eMoveUs leverer løsninger til elektriske og elektromekaniske kraftomdannelsessystemer i drivlinjen på elektronisk hardware-, software-, elektromagnetisk og mekanisk niveau med det formål at sikre effektiv og bæredygtig mobilitet for alle. Med integrationen af sproof sign digitaliserer og fremskynder virksomheden interne kontraktprocesser.
Virksomhedens navn:
eMoveUs GmbH
Kort beskrivelse af projektet:
Digitalisering af kontraktbehandling og interne kontraktprocesser for at bruge ressourcerne mere effektivt og øge behandlingshastigheden.
Hvorfor sproof sign:
“Især ved håndtering af kontrakter, leverandøraftaler, NDA’er og interne godkendelser bemærkede vi, at den traditionelle papirrute, især i tider med fjernarbejde, var tidskrævende og fejlbehæftet. Det førte til forsinkelser og yderligere administrative byrder, og derfor ønskede vi at optimere dokumentworkflowet og modernisere forretningsprocesserne.”
Hvordan opstod beslutningen om at indføre den digitale signatur?
Som en lille, mellemstor opstartsvirksomhed i bilindustrien stod vi over for den udfordring at gøre vores interne processer mere effektive og forkorte behandlingstiderne. Især når det gjaldt håndtering af kontrakter, leverandøraftaler, NDA’er og interne godkendelser, bemærkede vi, at den traditionelle papirrute var tidskrævende og fejlbehæftet, især i tider med fjernarbejde. Det førte ofte til forsinkelser, ekstra omkostninger og øget administrativt arbejde, og derfor ønskede vi at optimere dokumentworkflowet og modernisere forretningsprocesserne.
Hvor vigtig er digital transformation for din virksomhed? Hvordan var den underskrevet før?
Digital transformation spiller en central rolle i vores virksomhed, da den giver os mulighed for at reagere mere effektivt og smidigt på udfordringerne i bilindustrien. For os som nystartet virksomhed er digitalisering en afgørende løftestang til at sikre vores konkurrenceevne og gøre vores virksomhed fremtidssikret. Ved at bruge digitale teknologier kan vi optimere processer, forbedre samarbejdet både internt og med eksterne partnere, samtidig med at vi reducerer omkostningerne.
Før vi introducerede den digitale signatur, foregik alle underskrifter på den traditionelle måde: Kontrakter og vigtige dokumenter blev printet, underskrevet manuelt og derefter sendt enten med post, kurer eller e-mail for at indsamle flere underskrifter. Denne proces var tidskrævende, ineffektiv og udsat for forsinkelser, især når der var behov for flere underskrifter, eller dokumenter skulle udveksles mellem forskellige steder. Desuden øgede den papirbaserede tilgang risikoen for fejl, tab og ufuldstændige arkiver.
Hvilke kriterier var afgørende for dig i din søgen efter den rigtige udbyder af e-signaturer?
Da vi skulle vælge den rigtige udbyder af e-signaturer, var der flere kriterier, der var afgørende for os. I første omgang var sikkerhed en prioritet, da den digitale signatur bruges til vigtige kontrakter og dokumenter, der indeholder fortrolige oplysninger. En udbyder med høje sikkerhedsstandarder, som f.eks. krypteringsteknologier og overholdelse af databeskyttelsesbestemmelser som GDPR, var derfor et must.
Derudover var brugervenlighed af stor betydning. Udbyderen skulle tilbyde en intuitiv og brugervenlig platform, så vores medarbejdere kan komme i gang med det samme uden en masse træning. Kompatibilitet med vores eksisterende systemer og problemfri integration i vores arbejdsgange var også en vigtig faktor.
Sidst, men ikke mindst, spillede prisen og fleksibiliteten i tilbuddet også en rolle. Vi var bevidst på udkig efter en europæisk udbyder, der tilbyder gennemsigtige omkostningsstrukturer og leverer skalerbare løsninger, der kan vokse med vores virksomhed. Support og kundeservice var også vigtige kriterier for at sikre, at vi hurtigt får hjælp i tilfælde af spørgsmål eller problemer.
Især når det gjaldt håndtering af kontrakter, leverandøraftaler, NDA’er og interne godkendelser, bemærkede vi, at den traditionelle papirrute var tidskrævende og fejlbehæftet, især i tider med fjernarbejde. Det førte ofte til forsinkelser, ekstra omkostninger og øget administrativt arbejde, og derfor ønskede vi at optimere dokumentworkflowet og modernisere forretningsprocesserne.
Christopher Pizarro
Forretningsudvikling og projektledelse
I hvilke tilfælde bruges den digitale signatur?
Det primære anvendelsesområde er kontraktbehandling, især for leverandør- og servicekontrakter, salgskontrakter, NDA’er og rammeaftaler, som ofte kræver flere underskrifter.
Hvilke standarder med hensyn til datasikkerhed og compliance skal en softwareløsning opfylde i din virksomhed?
I vores virksomhed skal en softwareløsning opfylde strenge standarder med hensyn til datasikkerhed og compliance for at sikre beskyttelsen af følsomme oplysninger. Dette omfatter først og fremmest overholdelse af den generelle forordning om databeskyttelse (GDPR) for at sikre, at persondata behandles sikkert og ansvarligt. Krypteringsteknologier, både til transmission og lagring af data, er afgørende for at forhindre uautoriseret adgang. Vi prioriterer også multifaktorautentificering (MFA) og adgangsstyring for at sikre, at kun autoriserede personer kan få adgang til vores systemer og data.
Hvad kan du særligt godt lide ved sproof sign?
Det, vi især kan lide ved sproof sign, er kombinationen af høj sikkerhed og brugervenlighed samt den intuitive brugergrænseflade, som gør det muligt for vores medarbejdere at bruge platformen hurtigt uden megen træning. Integrationen med vores eksisterende systemer gik glat, og sproof sign’s fleksible tilpasningsmuligheder passer perfekt til vores specifikke krav og arbejdsgange.
