Foreningen til fremme af frivillige sociale tjenester har organiseret det frivillige sociale år (FSJ) i Østrig i mere end 56 år. Foreningen gør det for at give unge voksne indsigt i den sociale sektor, og det ledsages pædagogisk af FSJ-medarbejdere, der bekymrer sig om FSJ-deltagernes velbefindende. Den almennyttige forening samarbejder med mange store sociale organisationer som Caritas, Lebenshilfe eller statslige klinikker, men også med mange mindre institutioner som f.eks. private børnegrupper.
FSJ-deltagerne arbejder 34 timer om ugen i en social institution i Østrig, får erfaring, kan orientere sig fagligt og udvikle sig personligt. Foreningen sikrer gode og retfærdige forhold i de sociale institutioner med obligatoriske mentorer og refleksionsmøder til kvalitetssikring. Afhængigt af anvendelsesområde og sted kræves der forskellige aktiviteter. Hovedformålet med enhver FSJ-opgave er at støtte det respektive team og de klienter, der skal plejes.
Organisationsnavn:
Forening til fremme af frivillige sociale tjenester – Frivilligt socialt år
Kort beskrivelse af projektet:
Digitalisering af underskriftsprocesser for at reducere den administrative indsats betydeligt og optimere kontraktbehandlingen.
Hvorfor sproof sign:
“Det var vigtigt for os at finde en løsning, der er praktisk gennemførlig og til at betale. Databeskyttelsen skulle overholdes. Det værktøj, der bruges til at behandle signaturen, skulle fungere kompetent, tillidsfuldt, professionelt og frem for alt “lytte” til, hvad vi har brug for. Alt dette fandt vi hos sproof.”
Hvordan opstod beslutningen om at indføre den digitale signatur?
Da jeg overtog ledelsen for tre år siden, var foreningen, som havde eksisteret i over 50 år, i sin vorden med hensyn til digitalisering. Indtil da blev alle kontrakter med de sociale institutioner og FSJ-deltagerne udarbejdet ved hjælp af et standardbrev, som blev printet, underskrevet, frankeret, lagt i en kuvert og bragt til posthuset. Og underskrevet tilbage med posten. Hvis der var behov for en ændring, startede det hele forfra. Det kunne stadig lade sig gøre med et mindre antal deltagere, men jo flere unge voksne, der laver en FSJ, jo mere umulig bliver opgaven. For ikke at nævne sandsynligheden for fejl i de forskellige Excel-lister. Derfor var der brug for digitaliserede løsninger, der passede til det 21. århundrede.
I første omgang blev der fundet et it-firma, som førte alle vores processer ind i en digital proces. Således kunne vi ikke længere modtage ansøgningerne som en vedhæftet fil i en e-mail (hvis oplysninger så skulle indsættes i Excel-lister), som det var almindeligt og nødvendigt tidligere, men via et registreringsværktøj. Dataene kunne derefter bruges direkte til automatisk at oprette de nødvendige kontrakter efter fastlæggelsen af en FSJ-opgave. Dette afklarede oprettelsen af kontrakten, men den digitale underskriftsmulighed manglede stadig. Efter en del research og hovedsageligt takket være en anbefaling fra en ven, stødte jeg endelig på sproof.
Hvor vigtig er den digitale transformation for FSJ?
Betydningen af digital transformation for FSJ kan ikke overvurderes. Et FSJ-år starter altid med efteråret. Sommeren er således højsæson for formidling og også højsæson for kontrakter. Det er nødvendigt med to kontrakter med vores forening for hver person, der placeres: med den sociale institution og med FSJ-deltageren. Vi skal underskrive disse kontrakter og selvfølgelig også den anden side. sproof tilbød og tilbyder os stadig den ideelle løsning i dag! I år forventer vi omkring 700 FSJ-opgaver og dermed omkring 1400 kontrakter, der skal underskrives.
Hvilke kriterier var afgørende for dig i din søgen efter den rigtige udbyder af e-signaturer?
