A fárasztó szerződéskötési folyamatok már a múlté – de hogyan működik a szerződések egyszerű és biztonságos online aláírása? Ebben a cikkben megtudhatja, hogyan írhat alá szerződéseket online, illetve hogyan szerezhet aláírásokat az interneten. Mi a fontos, mik a minőségi kritériumok? De egy “spoiler” előre: Az egyszerű és a biztonságos működhet, de nem kell együtt működnie.

Az elektronikus aláírás itt van, hogy maradjon

Ez hozzáállás kérdése. Egy dokumentum aláírásának van egy bizonyos esztétikai összetevője. Egy döntést valami nagyon személyes dologgal pecsétel meg: a saját kézzel írt aláírásával. Ezt az aláírást gyakran évek alatt gyakorolják és finomítják, és a legtöbb esetben az egész üzleti élet során változatlan marad. Gyakran előfordul, hogy egy dokumentum analóg aláírása egy találkozóhoz kapcsolódik, több szerződő fél van jelen, és gyakran van valami társasági jellege. Találkoznak, kezet ráznak, aláírnak egy dokumentumot, majd azt egy többé-kevésbé biztonságos archívumban tárolják. Az emberek legtöbbször elégedettek, és ismét külön utakon járnak.

Az érem másik oldala nyilvánvaló. Függetlenül attól, hogy belső vagy külső aláírás-folyamatokat kíván leképezni. Ez nagyon nagy erőforrásokat igényel, ami a digitális aláírás segítségével elpazarolható.
A döntéshozatali folyamatok digitalizálása már a nagyon “régóta” működő iparágakban és üzleti területeken is megérkezett. A magánszférában a szerződések elektronikus aláírása amúgy is elterjedt már egy ideje, és számos európai országban támogatják az állami e-ügyintézők.

A tanulmány szerint az aláírási megoldások vállalati környezetben történő integrálása nagyon gyakran a vállalaton belüli egyéni hangoktól származik, amelyek már régóta ismerik az elektronikus aláírás előnyeit a magánszférában. Számos kormányzati online szolgáltatás lehetővé teszi az állampolgárok számára a szerződések digitális aláírását. Ez végső soron azt jelenti, hogy a vállalkozók is szeretnék, ha a saját vállalatukban a szerződésfeldolgozás során is élvezhetnék ezeknek az online aláírási megoldásoknak az előnyeit.

Hogyan működik a digitális aláírás?

Egyre több új, gyakran kis méretű és ingyenes freeware aláírásgyűjtő eszköz kering az interneten, amelyek gyakran nagyon alacsony küszöbűek a regisztráció és a használat szempontjából. Úgy működik, mint a nagyobb eszközök: Ön egy digitális dokumentumot helyileg elmentett, feltölti egy webböngésző eszközbe, és aláírja azt. Egyes eszközökkel a dokumentumot le is lehet tölteni, hogy aztán tovább lehessen küldeni. Másrészt léteznek komplex aláírási platformok, amelyeket gyakran integrálnak egy átfogó dokumentumkezelő rendszerbe vagy CRM- vagy ERP-rendszerbe. Ez lehetővé teszi a sokkal összetettebb harmadik fél általi aláírást vagy távoli aláírást is. Ez azt jelenti, hogy saját aláírású dokumentumot is kiadhatok aláírásra, komplex aláírási sorrendeket és munkafolyamatokat határozhatok meg stb.

Különösen a professzionális környezetben egyre népszerűbbek azok a megoldások, amelyek kifejezetten a PDF-dokumentumok átfogó aláírására specializálódtak, és a legmagasabb biztonsági szabványokat, valamint mindenekelőtt a nagyon egyszerű felhasználóvezetést teszik lehetővé. A PDF-dokumentumok webböngészőn keresztüli digitális aláírása alapvetően három alapvető összetevőre osztható.

Szerződéskezelés

Mint említettük, itt nagy a szakadék. A webes eszközzel szemben támasztott minimális kritérium a dokumentumok feltöltésének (a legtöbb alkalmazásban a fájlok automatikusan átalakulnak az elterjedt PDF formátumba) és aláírás után történő újbóli letöltésének, illetve a lehető legbiztonságosabb tárolásának lehetősége. Az átfogó eszközök lehetővé teszik továbbá az összes fontos dokumentum intelligens kezelését és áttekintését egy központi helyen.

A dokumentumok digitális aláírása

Az összes online aláírási eszköz központi eleme a digitális aláírás alkalmazása a szerződéses dokumentumon. Az érvényes digitális aláírás alkalmazása egy PDF-dokumentumra olyan technikai folyamat, amelyet egyértelműen meg kell különböztetni a kézi aláírás képének egyszerű, minden további technikai intézkedés nélküli beillesztésétől!

Az érvényes digitális aláírás lehetővé teszi különösen a dokumentum későbbi módosításainak felismerését. Ez nem áll fenn a képek egyszerű beillesztése esetén.

