Los tediosos procesos contractuales son cosa del pasado, pero ¿cómo funciona firmar contratos en línea de manera fácil y segura? En este artículo, aprenderás cómo firmar contratos online o cómo obtener firmas en la web. ¿Qué es importante, cuáles son los criterios de calidad? Pero un “spoiler” de antemano: lo simple y lo seguro pueden funcionar, pero no tienen que funcionar juntos.

La firma electrónica ha llegado para quedarse

Es una cuestión de actitud. Firmar un documento tiene un cierto componente estético. Sellas una decisión con algo muy personal: tu propia firma manuscrita. Esta firma a menudo se ensaya y refina a lo largo de los años y, en la mayoría de los casos, permanece sin cambios durante toda la vida comercial. A menudo, la firma analógica de un documento se asocia con una reunión, hay varias partes contratantes y a menudo tiene algo sociable. Te reúnes, te das la mano, firmas un documento y luego lo guardas en un archivo más o menos seguro. La mayoría de las veces las personas están satisfechas y vuelven a tomar caminos separados.

La otra cara de la moneda es obvia. Independientemente de si desea mapear procesos de firma internos o externos. Requiere un nivel muy alto de recursos, que se pueden desperdiciar con la ayuda de la firma digital.
La digitalización de los procesos de toma de decisiones ya ha llegado incluso en industrias y áreas de negocio muy “consolidadas”. En el contexto privado, la firma electrónica de contratos está muy extendida desde hace tiempo y cuenta con el apoyo de los proveedores estatales de identidad electrónica en muchos países europeos.

Según el estudio, la integración de soluciones de firma en el contexto corporativo muy a menudo proviene de voces individuales en la empresa que desde hace mucho tiempo se familiarizaron con las ventajas de la firma electrónica en la esfera privada. Muchos servicios gubernamentales en línea permiten a los ciudadanos firmar contratos digitalmente. En última instancia, esto significa que los empresarios también quieren los beneficios de estas soluciones de firma en línea para el procesamiento de contratos en sus propias empresas.

¿Cómo funciona la firma digital?

Cada vez hay más herramientas de firma nuevas, a menudo pequeñas y gratuitas, que circulan por Internet y a menudo mantienen el registro y utilizan un umbral muy bajo. Funciona como herramientas más grandes: ha guardado un documento digital localmente, lo ha subido a una herramienta de navegador web y lo ha firmado. Con algunas herramientas, el documento también se puede descargar para enviarlo después. Por otro lado, existen plataformas de firma complejas que a menudo se integran en un sistema integral de gestión documental o en un sistema CRM o ERP. Esto también hace posible la firma de terceros o la firma remota mucho más compleja. Esto significa que también puedo liberar un documento autofirmado para su firma, definir secuencias de firma y flujos de trabajo complejos, etc.

Especialmente en el entorno profesional, las soluciones que se especializan específicamente en la firma integral de documentos PDF y permiten los más altos estándares de seguridad y, sobre todo, una guía de usuario muy simple son cada vez más populares. La firma digital de documentos PDF a través del navegador web se puede dividir básicamente en tres componentes esenciales.

Gestión de contratos

Como se mencionó, la brecha es amplia aquí. El criterio mínimo para una herramienta web es la capacidad de cargar documentos (en la mayoría de las aplicaciones, los archivos se convierten automáticamente al formato PDF común) y descargarlos nuevamente después de firmarlos o almacenarlos de la manera más segura posible. Las herramientas integrales también permiten una gestión inteligente y una visión general de todos los documentos importantes en una ubicación central.

La firma digital de documentos

El elemento central de todas las herramientas de firma en línea es la aplicación de la firma digital a un documento contractual. La aplicación de una firma digital válida a un documento PDF es un proceso técnico que debe distinguirse claramente de la simple inserción de una imagen de una firma manual sin ninguna otra medida técnica.

Una firma digital válida permite, en particular, la detección de cambios posteriores en el documento. Este no es el caso de la simple inserción de imágenes.