Det var vigtigt for os at finde en løsning, der var praktisk gennemførlig og til at betale. Databeskyttelsen skulle overholdes. Det værktøj, der blev brugt til at behandle signaturen, skulle fungere kompetent, tillidsfuldt, professionelt og frem for alt “lytte” til, hvad vi havde brug for. Alt dette fandt vi hos sproof.
I hvilke tilfælde bruges den digitale signatur?
Til abonnementer på vores FSJ-aftaler med de sociale institutioner og med FSJ-deltagerne og også til kontrakter med sponsorer, servicekontrakter osv. Simpelthen til alle dokumenter, der kræver en officielt gyldig underskrift. Og så hjælper sproof os ikke kun med kontrakterne omkring FSJ-opgaverne, men også med dokumenter, der skal underskrives af foreningens formand og den administrerende direktør, da vi ikke ser hinanden så ofte – hvilket gør det svært at underskrive i hånden – men hovedsageligt er i kontakt via e-mail og telefon.
Siden vi har sproof, som også gør det muligt at lave tegninger via ID-Austria, er der ikke længere behov for møder, som tidligere primært handlede om at få en underskrift til et vigtigt dokument. Vi fejrer også den papirløse løsning. Det giver os mulighed for at spare værdifulde ressourcer. I dag printer vi næsten ingenting.
Indtil da blev alle kontrakter med de sociale institutioner og FSJ-deltagerne udfærdiget i et standardbrev, printet ud, underskrevet, frankeret, lagt i en kuvert og bragt til posthuset. Og underskrevet tilbage med posten. Hvis der var behov for en ændring, startede det hele forfra. Det kunne stadig lade sig gøre med et mindre antal deltagere, men jo flere unge voksne, der laver en FSJ, jo mere umuligt bliver det.
MMag. Elisabeth Marcus
Administrerende direktør for foreningen Frivilligt Socialt År
Hvordan fungerede integrationen af skyen?
IT-firmaet, der foretog digitaliseringen for os, og sproof tog sig direkte af det. Fra ekspert til ekspert, så at sige. For os som kunde var det ideelt.
Hvilke krav har en organisation som FSJ til sikkerhed, compliance og databeskyttelse?
Vi har selvfølgelig ekstremt høje standarder her. Spørgsmålet om privatliv og sikkerhed var et af de første, vi stillede, da vi stødte på sproof.
Hvad kan du særligt godt lide ved sproof sign?
Alle medarbejdere hos sproof er utroligt kompetente, venlige, professionelle og altid ivrige efter at finde den bedste løsning for os. De er der og tilgængelige for spørgsmål og problemer og gør alt, hvad de kan for at sikre, at vi som kunder opnår det resultat, vi har brug for og ønsker. sproof er det bedste, der kunne være sket for os, ved siden af det store it-firma, som vi tacklede digitaliseringen med.
Bruges der signatur-workflows til din use case?
Ja, det gør jeg. Især når jeg underskriver dokumenter digitalt med vores formand, kommer underskriftsworkflowet i spil. Men også i kontrakterne med opgavesteder og FSJ-deltagere. Ved at skifte fra manuelle underskrifter på aftaler sendt med posten til digitale underskrifter via e-mail har vi også sikret digitalisering i de mere end 700 sociale institutioner, fordi lederne af de sociale institutioner så også skulle forholde sig til den digitale signatur.
Nu er vi allerede i gang med tredje års brug, og overalt fungerer det helt fantastisk. sproof opleves som en troværdig og ukompliceret partner. I øvrigt var digital tegning aldrig en udfordring for FSJ-deltagerne. Helt fra begyndelsen gjorde de unge voksne det på ingen tid med deres mobiltelefoner, som om de aldrig havde gjort det på andre måder. Dette taler også for sproofs nemme og forståelige anvendelighed. Vi siger hjerteligt TAK for det gode samarbejde!!!