Technikailag a digitális aláírás esetében a dokumentum tartalma szorosan kapcsolódik a csatolt aláíráshoz. Ebben az esetben az aláírás vizuális megjelenése a dokumentumon elsősorban tájékoztató jellegű, és nem releváns a (technikai) érvényesség szempontjából. A sproof sign például támogatja az aláírás képének vagy a kézi aláírásnak a képernyőn történő beillesztését, de a háttérben teljes digitális aláírást is létrehoz.

A digitális aláírások másik szakasza a minősített digitális aláírás. Ezekben az esetekben az aláírót egy bizalmi szolgáltató ellenőrzi. Ezek olyan szervezetek, amelyek a digitális aláírás során egy személy vagy szervezet személyazonosságának széles körű ellenőrzését végzik el, és a személyazonosságot összekapcsolják az aláírással. Ez azt jelenti, hogy a minősített digitális aláírások különleges jogi státusszal rendelkeznek, amely egyenértékű a kézzel írott aláírással.

Aláíráskezelés és munkafolyamatok

Az aláírási platformokban rejlő teljes potenciál akkor válik nyilvánvalóvá, amikor biztonságos és megfelelő aláírási kéréseket kell küldeni másoknak. Például sproof sign lehetővé teszi a különböző feladatok (pl. dokumentumok aláírása, dokumentumok megtekintése, dokumentumok továbbítása) delegálását különböző személyekre. A kommunikáció egyrészt a webalkalmazáson belül, másrészt az e-mail forgalom útján történő kommunikáción keresztül is történik. Így semmi sem veszhet el. Az automatizált delegálás az aláírási folyamatok kezelését és a határidők és határidők betartását is megkönnyíti. Ezenkívül lehetőség van képviselők meghatározására, hivatalon kívüli üzenetek beállítására, aláírási sorrendek megadására és annak a szabványnak a meghatározására, amellyel az aláírások készüljenek.

Első a minőség. – A webalapú aláírási eszközök minőségi kritériumai

A digitális aláírás előnyei igen sokrétűek. Az alábbiakban felsoroljuk a fejlett elektronikus aláírási eszközök legfontosabb minőségi jellemzőit:

Felhő elérhetőség és biztonság

Az online szerződések bármikor és bárhol elérhetők, amennyiben van internet-hozzáférése. A 24/7-es rendelkezésre állás a biztonságos felhőmegoldások nagy előnye. Nagy gondot kell azonban fordítani arra, hogy biztonságos és védett tárolási környezetre támaszkodjanak, amely védett a jogosulatlan hozzáféréstől, elvesztéstől és visszaéléstől. A felhőalkalmazások esetében különösen fontos, hogy az eszköz 100%-ban európai szervereken legyen elhelyezve.

A digitális aláírások kötelező jellege

Emellett figyelmet kell fordítani arra is, hogy az ember hogyan tudja vagy kell bizonyítania saját személyazonosságát. Az egyszerű elektronikus aláírás (EES) nem nyújt jogi védelmet, és soha nem szabad vállalati környezetben aláírásra használni. A legmagasabb szintű biztonság érdekében a minősített elektronikus aláírást (QES) kell használni, amely az eIDAS-rendelet szerint Európában mindenek felett álló mérce. Valójában az aláírásszolgáltató kiválasztása különösen fontos, és a három különböző aláírási szabvány bizonyos alapszintű ismerete szükséges ahhoz, hogy a saját vállalatában a lehető legjobban le tudja képezni a felhasználási eseteket.

A csatolt elektronikus aláírások ellenőrzése

Egy másik nagyszerű dolog, hogy az e-aláírás örökre és mindenkor ellenőrizhető. Az aláírási folyamat minden egyes lépésére vonatkozó információ – az elejétől a végéig -, beleértve a csatolt aláírásokat és az aláírók egyedi személyazonosságát, örökre elválaszthatatlanul benne van a pdf dokumentumban. Az átfogó e-aláírási megoldások (például a sproof sign) lehetővé teszik az ellenőrzést közvetlenül a platformon.

Együttműködés

Az aláírás csapatügy. Írja alá házon belül, vagy szerezze be a külső érdekeltek jóváhagyását. A fontos dolog az, hogy egy admin-fiók segítségével nagyon egyszerűen kezelheti a csapatát. Nagyon könnyen kell új felhasználókat felvenni, és a rendelkezésre álló aláírási egységek körét nagyon könnyen növelni kell.

Megfelelés

A vállalatok kötelesek betartani az alkalmazandó törvényeket és rendeleteket, különösen az európai térségben a biztonságos és jogszerű dokumentum- és adattárolás tekintetében. Néhány eszköz (pl. a sproof sign) a nagyon magas szintű PDF/A dokumentumszabványra támaszkodik.

Eredmény

Itt az ideje aláírni. A webalapú e-aláírási szolgáltatások érdekes és hasznos módját jelentik az üzleti műveletek egyszerűsítésének, valamint az idő- és fáradságmegtakarításnak. Üzleti kontextusban fontos, hogy az adott felhasználási esetre vonatkozó valamennyi releváns követelménynek megfeleljen.