sproof udføres også en konvertering til det PDF/A-format, der er sædvanligt eller påkrævet af advokater. Du, dine klienter eller retten kan til enhver tid kontrollere, om dokumentet og den elektroniske signatur er i overensstemmelse, også hos RTR’s statslige inspektionstjeneste.

6 Følsomme data i sikre hænder

Når man bruger digitale signaturtjenester, spiller databeskyttelse en særlig rolle. Dette er især vigtigt for såkaldt “cloud-software” (dvs. software, der ikke skal installeres, men kan bruges direkte via webbrowseren og internettet). Det giver den fordel, at den er klar til brug med det samme uden egen hardware eller et IT-projekt. Desuden kan man få adgang til softwaren overalt, også fra mobilen. Dataoverførslen er altid state-of-the-art og krypteret på højeste sikkerhedsniveau.

“Skyen har kørt siden dag ét. Alt bliver serviceret af sproof, overholder europæisk databeskyttelse og er derfor også ideelt for os advokater.”

Dr. Christian Zwick
Binder Grösswang

Med hensyn til databeskyttelse skal de juridiske krav i henhold til GDPR på den ene side opfyldes, og på den anden side skal det højeste sikkerhedsniveau garanteres ud fra et it-sikkerhedsperspektiv. Signatursoftwareleverandøren sproof garanterer begge dele ved udelukkende at opbevare og behandle dataene i datacentre inden for EU og undgå enhver amerikansk reference. Et sletningskoncept, som er en integreret del af løsningen, samt en kontrakt om databehandling baseret på EU-skabelonen garanterer også den højeste standard for databeskyttelse ud fra et juridisk synspunkt.

Resultat

Fordelene ved den digitale signatur er indlysende: Den er hurtig, nem og frem for alt 100 % sikker. Flere og flere advokater anerkender dette og drager fordel af den digitale signatur i deres arbejde. En klar tendens, som vil fortsætte i de kommende år.