Postanowienia dotyczące ochrony danych dla aplikacji internetowych
sproof sign i sproof Ident

3.3.1. Korzystanie z konta

Następujące dane osobowe są przetwarzane przez nas, gdy tworzysz i używasz konta
jako klient lub używasz sproof sign do wysyłania lub podpisywania
:

• Dane dotyczące imienia i nazwiska;
• daty urodzenia (tylko w przypadku identyfikacji za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego);
• Dane poczty e-mail;
• numer telefonu komórkowego (tylko w przypadku korzystania z SMS TAN);
• Dane adresowe;
• dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu);
• Firma;
• dodatkowo przesłane dane (dokumenty, zdjęcia);
• Podpisów;
• Sygnatury czasowej;
• Adres IP;
• Dane dziennika;

Dane są przekazywane naszemu dostawcy usług IT (podmiotowi przetwarzającemu), który ma siedzibę w UE. Jeśli klient zaprasza inne osoby do złożenia podpisu, konieczne jest podanie imienia i nazwiska oraz adresu e-mail osoby zapraszanej.
Alternatywnie, użytkownik może zalogować się do sproof sign za pośrednictwem istniejących kont w Google, Facebook, LinkedIn, Windows Live, Advokat lub, w pewnych okolicznościach, za pośrednictwem pojedynczego logowania po integracji za pośrednictwem sproof. Przetwarzane są następujące kategorie danych:

• Dane dotyczące imienia i nazwiska;
• Dane poczty e-mail;
• Zdjęcia profilowe (z konta, o którym mowa).

Dane osobowe są z reguły przetwarzane przez nas przez okres trwania relacji biznesowych i zgodnie z wymogami prawnymi (obowiązki przechowywania). Podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych jest zgoda zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO, wypełnienie zobowiązań przedumownych i umownych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz wypełnienie obowiązków prawnych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO (w celu wypełnienia ustawowych obowiązków przechowywania danych).
Podanie i przetwarzanie Twoich danych jest niezbędne do świadczenia Ci usługi naszego sproof sign.

3.3.2. Dostawcy usług zaufania w zakresie przetwarzania danych

Następujące dane osobowe są przez nas przetwarzane, jeśli klienci z podpisem kwalifikowanym chcą złożyć podpis za pośrednictwem dostawców usług zaufania (np. A-Trust, D-Trust, swisscom) lub innych dostawców, którzy są niezbędni do świadczenia usług dostawców usług zaufania:

• Dane dotyczące imienia i nazwiska;
• Narodziny;
• dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu);

Dane osobowe są z reguły przetwarzane przez nas przez okres trwania relacji biznesowych i zgodnie z wymogami prawnymi (obowiązki przechowywania). Podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych jest zgoda zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO, wypełnienie zobowiązań przedumownych i umownych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz wypełnienie obowiązków prawnych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO (w celu wypełnienia ustawowych obowiązków przechowywania danych).
Podanie i przetwarzanie Twoich danych jest niezbędne do świadczenia Ci usługi naszego sproof sign.

3.3.3 Pasek przetwarzania danych

Współpracujemy z firmą Stripe (Stripe Payments Europe Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irlandia) jako dostawcą usług płatniczych. Transakcje płatnicze na naszym sproof sign są zatem przetwarzane za pośrednictwem Stripe. W tym kontekście przetwarzamy następujące dane osobowe:

• Imię i nazwisko posiadacza karty;
• Adres e-mail;
• Klient;
• Numer zamówienia;
• Konto;
• Karta kredytowa;
• okres ważności karty kredytowej;
• numer weryfikacyjny karty kredytowej (CVC);
• Data i godzina transakcji;
• kwota transakcji;
• Nazwa dostawcy;
• Miejsce.

