En un entorno altamente regulado como el de los pagos, los procesos eficientes y que cumplen con la ley son cruciales. El proveedor austriaco de servicios de pago hobex AG muestra cómo se pueden combinar con éxito la digitalización y el cumplimiento con la solución de firma digital sproof sign. Al integrar a la perfección la firma electrónica avanzada en el sistema de gestión de contratos existente, hobex no solo pudo aumentar la calidad del proceso, sino también ahorrar valiosos recursos. En conversación con la Dra. Martina Gsöls, experta en protección de datos de hobex, queda claro la importancia de las normas europeas de protección de datos, la flexibilidad técnica y la facilidad de uso a la hora de seleccionar una solución integrada para la firma digital en la empresa.

Nombre de la organización:
hobex AG

Perfil de la empresa:
hobex AG es un proveedor austriaco de servicios completos de sistemas de pago sin efectivo con sede en Salzburgo y otras ubicaciones en Alemania, Eslovenia e Italia. La empresa ofrece soluciones a medida para la aceptación de tarjetas de crédito y débito, así como para pagos en comercio electrónico. Hobex se fundó en 1991 y ha estado activo en el mercado desde entonces, con un enfoque en la innovación y el servicio al cliente.

Por qué signo de prueba:
“Debemos ser capaces de demostrar en todo momento que nuestros procesos funcionan legalmente sin problemas y cumplen con los requisitos actuales. Por lo tanto, los procesos digitales, trazables y auditables son esenciales, especialmente en la contratación. Una solución como el letrero a prueba nos ayuda a cumplir con estos altos estándares”.

¿Qué significa hobex como empresa?

hobex es un proveedor líder de servicios de pago en la región DACH con presencia adicional en Eslovenia e Italia. Nuestro negocio principal es apoyar a las empresas de diversas industrias, especialmente minoristas, gastronómicas y turísticas, en el procesamiento de pagos sin efectivo de manera segura y eficiente.

Habilitamos el pago con tarjeta tanto en el punto de venta como en el comercio electrónico y atendemos a unos 44.000 clientes. Damos gran importancia a un excelente servicio al cliente, un alto grado de flexibilidad y un apoyo individual. Para satisfacer esta demanda, herramientas modernas y potentes, como el rótulo de prueba para firmas digitales, son un componente central de nuestra infraestructura digital.

¿Qué papel juegan la protección de datos, el cumplimiento y la regulación en su negocio diario y en el proceso de firma digital?

Como proveedor de servicios de pago, hobex está sujeto a la supervisión de la Autoridad del Mercado Financiero de Austria (FMA). Esto significa que estamos sujetos a requisitos normativos similares a los de los bancos tradicionales, lo que se aplica en particular al cumplimiento de los requisitos de protección de datos, la seguridad informática y los procesos de cumplimiento integrales.

Debemos ser capaces de demostrar en todo momento que nuestros procesos funcionan legalmente sin problemas y cumplen con los requisitos actuales. Por lo tanto, los procesos digitales, trazables y auditables son esenciales, especialmente en la contratación. Una solución como el letrero de prueba nos ayuda a cumplir con estos altos estándares.

¿En qué casos de uso específicos está utilizando actualmente la firma digital?

Hemos integrado completamente sproof sign en nuestra gestión de contratos digitales. Tan pronto como se finaliza un contrato, el propietario responsable del contrato puede iniciar el proceso de firma directamente. Los participantes son invitados automáticamente, el estado actual es visible en todo momento y, después de firmar, el documento vuelve automáticamente al sistema. Todo esto funciona a través de una interfaz API que se ha integrado perfectamente en nuestro entorno de TI existente. Esto hace que el proceso sea consistente, eficiente y transparente.

¿Cómo fue la introducción de la señal de prueba en su entorno de sistemas de TI existente?

La integración técnica fue fluida y se implementó en poco tiempo. Me gustaría destacar especialmente el valor añadido tangible: el proceso de firma se ha vuelto mucho más fácil, rápido y seguro gracias al signo a prueba. Para nosotros, era crucial que no pensáramos en la digitalización de forma aislada, sino que la integráramos en los flujos de trabajo existentes, que es exactamente lo que sproof permite con su solución basada en API.

Para nosotros, la firma electrónica avanzada ofrece la combinación ideal de seguridad, facilidad de uso y eficacia legal. Es fácil de configurar, fácil de usar y también es muy bien recibido por socios externos.

Dra. Martina Gsöls

¿Cómo se introdujo y aceptó la firma electrónica internamente en la empresa? ¿Hubo alguna medida de capacitación?

Sproof Sign se implementó directamente como parte de la introducción de nuestro nuevo sistema de gestión de contratos. Como resultado, fue parte de un proceso de cambio más amplio en el que se llevó a cabo una capacitación específica. La aceptación fue alta desde el principio, especialmente entre los colegas que trabajan regularmente con contratos. Aprecian la facilidad de uso, la transparencia en el proceso y el notable ahorro de tiempo. La solución de firma digital se utiliza activamente y se valora muy positivamente.

¿Por qué eligieron deliberadamente un proveedor europeo de software de firma electrónica?

La mayoría de nuestros clientes y empresas asociadas se encuentran en Europa, con un enfoque en Austria, Alemania e Italia. En consecuencia, concedemos gran importancia a confiar en los proveedores europeos en el ámbito de la protección de datos y la infraestructura informática.

Preferimos soluciones en la nube con alojamiento en la UE y un claro cumplimiento del RGPD. sproof cumple con estos requisitos al 100%, y la empresa en sí tiene su sede en Austria, lo que encaja perfectamente con nuestra propia imagen como una empresa anclada regionalmente pero con actividad internacional.

Si hay una solución europea que sea técnicamente convincente y que al mismo tiempo comparta nuestros valores en términos de protección de datos, esa es la primera opción para nosotros.

¿Por qué utilizas la firma electrónica avanzada en hobex?

Para nosotros, la firma electrónica avanzada ofrece la combinación ideal de seguridad, facilidad de uso y eficacia legal. Es fácil de configurar, fácil de usar y también es muy bien recibido por socios externos.

Para los contratos en el entorno B2B, cumple con todos los requisitos, tanto en términos de validez legal como de cumplimiento. Este es un factor decisivo, especialmente para un proveedor de servicios de pago regulado como nosotros.

¿Por qué elegiste una integración API de la firma electrónica de sproof sign?

Para nosotros, la digitalización de extremo a extremo de nuestros procesos comerciales está en primer plano. Esto significa: sin discontinuidades de medios, sin cambios en el sistema, sin copia manual de documentos de un lado a otro.

Gracias a la integración de la API, todo el proceso de firma funciona directamente dentro de nuestra gestión de contratos. Empiezo la firma, se abre la ventana de prueba, firmo, y tan pronto como se completa el proceso, el documento se reproduce automáticamente. De esta manera, nos aseguramos de que nuestros procesos no solo sean digitales, sino también eficientes y fáciles de usar.

¿Cómo funcionó la cooperación en la integración técnica del software de firma?

La implementación se llevó a cabo en estrecha coordinación entre nuestro proveedor de gestión de contratos y el equipo de sproof. La cooperación fue profesional y orientada a soluciones en todo momento. Incluso con requisitos individuales o solicitudes de soporte, Sproof siempre estuvo disponible rápidamente y fue muy útil.

Desde nuestro punto de vista, fue un proyecto exitoso en todos los sentidos, tanto técnica como organizativamente.