Digitalno potpisivanje SEPA mandata

Najvažnije činjenice ukratko

• Pravna sigurnost: Digitalni SEPA mandati u potpunosti su pravno važeći u skladu s eIDAS Uredbom (FES ili QES)
  
• Nema više tipkanja: Digitalni prijenos podataka umjesto ručnog unosa nečitljivih skenova
  
• Brzina: Skupljanje i potpisivanje traje manje od 2 minute sa sproof Fastlaneom
  
• Hibridna snaga: sproof Fastlane premošćuje jaz između papirnatog i digitalnog – jednostavnim skeniranjem QR koda na fizičkim dokumentima
  
• Najbolja praksa: Saznajte kako je pružatelj energetskih i infrastrukturnih usluga Salzburg AG optimizirao svoju korisničku podršku kroz ovu digitalnu transformaciju

Zašto tradicionalni SEPA procesi usporavaju vaše poslovanje

Ručno dobivanje ovlaštenja za izravno terećenje je ogroman gubitak vremena i relikt iz analognog svijeta. Klasični proces – ispis, slanje poštom, ručno potpisivanje, skeniranje i vraćanje putem e-maila – nije samo zamoran za vaše kupce, već uzrokuje i ogromne troškove u vašoj administraciji:

• Izvor prijenosa podataka o pogreškama: IBAN, ime i referenca mandata moraju se ručno prenijeti s (često nečitljivih) skenova u ERP ili računovodstveni sustav. To je sklono greškama i skupo.
  
  
• Visoke stope odustajanja: Svaka medijska pauza – poput odlaska do tiskara ili poštanskog sandučića – predstavlja prepreku na kojoj kupci odustaju od procesa.
  
  
• Zaostatak u birokraciji: Nečitko rukopis dovodi do dugotrajnih petlji ispravaka i odgađa proces plaćanja, što izravno opterećuje vašu likvidnost i veže vrijedne administrativne resurse koji bi se zapravo mogli iskoristiti za produktivnije zadatke.

Digitalni SEPA zahtijeva moderne procese plaćanja

Prijelaz na djelomično ili potpuno digitalni proces donosi daleko više prednosti nego samo prelazak na bezpapir. Pozitivni učinci protežu se kroz cijeli lanac vrijednosti.

Pozitivni učinci optimiziraju cijelu vašu administraciju:

• Značajno smanjeno vrijeme protoka: Mandati se finaliziraju u minutama umjesto u danima.

• Smanjenje pogrešaka kroz provjereni unos podataka: Budući da kupci unose svoje podatke digitalno u unaprijed definirana polja obrazaca, nema pogrešaka u transkripciji prilikom tipkanja. Pomagala za validaciju osiguravaju da u vaš sustav ulaze samo potpuni i ispravno formatirani mandati.

• Viša stopa konverzije: Što je proces potpisivanja jednostavniji, to je niža stopa napuštanja.

• Značajno smanjenje troškova: Štedite na troškovima poštarine, tiska i arhiviranja, kao i na dragocjenom radnom vremenu za ručni unos podataka.

• Centralno i upravljanje otporno na reviziju: Svi mandati su digitalno arhivirani, mogu se odmah pronaći i dokumentirati na zakonski usklađen način zahvaljujući potpunom revizijskom zapisu.

• Moderno korisničko iskustvo: Svojim kupcima nudite suvremenu, korisnički prilagođenu uslugu bez medijskih prekida.

Posebno fleksibilno: Ovaj digitalni proces može se koristiti i u hibridnom formatu

Kako se SEPA obveza za izravno terećenje izdaje digitalno?

Kada koristite rješenje za digitalni potpis poput Sproofa, možete automatizirati cijeli proces izdavanja mandata putem predloška i ponuditi svojim kupcima hibridno rješenje.

Prilikom kreiranja SEPA obveze za izravno terećenje, potrebne su određene obavezne informacije koje moraju biti uključene u dokument. To uključuje:

• Ime osiguravatelja (vlasnika računa)
• Adresa platitelja
• IBAN platitelja
• Ime primatelja (vjerovnika)
• Identifikacija vjerovnika
• Referenca mandata (jedinstvena identifikacija mandata)
• Vrsta mandata (jednokratno ili ponavljajuće izravno terećenje)
• Referenca na pravo na povrat troškova (npr. “Mogu to učiniti unutar 8 tjedana…”)
• Datum mandata
• Potpis platitelja

Bez tih informacija, zahtjev banaka možda neće biti obrađen.

sproof Fastlane omogućuje besprijekornu integraciju ovih procesa u vaš korporativni dizajn. Nakon potpisivanja, podaci se izravno prenose digitalno, što ručno tipkanje čini potpuno suvišnim.

