Datenschutzbestimmungen für die Web-Applikationen sproof sign und sproof ident

Diese Datenschutzbestimmungen sind ausschließlich für unsere Web-Applikation sproof sign und sproof ident relevant. Die Datenschutzbestimmungen für unsere Webpage sproof.com finden Sie hier.

1. Einleitung

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Folglich behandeln wir Ihre personenbezogenen Daten gemäß den anwendbaren Rechtsvorschriften zum Schutz, rechtmäßigen Umgang und zur Geheimhaltung personenbezogener Daten, insbesondere gemäß dem Datenschutzgesetz (im Folgenden „DSG“) und der Datenschutzgrundverordnung (im Folgenden „DSGVO“). Aus den nachfolgenden Informationen können Sie entnehmen, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn Sie unsere Web-Applikatioenn sproof sign und sproof ident nutzen.
Diese Datenschutzerklärung gilt für die Webanwendungen sproof sign und sproof ident. Die Webseite sproof.com ist technisch getrennt und es erfolgt kein automatisierter Datenaustausch zwischen den Seiten.

2. Namen und die Kontaktdaten des Verantwortlichen

Die sproof GmbH (nachfolgend „sproof“) ist für die Datenverarbeitungen verantwortlich.

sproof GmbH
Urstein Süd 19/2
A-5412 Puch bei Hallein
privacy@sproof.com

3.1. Datenverarbeitung Nutzung der Webapplikationen

Folgende personenbezogene Daten werden beim Besuch unserer Webapplikationen automatisch verarbeitet:

• Protokolldaten;
• IP-Adresse;
• Typ und Version Ihres Web-Browsers;
• Daten zu Ihrem Endgerät (Device-ID);
• Datum und Uhrzeit des Aufrufs unserer Website bzw der Sub-Seiten;
• Website, von der Sie auf unsere Website gelangen (Referrer URL).

Die Verarbeitung dient dazu, Ihnen die Angebote auf unserer Website zur Verfügung zu stellen, die Sicherheit für die eingesetzte IT-Infrastruktur zu gewährleisten, Marketing und Analysen für Werbezwecke durchzuführen sowie eine informatorische Nutzung unserer Website zu ermöglichen.
Die Protokolldaten werden grundsätzlich für 30 Tage gespeichert. Bei einem sicherheitsrelevanten Ereignis werden die Daten bis zur Aufklärung des Ereignisses gespeichert.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist unser berechtigtes Interesse gemäß Artikel 6 Abs 1 lit f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, unsere Website benutzerfreundlich zu gestalten und stetig zu verbessern, Ihnen die aufgerufenen Inhalte bereitzustellen, die Sicherheit unserer IT-Infrastruktur zu gewährleisten (insbesondere zwecks Abwehr von Angriffen, Feststellung, Beseitigung und Dokumentation von Störungen) sowie die erteilten Cookie-Einwilligungen zu verwalten.
Die Bereitstellung Ihrer Daten ist nicht verpflichtend; ohne die Bereitstellung ist es für uns allerdings nicht möglich, Ihnen die aufgerufenen Inhalte zur Verfügung zu stellen.
Näheres zu den Cookies finden Sie unter Punkt 3.3.

3.2. Datenverarbeitung Cookies

Informationen zu gesetzten Cookies können in den Cookie-Richtlinien eingesehen werden:
Zu den Cookie-Richtlinien

3.3. Datenverarbeitung in Zusammenhang mit der Nutzung von sproof sign

Bei der Nutzung von sproof sign verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zu den
nachstehend angeführten Zwecken:

3.3.1. Account-Nutzung

Folgende personenbezogene Daten werden durch uns verarbeitet, wenn Sie einen Account
als Kunde anlegen und nutzen oder sproof sign zum Aussenden oder Signieren
nutzen:

• Namensdaten;
• Geburtsdaten (nur bei Identifikation zu einer qualifizierten elektronischen Signatur);
• E-Mail-Daten;
• Mobiltelefonnummer (nur bei Verwendung eines SMS-TAN);
• Adressdaten;
• Kontaktdaten (E-Mailadresse, Telefonnummer);
• Firmendaten;
• zusätzlich hochgeladene Daten (Dokumente, Bilder);
• Unterschriften/Signaturen;
• Zeitstempel;
• IP-Adresse;
• Log-Daten;