Técnicamente, para una firma digital, el contenido del documento está firmemente vinculado a la firma adjunta. En este caso, la apariencia visual de la firma en el documento es principalmente informativa y no relevante para la validez (técnica). Sproof Sign, por ejemplo, admite la inserción de imágenes de una firma o la firma manual en la pantalla, pero también crea una firma digital completa en segundo plano.

Otra etapa de las firmas digitales son las firmas digitales cualificadas. En estos casos, el firmante es verificado por un proveedor de servicios de confianza. Se trata de organizaciones que llevan a cabo una amplia verificación de la identidad de una persona o una organización y vinculan la identidad a la firma en el curso de la firma digital. Esto significa que las firmas digitales cualificadas tienen un estatus legal especial que equivale a una firma manuscrita.

Gestión de firmas y flujos de trabajo

Todo el potencial de las plataformas de firma es evidente cuando se trata de enviar solicitudes de firma seguras y compatibles a otros. Por ejemplo, el signo de prueba permite delegar diferentes tareas (por ejemplo, firmar documentos, ver documentos, reenviar documentos) a diferentes personas. La comunicación tiene lugar, por un lado, dentro de la aplicación web y, por otro, también a través de la comunicación a través del tráfico de correo electrónico. Así que no se puede perder nada. La delegación automatizada también facilita la gestión de los procesos de firma y el cumplimiento de plazos y plazos. Además, es posible definir representantes, establecer mensajes de fuera de la oficina, especificar secuencias de firmas y definir el estándar con el que se deben realizar las firmas.

La calidad es lo primero. – Los criterios de calidad de las herramientas de firma basadas en la web

Los beneficios de la firma digital son muy diversos. Aquí hay una lista de las características clave de calidad de las herramientas avanzadas de firma electrónica:

Disponibilidad y seguridad en la nube

Los contratos en línea están disponibles en cualquier momento y en cualquier lugar, siempre que tenga acceso a Internet. La disponibilidad 24/7 es la gran ventaja de las soluciones seguras en la nube. Sin embargo, se debe tener mucho cuidado para garantizar que se confíe en un entorno de almacenamiento seguro y protegido, protegido contra el acceso no autorizado, la pérdida y el uso indebido. Para las aplicaciones en la nube, es especialmente importante asegurarse de que la herramienta esté alojada al 100% en servidores europeos.

Naturaleza vinculante de las firmas digitales

Además, se debe prestar atención a cómo uno puede o debe probar su propia identidad. Una firma electrónica simple (EES) no ofrece protección legal y nunca debe usarse para firmas en un contexto corporativo. Para obtener el más alto nivel de seguridad, se debe utilizar la firma electrónica cualificada (QES), que es la medida de todas las cosas en Europa según el Reglamento eIDAS. De hecho, la elección del proveedor de firma es de particular importancia y se requiere un cierto conocimiento básico de los tres estándares de firma diferentes para poder mapear los casos de uso en su propia empresa de la mejor manera posible.

Verificar las firmas electrónicas adjuntas

Otra gran cosa es que las firmas electrónicas son verificables para siempre y en todo momento. La información sobre cada paso del proceso de firma, de principio a fin, incluidas las firmas adjuntas y la identidad única de los firmantes, es inseparable en el documento pdf para siempre. Las soluciones integrales de firma electrónica (como el signo de prueba) permiten la verificación directamente en la plataforma.

Colaboración

Firmar es un asunto de equipo. Firma internamente u obtén aprobaciones de partes interesadas externas. Lo importante es la capacidad de administrar su equipo muy fácilmente con una cuenta de administrador. Debería ser muy fácil agregar nuevos usuarios y el grupo de unidades de firma disponibles debe ser muy fácil de aumentar.

Conformidad

Es una obligación para las empresas cumplir con las leyes y regulaciones aplicables, especialmente en lo que respecta al almacenamiento seguro y legalmente compatible de documentos y datos en el área europea. Algunas herramientas (por ejemplo, el signo de prueba) se basan en el muy alto estándar de documentos PDF/A.

Resultado

Es hora de firmar. Los servicios de firma electrónica basados en la web son una forma interesante y útil de simplificar las operaciones comerciales y ahorrar tiempo y esfuerzo. En un contexto empresarial, es importante que cumpla con todos los requisitos relevantes para el caso de uso respectivo.