Princip je jednostavan:

1. Pripremite se: Pripremite ugovor ili obrazac u sproof Sign i stavite QR kod na dokument.
   
2. Dostava: Dokument će vašim kupcima biti poslan uobičajenom poštanskom službom.
   
3. Digitalno potpisivanje: Kupac skenira QR kod svojim pametnim telefonom. Proces potpisivanja započinje odmah – bez potrebe za registracijom ili prijavom.
   
4. Završna obrada: Samo nekoliko klikova i ugovor je pravno potpisan i sigurno vraćen vašoj tvrtki.

Pravna osnova: Je li valjana?

Da. SEPA obveza digitalnog direktnog terećenja podliježe uredbi eIDAS u EU. Iako je tekstualni obrazac dovoljan za mnoge mandate, banke često zahtijevaju pisani obrazac kako bi se minimizirao rizik. Kvalificirani elektronički potpis (QES) 100% je ekvivalentan rukom pisanom potpisu i nudi najvišu dokaznu vrijednost na sudu. U praksi, napredni elektronički potpis (FES) etablirao se kao učinkovita sredina za standardne transakcije plaćanja. Pravna sigurnost i brzina nisu međusobno isključive.

Najbolja praksa: Salzburg AG

Salzburg AG: Digitale Souveränität und mehr als 250.000 Blatt Papier weniger durch den Wechsel zu sproof

Često postavljana pitanja o toj temi

1. Što je SEPA obaveza za izravno terećenje?
   SEPA obaveza za izravno terećenje je zakonska dozvola korisnika tvrtki da naplaćuje iznose koji duguju izravno s njihovog bankovnog računa. Također služi kao uputa banci da izvrši uplatu.
   
2. Je li elektronička SEPA obveza pravno valjana?
   Da, elektronička SEPA obveza je pravno u potpunosti učinkovita sve dok je u skladu sa standardima eIDAS. Digitalni potpisi (FES ili QES) i testni trag bez krivotvorenja čine identitet potpisnika još provjerljivijim nego na papiru. Banke prihvaćaju ove e-mandate na svim područjima jer ispunjavaju zahtjeve Europskog vijeća za plaćanja.
   
3. Prihvaćaju li banke digitalne obveze?
   Da, sve dok standard potpisa (FES ili QES) dokazuje autentičnost potpisnika bez sumnje.
   
4. Treba li kupac napraviti sproof račun da bi potpisao?
   Ne. Vaši kupci mogu potpisati obvezu izravno putem linka koji su primili ili nakon skeniranja QR koda. Nema potrebe za registracijom ili stvaranjem računa sa sproofom, što održava stopu napuštanja izuzetno niskim.
   
5. Što se događa s dokumentom nakon što je potpisan?
   Čim sve strane potpišu, i vi i vaši kupci automatski ćete dobiti potpuno potpisani dokument u PDF formatu putem e-pošte. Podaci se također mogu izravno prenijeti u vaš vodeći sustav (npr. ERP ili računovodstvo) putem sučelja.
   
6. Je li digitalna obveza arhivirana na način koji ne može proći reviziju?
   Da. Svaki dokument potpisan putem sproofa sadrži trag revizije otpornu na krivotvorenje. Zajedno s digitalnim certifikatom, ovo ispunjava sve zahtjeve za arhiviranje s revizijskim dokazima i nudi potpuni lanac dokaza.
   
7. Mogu li korporativni kupci (B2B) također potpisati?
   Da, apsolutno. sproof Fastlane je idealan za B2B procese. Ovlašteni potpisnici ili ovlašteni potpisnici tvrtki također mogu digitalno potpisati SEPA poslovne obveze na pravno usklađen način – ako to žele, također kvalificiranim elektroničkim potpisom (QES), koji je pravno ekvivalentan rukom pisanom potpisu.

Ostali primjeri upotrebe: Postavite fastlane tamo gdje to vaši slučajevi zahtijevaju→