Az összetett aláírási munkafolyamatok újragondolása : automatizált, biztonságos és eIDAS-kompatibilis

Az elektronikus aláírások – az aláírás típusától függően – magas szintű védelmet nyújtanak a hamisítás és a manipuláció ellen. Különösen a fejlett (FES) és a minősített elektronikus aláírások (QES) esetében a kriptográfiai eljárások biztosítják, hogy az aláírt dokumentumon később végzett módosítások felismerhetők legyenek.

A sproof segítségével az aláírási folyamatokat egy hamisításbiztos ellenőrzési nyomvonal is dokumentálja. Ezáltal az aláírási folyamattal kapcsolatos fontos információk nyomon követhető és ellenőrizhető módon rögzíthetők.

Amint egy dokumentumot a sproof segítségével digitálisan aláírnak, a tartalomra kriptográfiai hash-értéket alkalmaznak.

• Utólagos módosítások: Ha az aláírás után akár egyetlen karaktert, tizedesjegyet vagy képet is megváltoztatnak a PDF-ben, a pecsét érvényét veszti.
• Eredmény: Minden elterjedt ellenőrző eszköz (pl. az Adobe Acrobat vagy az ingyenes sproof Validator) azonnal jelzi, hogy a dokumentumot módosították, és az aláírás érvénytelen.

Az osztrák aláírási törvény (SigG) eredetileg az elektronikus aláírásokra vonatkozó jogi keretfeltételeket szabályozta Ausztriában. Ez azonban 2016. június 30-án hatályát vesztette. 2016. július 1-jétől az elektronikus aláírásokra elsősorban az Európai Unió közvetlenül alkalmazandó eIDAS-rendelete, valamint az osztrák aláírási és bizalmi szolgáltatásokról szóló törvény (SVG) vonatkozik. Az SVG nemzeti szinten kiegészíti az európai eIDAS-előírásokat, és többek között szabályozza az elektronikus aláírásokat, az elektronikus pecséteket, az időbélyegeket, valamint a bizalmi szolgáltatásokra és azok szolgáltatóira vonatkozó követelményeket.

Az elektronikus aláírások tekintetében az európai jogi keret különböző aláírási szinteket különböztet meg: az egyszerű elektronikus aláírást (EES), a fejlett elektronikus aláírást (FES) és a minősített elektronikus aláírást (QES). Hogy melyik aláírási típus szükséges, az elsősorban az adott alkalmazási esettől, valamint a jogi és szerződéses követelményektől függ.

Ausztriában az ID Austria központi szerepet játszik ebben, mivel lehetővé teszi a biztonságos digitális azonosítást és a minősített elektronikus aláírásokat. A sproof közvetlenül integrálta az ID Austria-t, és emellett számos további európai eID-t is támogat a digitális azonosítási és aláírási folyamatokhoz.

A fejlett elektronikus aláírás (FES) olyan dokumentumokhoz alkalmas, amelyeknél fokozott felelősségi, bizonyítási vagy biztonsági követelmények merülnek fel. Egyértelműen az aláíró személyhez van rendelve, lehetővé teszi az aláíró azonosítását, és jelzi a dokumentum utólagos módosításait. Tipikus alkalmazási területei a szerződések, engedélyek, személyzeti dokumentumok vagy üzleti megállapodások, amelyek esetében a törvény nem írja elő minősített elektronikus aláírás használatát. A megfelelő aláírási típus azonban mindig a konkrét dokumentumtól és az érvényes formai előírásoktól függ. Az EES, FES és QES közötti különbségekről bővebben olvashat az összes elektronikus aláírási szabványt áttekintő összefoglalónkban.

Az egyszerű elektronikus aláírás (EES) olyan dokumentumokhoz és folyamatokhoz alkalmas, amelyek jogi vagy gazdasági kockázata csekély, és amelyek esetében a törvény nem írja elő az írásbeli formát. Jellemző példák erre a belső jóváhagyások, visszaigazolások, jegyzőkönyvek, ajánlatok vagy egyszerű megállapodások. Lehetővé teszi a gyors és egyszerű aláírást, azonban csak korlátozott biztonságot nyújt az aláíró személy egyértelmű azonosítását illetően. Ezért mindig a konkrét alkalmazási eset alapján kell megvizsgálni, hogy melyik aláírási típus a megfelelő. Az EES, FES és QES áttekintését az elektronikus aláírási szabványok összehasonlításunkban találja meg.