Die Daten werden an unseren IT-Dienstleister (Auftragsverarbeiter), der seinen Sitz in der EU hat, weitergegeben. Sollte ein Kunde andere Personen zur Unterschriftsleistung einladen, ist hierzu die Eingabe des Namens und der E-Mailadresse des Eingeladenen erforderlich.
Eine Anmeldung zur sproof sign kann alternativ über bestehende Accounts mit Google, Facebook, LinkedIn, Windows Live, Advokat oder unter Umständen mittels Single-Sign-On nach Integration via sproof, erfolgen. Dabei werden folgende Datenkategorien verarbeitet:

• Namensdaten;
• E-Mail-Daten;
• Profilbilder (aus dem betreffenden Account).

Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich für die Dauer der Geschäftsbeziehung sowie gemäß den gesetzlichen Vorgaben (Aufbewahrungspflichten) durch uns verarbeitet. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Einwilligung gemäß Artikel 6 Abs 1 lit a DSGVO, die Erfüllung von vorvertraglichen und vertraglichen Pflichten gemäß Artikel 6 Abs 1 lit b DSGVO sowie die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gemäß Artikel 6 Abs 1 lit c DSGVO (um die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten einzuhalten).
Die Bereitstellung und Verarbeitung Ihrer Daten ist nötig, um Ihnen den Service unserer sproof sign zur Verfügung zu stellen.

3.3.2. Datenverarbeitung Vertrauensdiensteanbieter

Folgende personenbezogene Daten werden durch uns verarbeitet, wenn Kunden mit qualifizierter Signatur unter Beiziehung von Vertrauensdiensteanbietern (zB A-Trust, D-Trust, swisscom) oder sonstigen Anbietern, die zur Bereitstellung der Services der Vertrauensdiensteanbieter notwendig sind, unterzeichnen möchten:

• Namensdaten;
• Geburtsdaten;
• Kontaktdaten (E-Mailadresse, Telefonnummer);

Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich für die Dauer der Geschäftsbeziehung sowie gemäß den gesetzlichen Vorgaben (Aufbewahrungspflichten) durch uns verarbeitet. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Einwilligung gemäß Artikel 6 Abs 1 lit a DSGVO, die Erfüllung von vorvertraglichen und vertraglichen Pflichten gemäß Artikel 6 Abs 1 lit b DSGVO sowie die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gemäß Artikel 6 Abs 1 lit c DSGVO (um die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten einzuhalten).
Die Bereitstellung und Verarbeitung Ihrer Daten ist nötig, um Ihnen den Service unserer sproof sign zur Verfügung zu stellen.

3.3.3 Datenverarbeitung Stripe

Wir arbeiten mit Stripe (Stripe Payments Europe Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Ireland) als Zahlungsdienstleister zusammen. Auf unserer sproof sign werden daher Bezahlvorgänge über Stripe abgewickelt. Folgende personenbezogene Daten werden in diesem Zusammenhang durch uns verarbeitet:

• Name des Karteninhabers;
• E-Mail-Adresse;
• Kundennummer;
• Bestellnummer;
• Bankverbindung;
• Kreditkartendaten;
• Gültigkeitsdauer der Kreditkarte;
• Prüfnummer der Kreditkarte (CVC);
• Datum und Uhrzeit der Transaktion;
• Transaktionssumme;
• Name des Anbieters;
• Ort.

Die Bereitstellung und Verarbeitung Ihrer Daten ist nötig, um Ihnen den Service unserer sproof sign, insbesondere Bezahlungsvorgänge, zur Verfügung zu stellen.
Stripe nimmt bei Datenverarbeitungstätigkeiten eine Doppelrolle als Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter ein. Als Verantwortlicher verwendet Stripe Ihre übermittelten Daten zur Erfüllung regulatorischer Verpflichtungen. Dies entspricht dem berechtigten Interesse Stripes (gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und dient der Vertragsdurchführung (gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wir haben auf diesen Prozess keinen Einfluss.
Als Auftragsverarbeiter fungiert Stripe, um Transaktionen innerhalb der Zahlungsnetzwerke abschließen zu können. Im Rahmen des Auftragsverarbeitungsverhältnisses wird Stripe ausschließlich nach unserer Weisung tätig und wurde im Sinne des Art. 28 DSGVO vertraglich verpflichtet, die datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuhalten.
Stripe hat Compliance-Maßnahmen für internationale Datenübermittlungen umgesetzt. Diese gelten für alle weltweiten Aktivitäten, bei denen Stripe personenbezogene Daten von natürlichen Personen in der EU verarbeitet. Diese Maßnahmen basieren auf den EU-Standardvertragsklauseln (SCCs).
Weitere Informationen zu Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeiten gegenüber Stripe finden Sie unter: Stripe Privacy Center