Przekazywanie i przetwarzanie danych użytkownika jest niezbędne do świadczenia przez nas usług sign sproof, w szczególności transakcji płatniczych.
Stripe przyjmuje podwójną rolę administratora i podmiotu przetwarzającego w odniesieniu do działań związanych z przetwarzaniem danych. Jako administrator danych Stripe wykorzystuje przekazane przez użytkownika dane w celu wypełnienia obowiązków regulacyjnych. Odpowiada to uzasadnionemu interesowi Stripe (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO) i służy realizacji umowy (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Nie mamy wpływu na ten proces.
Stripe działa jako podmiot przetwarzający w celu realizacji transakcji w ramach sieci płatności. W ramach stosunku przetwarzania zamówień Stripe działa wyłącznie zgodnie z naszymi instrukcjami i jest umownie zobowiązany do przestrzegania przepisów o ochronie danych w rozumieniu art. 28 RODO.
Stripe wdrożył środki zgodności dla międzynarodowych transferów danych. Mają one zastosowanie do wszystkich globalnych działań, w ramach których Stripe przetwarza dane osobowe osób fizycznych w UE. Środki te opierają się na standardowych klauzulach umownych UE (SCC).
Więcej informacji na temat możliwości sprzeciwu i usunięcia danych ze Stripe można znaleźć na stronie: Centrum prywatności Stripe

3.3.4 Przetwarzanie danych Wtyczki mediów społecznościowych

Nie zintegrowaliśmy żadnych wtyczek mediów społecznościowych w naszej aplikacji internetowej. Przyciski mediów społecznościowych dla sieci społecznościowych (np. Instagram, Facebook, LinkedIn) zostały zintegrowane na naszym sproof sign jedynie z linkiem (linkiem referencyjnym do sieci społecznościowych). Po kliknięciu tego linku (przycisku) użytkownik zostanie przekierowany bezpośrednio na odpowiednią stronę internetową. Należy zwrócić uwagę na

3.4. Przetwarzanie danych w związku z korzystaniem z serwisu sproof ident

Jeśli korzystają Państwo z serwisu sproof ident w celu uproszczenia rejestracji, identyfikacji lub założenia konta użytkownika, my oraz firma, w której przeprowadzają Państwo proces rejestracji, identyfikują się Państwo lub zakładają konto użytkownika (zwana dalej „partnerem umownym”), przetwarzamy Państwa dane osobowe jako wspólni administratorzy w rozumieniu art. 26 RODO.
W zakresie przetwarzania danych oraz realizacji praw osób, których dane dotyczą, zgodnie z art. 15–20 RODO, partner umowny pełni rolę jednolitego punktu kontaktowego. Dane kontaktowe Partnera Umownego można znaleźć np. w jego informacji o ochronie danych zgodnie z art. 13 i 14 RODO.
Jeśli zdecydują się Państwo skorzystać z usługi sproof ident, zostaną Państwo automatycznie przekierowani na nasze serwery, a na ekranie pojawi się zaproszenie do udziału w usłudze sproof ident. W tym momencie Państwa urządzenie końcowe przekazuje nam odpowiednie dane techniczne dotyczące połączenia (takie jak np. adres IP, typ i wersja przeglądarki internetowej). Dane te są rejestrowane w plikach dziennika i przetwarzane w szczególności w celu obsługi serwisu sproof ident (bardziej szczegółowe informacje można znaleźć w punkcie 3.1. „Korzystanie z aplikacji internetowych”).

W celu identyfikacji można skorzystać z E-ID, EUDI lub procedury identyfikacyjnej oferowanej przez dostawcę zewnętrznego.

Identyfikacja za pomocą E-ID lub EUDI: Dostęp do Państwa tożsamości cyfrowej (E-ID zgodnie z rozporządzeniem UE 2024/1183; w Austrii – ID Austria, w Niemczech – dowód osobisty z funkcją online itp.) oraz do Państwa EUDI odbywa się wyłącznie za Państwa zgodą. Jeśli po wprowadzeniu prawidłowych danych dostępowych uda się Państwu pomyślnie uwierzytelnić, gromadzimy dane zapisane w Państwa E-ID (np. imię i nazwisko, adres wraz z ulicą, numerem domu, dopiskiem adresowym, kodem pocztowym i krajem oraz inne dane; o poszczególnych gromadzonych danych zostaną Państwo poinformowani oddzielnie) i przekazujemy je naszemu partnerowi umownemu w celu przeprowadzenia rejestracji i utworzenia konta użytkownika lub w celu identyfikacji lub rejestracji.