Igen. Az érdeklődő vállalatok 14 napig ingyenesen kipróbálhatják a sproof sign szolgáltatást. Ezen felül a sproof szakértői szívesen nyújtanak személyes tanácsadást, és bemutatják, hogyan lehet a platformot optimálisan integrálni a meglévő üzleti folyamatokba. Próbáld ki most a sproof sign-t →

Számos vállalat szeretné biztosítani, hogy a személyes adatok feldolgozása kizárólag az Európai Unión belül történjen, és azok az európai adatvédelmi előírások hatálya alá tartozzanak. A sproof az adatokat kizárólag az EU-ban dolgozza fel, és európai infrastruktúrát használ.

Számos vállalat számára az amerikai CLOUD Act fontos szempont a szoftverbeszállító kiválasztásakor. A törvény bizonyos feltételek mellett kötelezheti az amerikai vállalatokat vagy az Egyesült Államokhoz kapcsolódó vállalatokat arra, hogy hatósági utasításra adjanak át adatokat – függetlenül attól, hogy azok az Egyesült Államokban vagy külföldön vannak-e tárolva. Ezért manapság számos szervezet nem csupán az adatok tárolási helyét vizsgálja, hanem a vállalat székhelyét, a használt felhőalapú infrastruktúrát és az alkalmazandó joghatóságot is. A sproof kizárólag európai infrastruktúrára támaszkodik. Az adatfeldolgozás az Európai Unión belül történik, és az európai jog hatálya alá tartozik. Ez segíti a vállalatokat abban, hogy megfeleljenek az adatvédelemre, a jogszabályi megfelelésre és a digitális szuverenitásra vonatkozó szigorú követelményeknek.

Igen. A DocuSign támogatja az eIDAS-rendeletnek megfelelő elektronikus aláírásokat. Fontos azonban megjegyezni: az eIDAS-megfelelés nem ad tájékoztatást arról, hogy hol történik az adatok feldolgozása vagy tárolása. A vállalatoknak ezért külön ellenőrizniük kell, hogy adataikat mely joghatóság területén dolgozzák fel, milyen felhőalapú infrastruktúrát használnak, és milyen adatvédelmi és megfelelési követelményeknek felelnek meg. A sproof minden eIDAS-nak megfelelő aláírási típust támogat, és az adatokat kizárólag az Európai Unión belül, európai infrastruktúrán dolgozza fel.

Igen. A nemzetközi szolgáltatók mellett számos európai elektronikus aláírási platform is létezik. Akinek különösen fontos az adatvédelem, a digitális szuverenitás és az eIDAS-megfelelés, annak érdemes az európai megoldásokat is figyelembe vennie az összehasonlítás során. A sproof egy osztrák szolgáltató, amely platformját kifejezetten az európai vállalatok igényeinek megfelelően fejlesztette ki.

Az audit trail (ellenőrzési napló) a teljes aláírási folyamat hiánytalan, bíróság előtt felhasználható előzményeit tartalmazza. Rögzíti, hogy mikor ki tekintette meg, hagyta jóvá és írta alá a dokumentumot, beleértve a használt hitelesítési módszert is (pl. kétfaktoros hitelesítés vagy minősített eID). Ez a napló auditok vagy jogviták esetén elsődleges bizonyítékként szolgál arra vonatkozóan, hogy az aláírás szabályszerűen jött létre.

Igen. Ha több személy egymás után írja alá a dokumentumot (szekvenciális munkafolyamat), a PDF-fájl tartalmazza az úgynevezett revíziós állapotok történetét. Egy ellenőrző eszköz (pl. a sproof Validate) minden aláírást külön-külön ellenőrzi a dokumentumnak az adott aláírási időpontban fennálló állapotához viszonyítva.

Az alapul szolgáló tanúsítvány lejárta után (általában 2–3 év elteltével) az alapértelmezett aláírások gyakran már nem érvényesíthetők hibamentesen. A sproof sign ezért következetesen alkalmazza az LTV-szabványt (Long-Term Validation). Ennek során az aláírás időpontjában az érvénytelenítési információkat (például CRL- vagy OCSP-listákat) közvetlenül a dokumentumba ágyazzák be. Ezáltal az aláírás érvényessége akár évtizedek múlva is ellenőrizhető, könyvvizsgálati követelményeknek megfelelően és a kibocsátótól függetlenül.