3.3.4 Datenverarbeitung Social Media Plugins

Wir haben auf unserer Webbapp keine Social Media Plugins integriert. Die Social Media Buttons zu den sozialen Netzwerken (z.B. Instagram, Facebook, LinkedIn) wurden auf unserer sproof sign nur mit einer Verlinkung (Referenzlink zu den sozialen Netzwerken) eingebunden. Sollten Sie auf diesen Link (Button) klicken, werden Sie direkt auf die jeweilige Website weitergeleitet. Bitte beachten Sie die

3.4. Datenverarbeitung in Zusammenhang mit der Nutzung von sproof ident

Wenn Sie sproof ident zur vereinfachten Registrierung, Identifikation oder Einrichtung eines Benutzeraccounts nutzen, verarbeiten wir und das Unternehmen, bei dem Sie den Registrierungsprozess durchführen, sich identifizieren bzw. ein Benutzerkonto einrichten (im Folgenden Vertragspartner“), Ihre personenbezogenen Daten als gemeinsame Verantwortliche im Sinne des Art 26 DSGVO.
Für die Bearbeitung und Erfüllung von Betroffenenrechten gemäß Art 15 bis 20 DSGVO fungiert der Vertragspartner als einheitliche Anlaufstelle. Die Kontaktdaten des Vertragspartners finden Sie z.B. in dessen Datenschutzinformation gemäß Art 13, 14 DSGVO.
Wenn Sie sich dazu entscheiden, sproof ident zu verwenden, werden Sie automatisch zu unseren Servern weitergeleitet und erhalten die Einladung zur Teilnahme an sproof ident auf Ihrem Bildschirm angezeigt. Dabei übermittelt Ihr Endgerät die diesbezüglichen technischen Verbindungsdaten (wie z.B. Ihre IP-Adresse, Typ und Version Ihres Web-Browsers) an uns. Die Daten werden in Log-Files erfasst und insbesondere zum Betrieb von sproof ident verarbeitet (genauere Informationen finden Sie unter Punkt 3.1. „Nutzung der Webapplikationen“).

Der Zugriff auf Ihre digitale Identität (E-ID gemäß EU-Verordnung 2024/1183; in Österreich die ID Austria) erfolgt ausschließlich mit Ihrer Einwilligung. Wenn Sie sich über die Eingabe Ihrer korrekten Zugangsdaten erfolgreich authentifizieren, erheben wir die in Ihrer E-ID gespeicherten Daten (z.B. Vor- und Nachnamen, Adresse inklusive Straße, Hausnummer, Adresszusatz, Postleitzahl und Land sowie weitere Daten; sie werden auf die jeweils erhobenen Daten gesondert hingewiesen) und übermitteln diese an unseren Vertragspartner zur Durchführung der Registrierung und Einrichtung des Benutzerkontos bzw. Zur Identifikation oder Registrierung. Die diesbezügliche Datenverarbeitung basiert auf der Rechtsgrundlage gemäß Art 6 Abs 1 lit a DSGVO. Ihre Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit der Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, z.B. über privacy@sproof.com. Durch einen Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs nicht berührt.

In der Folge verarbeitet unser Vertragspartner die von uns an ihn übermittelten Daten zur Beendigung bzw. zum Abschluss des Registrierungsprozesses. Eine allenfalls daran anknüpfende Verarbeitung des Vertragspartners, z.B. zum Zweck der Kundenverwaltung, erfolgt in eigener Verantwortlichkeit des Vertragspartners gemäß Art 4 Z 7 DSGVO.

