Digitaliseringen vinder frem på alle områder af dagligdagen. Men mange offentlige virksomheder befinder sig stadig i høj grad i den analoge verden.
Situationen er anderledes hos Federal Accounting Agency! Virksomheden, som har 500 ansatte, opererer på 7 lokationer i hele Østrig og er afhængig af en bevidst og langsigtet planlagt digitaliseringsstrategi.
“Vi er næsten forpligtet til at implementere digitaliseringsprocesser meget hurtigt,” siger Mag. DI (FH) Alexander Sellner, IT-chef i det føderale regnskabsagentur.
Konsekvensen: indførelsen af en digital signaturplatform som et yderligere skridt i retning af procesoptimering. Dette gør en af de mest afgørende operationelle processer – den sikre og juridisk gyldige underskrift af dokumenter – meget lettere.

Udgangssituation

Digitalisering er på alles læber, og det er de ansvarlige i offentlige virksomheder også. Flere og flere virksomheder satser allerede på det papirløse kontor, netværker deres lokationer eller tilbyder nye tjenester online. På den måde forbedrer de kundeoplevelsen, men også samarbejdet med partnere, leverandører og alle andre interessenter.

Da de evaluerede yderligere digitaliseringstiltag for deres egen virksomhed, indså topledelsen i det føderale regnskabsagentur hurtigt, at indførelsen af en digital signaturplatform kunne give enorme fordele. Denne form for underskrift svarer 100 % til håndskrevne underskrifter i hele Europa og er underlagt de strenge retningslinjer i eIDAS-forordningen (EU) 910/2014 (elektroniske identifikations- og autentificeringstjenester).

Men mange virksomhedsejere er ikke klar over fordelene ved en virksomhedsdækkende platform til digital signering af dokumenter. Et meget konsekvent “credo” er stadig imod indførelsen af en signaturplatform: “Jeg har en mobiltelefonsignatur og kan allerede underskrive digitalt”.

Faktisk bruger næsten halvdelen af de østrigske borgere allerede mobilsignaturen som en gratis eGovernment-tjeneste.

Men den digitale signatur alene er normalt helt utilstrækkelig i forretningsmiljøet. Det, der mangler, er processer; skræddersyede arbejdsgange. Et fælles “dashboard” for at få et perfekt overblik over de vigtige dokumenter i virksomheden og meget mere.

I mellemtiden har nogle internationalt aktive virksomheder allerede valgt en digital platform, der digitalt kan kortlægge alle signaturarbejdsgange og use cases i virksomheden.

BHAG er afhængig af software fra Østrig.

I første omgang evaluerede BHAG-projektteamet under ledelse af Sellner, hvilke europæiske og østrigske udbydere der allerede har etableret sig og bragt stærke værktøjer på markedet.

“Vi ønsker ikke at gå på kompromis med datalagring af følsomme dokumenter. Disse data skal lagres 100 % i Europa. Efter vores mening opfylder sproof disse kriterier ved eksplicit at vælge datacentre, der er uafhængige af amerikanske virksomheder.”

Mag. DI (FH) Alexander Sellner
Federal Accounting Agency

Ud over sikkerhed og overensstemmelse med datalagring skal en signaturplatform understøtte forskellige signaturprocesser, der er en del af den daglige forretning i det føderale regnskabsagentur.

Så opmærksomheden faldt hurtigt på sproof. Efter en intensiv test- og revisionsfase blev den unge IÖB-certificerede virksomhed endelig valgt. Cloud-løsningen var i stand til at præsentere sig selv meget godt som en alt-i-en-platform med de højeste sikkerheds- og databeskyttelsesstandarder. “Vi var virkelig særligt beærede over, at vi blev valgt, og at vi i sidste ende var i stand til at opfylde de meget høje standarder for det føderale regnskabsagentur,” siger Dr. Fabian Knirsch, medstifter og CTO i sproof GmbH.

Den digitale signatur sparer mærkbart på ressourcerne fra det tidspunkt, den indføres.

Den hidtidige feedback har været meget god. Mange af medarbejderne, især i ledelsen, bruger platformen til forskellige underskriftsprocesser og har siden da sparet målbart med tid og ressourcer. Dokumenter skal ikke længere printes, underskrives i hånden, scannes og sendes med posten, men kan underskrives digitalt med blot et par klik.

Så miljøet er også glad! 500 ark papir bruger 7,5 kg træ, 130 liter vand og 26,8 kilowatt-timer energi. En positiv bivirkning, som får flere og flere iværksættere til at indføre en signaturplatform.

I det første trin efter introduktionen var den gnidningsløse integration af platformen i virksomhedens IT-landskab særligt imponerende. Takket være skyen tog onboardingen kun et par timer og var ledsaget af sproof hele vejen igennem.

Den smidige kommunikation og fleksibilitet overbeviste Alexander Sellner. “sproof er åben over for feedback og kundeønsker og forfølger derfor tilgangen med konstant at forbedre platformen,” forklarer Sellner.