LeasePlan er en global virksomhed, der har specialiseret sig i at levere løsninger til billeasing og flådestyring. LeasePlan administrerer en flåde på over 1,9 millioner køretøjer og tilbyder virksomheder af alle størrelser en omfattende service til deres erhvervskøretøjer. Da man skulle vælge den rigtige leverandør til digitalisering af underskriftsprocesser, blev sproof sign brugt til en særlig use case.

Virksomhedens navn: LeasePlan

Kort beskrivelse af projektet:
En særlig sag fik os til at integrere en digital signaturplatform til interaktionen mellem nogle af vores store kunder.”

Hvorfor sproof sign:
“En af fordelene ved sproof sign er den meget nemme håndtering af store mængder
signeringsdokumenter (dokumentupload og batchsignatur)”

Roland Woerle, ekstern IT-projektleder

Hvordan opstod beslutningen om at indføre den digitale signatur?

Woerle: “Vi havde allerede en signaturplatform i brug til e-signaturer og var stort set tilfredse med den. Til en nødvendig kontraktudstedelse på ca. 4.000 kontrakter til 1.500 B2B-kunder var vi nødt til at finde en ny løsning, så vi kunne udfylde kontrakterne fuldt ud elektronisk, sende dem og videresende dem til vores kunder i underskriftscirkulationen.

Vores opgave var at finde en leverandør, der teknisk kunne håndtere disse mængder, muliggøre den tekniske standard for kvalificerede signaturer og reagere fleksibelt på vores detaljerede krav.

Vi henvendte os til flere leverandører med disse krav, men fandt den bedste løsning i sproof sign.”

Hvorfor blev den kvalificerede signatur udelukkende brugt til projektet? Hvilke kriterier var afgørende for dig i din søgen efter den rigtige udbyder af e-signaturer?

Woerle: “Nogle af vores kunder eller leverandører ønskede kun at underskrive kontrakterne med en kvalificeret elektronisk signatur, for andre var en avanceret signatur tilstrækkelig. Derfor var vi nødt til at reagere fleksibelt på kravene.”

De taler om “komplekse signaturkørsler”. Hvordan beskriver du brugssituationen for sproof sign?

Woerle: “Hos LeasePlan har vi en serviceorienteret tilgang til vores kunder, og hvor det er muligt, reagerer vi altid fleksibelt på kundernes forskellige behov. Det var også tilfældet med indsamlingen af underskrifter til kontraktdokumenterne. Målet var at forhåndsudfylde de ca. 4000 kontrakter med alle kontraktdata og forberede dem til de autoriserede underskrivere på en sådan måde, at de kun kunne kontrolleres, underskrives og returneres uden større anstrengelser.”

Så staksignaturen blev brugt meget intensivt?

Woerle: “Batchsignaturen blev primært brugt af vores leverandører, som skulle kontrasignere kundekontrakterne. De satte pris på, at man kunne kontrasignere alle kontrakter, der var indgået indtil da, med en kvalificeret underskrift bare én gang om ugen.
Vi testede denne funktion intensivt på forhånd, og så længe datamængderne i de enkelte dokumenter ikke var for store, fungerede denne proces problemfrit.”

“En af fordelene ved sproof sign er den meget enkle håndtering af store mængder dokumenter, der skal underskrives (dokumentupload og batchunderskrift)”

Roland Woerle
IT-projektleder

Hvad var feedbacken fra kundesiden – blev den digitale signatur anerkendt?

Woerle: “Vores kundebase spænder fra SMV’er og mellemstore virksomheder til de største nationale og internationale virksomheder. Men accepten af digitale signaturer har varieret meget. Mens nogle virksomheder var fascinerede af den smidige håndtering af papirløse underskrifter, var der andre virksomheder, som enten ikke ønskede at underskrive kontrakter digitalt, eller hvis interne politikker ikke tillod det. Her kunne kunderne downloade kontrakterne som PDF, underskrive dem i hånden og derefter behandle dem igen via Sproof til kontrasignering.

Jeg ser stadig noget at indhente for Østrig og håber, at virksomheder som Sproof med en indenlandsk løsning vil skabe den nødvendige tillid og gøre det muligt for vores virksomheder med en sikker, troværdig og fuldt digitaliseret løsning at opnå mange proceseffektiviseringer, tids- og omkostningsbesparelser.”

Hvilke standarder med hensyn til datasikkerhed og compliance skal en softwareløsning opfylde i din virksomhed?

Woerle: “Det var selvfølgelig vigtigt, at signaturløsningen opfyldte alle krav til databeskyttelse. Som en cloud-løsning behøvede vi heller ikke at bekymre os om hosting af dokumenterne.”

Hvad kan du særligt godt lide ved sproof sign?

Woerle: “Ud over de tekniske funktioner var den hurtige reaktion og implementering af vores krav og det gode samarbejde med sproof-teamet afgørende for os.
sproof var meget dynamisk og professionel i håndteringen, og det var det, vi virkelig satte pris på ved projektet. I sidste ende gik alt meget glat, og vi var meget tilfredse. “