Identyfikacja za pośrednictwem podmiotu zewnętrznego: W celu przeprowadzenia identyfikacji przekierowujemy Państwa do podmiotu zewnętrznego. Podwykonawcy zaangażowani w ten proces zostali wymienieni poniżej. Zostaną Państwo poinformowani o konkretnym podmiocie zewnętrznym oraz o gromadzonych danych. Proces identyfikacji za pośrednictwem dostawcy zewnętrznego przeprowadzamy wyłącznie za Państwa zgodą. Gromadzimy Państwa dane w ramach tego procesu (np. imię i nazwisko, adres wraz z ulicą, numerem domu, dopiskiem adresowym, kodem pocztowym i krajem oraz inne dane; informacje na temat konkretnych gromadzonych danych znajdują się w polityce prywatności danego dostawcy) i przekazujemy je naszemu partnerowi umownemu w celu przeprowadzenia rejestracji i utworzenia konta użytkownika lub w celu identyfikacji lub rejestracji.

Przetwarzanie danych w tym zakresie opiera się na podstawie prawnej określonej w art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Państwa zgoda ma charakter dobrowolny i można ją w każdej chwili wycofać ze skutkiem na przyszłość, np. wysyłając wiadomość na adres privacy@sproof.com. Cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych do momentu cofnięcia zgody.

Następnie nasz partner umowny przetwarza przekazane mu przez nas dane w celu zakończenia lub zakończenia procesu rejestracji. Ewentualne późniejsze przetwarzanie danych przez partnera umowy, np. w celu zarządzania klientem, odbywa się na odpowiedzialność partnera umowy zgodnie z art. 4 ust. 7 RODO.

Należy pamiętać, że sproof nie przechowuje żadnych danych zebranych za pomocą identyfikatora E-ID przez dłuższy czas. Dane te są przechowywane tylko przez okres 30 dni w celu zapobiegania oszustwom i nadużyciom oraz ochrony przed cyberatakami, a następnie są automatycznie usuwane. Dane służące do uwierzytelniania i wyrażania zgody są również anonimizowane lub usuwane po 30 dniach. Od tego momentu nie będziemy w stanie przypisać żadnych danych do użytkownika.

W celu technicznego przetwarzania sproof ident, przekazujemy Twoje dane podwykonawcom wymienionym w punkcie 4. W tym celu zawarliśmy umowy o przetwarzanie danych zgodnie z art. 28 RODO.