Bitte beachten Sie, dass sproof keine Daten, die über Ihre E-ID erhoben wurden, längerfristig speichert. Diese werden lediglich für die Dauer von 30 Tagen zur Vermeidung von Betrug und Missbrauch und zum Schutz vor Cyberangriffen aufbewahrt und anschließend automatisiert gelöscht. Daten zur Authentifikation und Einwilligung werden ebenso nach 30 Tagen anonymisiert bzw. gelöscht. Ab dann können wir keine Daten zu Ihrer Person zuordnen.

Zur technischen Abwicklung von sproof ident geben wir Ihre Daten an die unter Punkt 4. genannten Subauftragnehmer weiter. Hierzu haben wir Auftragsverarbeitungsvereinbarungen gemäß Art 28 DSGVO geschlossen.

4. Subauftragsverarbeiter

4.1. Scaleway S.A.S

Name: Scaleway S.A.S
Anschrift: 8 rue de la Ville l‘Evêque, 75008 Paris, Frankreich
Name, Funktion und Kontaktdaten der Kontaktperson:
Scaleway's DPO: dpo@iliad.fr.
Scaleway's Privacy Team: privacy@scaleway.com
Notification of a data breach: security@scaleway.com
Gegenstand der Verarbeitung: Rechenzentrum, d.h. die Bereitstellung der Infrastruktur. Die Daten werden dort verarbeitet und gespeichert.

4.2. Swisscom (Switzerland) Ltd

Name: Swisscom (Switzerland) Ltd
Anschrift: Alte Tiefenaustrasse 6, 3050 Bern, Schweiz
Name, Funktion und Kontaktdaten der Kontaktperson:
Email: datenschutz@swisscom.com
Post: Swisscom (Switzerland) Ltd, Dr Nicolas Passadelis,
LL.M., Data Protection Officer Swisscom Ltd and Swisscom (Switzerland) Ltd, P.O. Box, 3050 Bern
Gegenstand der Verarbeitung: Anlegen und Erstellen von qualifizierten elektronischen Signaturen. Nur für sproof sign.

4.3. Sendinblue GmbH

Name: Sendinblue GmbH
Anschrift: Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin, Deutschland
Name, Funktion und Kontaktdaten der Kontaktperson: datenschutz@sendinblue.com
Gegenstand der Verarbeitung: Mailserver, d.h. das Versenden von Emails für Einladungen zum digitalen Signieren eines Dokuments, weitere Transaktionsemails wie Erinnerungen, Passwort setzen, etc. bzw. Informationen zu unseren Diensten und Services.

4.4. OVH GmbH

Name: OVH GmbH
Anschrift: Christophstraße 19, 50670 Köln, Deutschland
Name, Funktion und Kontaktdaten der Kontaktperson: kundendienst@ovh.de
Gegenstand der Verarbeitung: Rechenzentrum, d.h. die Bereitstellung der Infrastruktur. Die Daten werden dort verarbeitet und gespeichert.

5. Automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung, einschließlich Profiling, statt.

6. Ihre Rechte als betroffene Person

Wir möchten Sie außerdem noch auf die nachstehenden Rechte hinweisen, die Ihnen als betroffener Person zustehen:

• Recht auf Auskunft seitens des Verantwortlichen über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten gemäß Artikel 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung gemäß Artikel 16 DSGVO
• Recht auf Löschung gemäß Artikel 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Artikel 18 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Artikel 20 DSGVO
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Artikel 21 DSGVO
• Recht auf Widerruf von Einwilligungen gemäß Artikel 7 Abs 3 DSGVO

Des Weiteren haben Sie auch das Recht, Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (in Österreich die Datenschutzbehörde mit Sitz in Wien) zu erheben. Diesbezüglich verweisen wir auf die unter dem Link www.dsb.gv.at abrufbare Webseite der österreichischen Datenschutzbehörde. Sie können uns aber bei Beschwerden auch gerne direkt unter der E-Mail-Adresse privacy@sproof.com erreichen.

7. Stand

Eine Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung kann aufgrund von technischer Weiterentwicklung und neuer gesetzlicher Vorgaben notwendig sein. Wir werden Sie diesbezüglich vorab informieren.