4. Podwykonawcy przetwarzania

	Nazwisko i dane kontaktowe	Funkcja i przedmiot
1	OVH GmbH Christophstraße 19, 50670 Kolonia, Niemcy   E-mail: kundendienst@ovh.de	Centrum danych, czyli zapewnienie infrastruktury. Dane są tam przetwarzane i przechowywane.
2	Scaleway S.A.S 8 rue de la Ville l’Evêque, 75008 Paryż, Francja   Inspektor ochrony danych (DPO) firmy Scaleway: dpo@iliad.fr. Zespół ds. ochrony prywatności firmy Scaleway: privacy@scaleway.com Powiadomienie o naruszeniu bezpieczeństwa danych: security@scaleway.com	Centrum danych, czyli zapewnienie infrastruktury. Dane są tam przetwarzane i przechowywane.
3	Brevo GmbH Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin, Niemcy   E-mail: support@brevo.com	Serwer pocztowy, tj. wysyłanie wiadomości e-mail zawierających zaproszenia do cyfrowego podpisania dokumentu, innych wiadomości transakcyjnych, takich jak przypomnienia, ustalanie hasła itp., a także informacji dotyczących naszych usług i rozwiązań.
Uwaga: Poniższe podmioty przetwarzające na zlecenie mają zastosowanie wyłącznie w przypadku korzystania z usług odpowiednich dostawców usług zaufania.
4	Swisscom (Szwajcaria) Ltd Alte Tiefenaustrasse 6, 3050 Berno, Szwajcaria E-mail: datenschutz@swisscom.com Adres pocztowy: Swisscom (Switzerland) Ltd, dr Nicolas Passadelis, LL.M., inspektor ochrony danych Swisscom Ltd oraz Swisscom (Switzerland) Ltd, skrytka pocztowa, 3050 Berno	Tworzenie i składanie kwalifikowanych podpisów elektronicznych.
5	A-Trust GmbH Landstraßer Hauptstraße 1b, E02 1030 Wiedeń E-mail: datenschutz@a-trust.at	Tworzenie i składanie kwalifikowanych podpisów elektronicznych.
6	PrimeSign GmbH Wielandgasse 2 8010 Graz, Austria   E-mail: office@cryptas.com	Tworzenie i składanie kwalifikowanych podpisów elektronicznych.
7	EID Easy OÜ A. Lauteri, nr 3 Tallinn, 10114 Estonia	Tworzenie i składanie kwalifikowanych podpisów elektronicznych.
8	In.Te.S.A. S.p.A. Strada Pianezza 289 10151 Turyn Włochy   E-mail: privacy@intesa.it	Tworzenie i składanie kwalifikowanych podpisów elektronicznych.
Uwaga: Poniżsi podwykonawcy mają zastosowanie wyłącznie w przypadku stosowania odpowiednich procedur identyfikacyjnych.
9	Shufti Pro (Cyprus) Limited ul. Nafpaktou 5, Latsia, 2221 Nikozja, Cypr E-mail: dpo@shuftipro.com Adres: ul. Nafpaktou 5, Latsia, 2221 Nikozja, Cypr	Przeprowadzanie identyfikacji osób i ich dokumentów tożsamości / procesy KYC (w tym dane umożliwiające identyfikację osoby oraz weryfikacja przeszłości).
10	Governikus GmbH & Co. KG, Hochschulring 4, 28359 Brema	Przeprowadzanie identyfikacji osób i ich dokumentów tożsamości / procesy KYC.

5. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji / profilowanie

Nie ma miejsca zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie.

6. Twoje prawa jako osoby, której dane dotyczą

Zwracamy również uwagę na następujące prawa, które przysługują Państwu jako osobie, której dane dotyczą:

• Prawo do dostępu administratora do dotyczących Państwa danych osobowych zgodnie z art. 15 RODO
• Prawo do sprostowania danych zgodnie z art. 16 RODO
• Prawo do usunięcia danych zgodnie z art. 17 RODO
• Prawo do ograniczenia przetwarzania danych zgodnie z art. 18 RODO
• Prawo do przenoszenia danych zgodnie z art. 20 RODO
• Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych zgodnie z art. 21 RODO
• Prawo do wycofania zgody zgodnie z art. 7 ust. 3 RODO

Ponadto mają Państwo prawo do złożenia skargi do właściwego organu nadzorczego (w Austrii jest to organ ochrony danych z siedzibą w Wiedniu). W związku z tym odnosimy się do  www.dsb.gv.at austriackiego organu ochrony danych. W przypadku jakichkolwiek skarg można również skontaktować się z nami bezpośrednio pod adresem privacy@sproof.com.

7. Status

Aktualizacja niniejszej polityki prywatności może być konieczna ze względu na postęp techniczny i nowe wymogi prawne. Poinformujemy Cię o tym z wyprzedzeniem.

Niniejsze postanowienia dotyczące ochrony danych są dostępne w różnych językach. W przypadku niejasności lub wątpliwości interpretacyjnych wiążąca jest wyłącznie niemiecka wersja niniejszej polityki prywatności.