“A mi iparágunk az elkötelezettségről és a bizalomról szól. A digitális aláírás, a legmagasabb minőségi osztályban, mára általánossá vált számunkra a kötelező érvényű döntések meghozatalának vagy digitális úton történő megszerzésének formája.”

Dr. Christian Zwick | Partner

A Binder Grösswang 60 éve Ausztria egyik vezető ügyvédi irodája, amelynek székhelye Bécsben és Innsbruckban található. A több mint 100 ügyvéd és az 50 milliárd eurós tranzakciós volumen önmagáért beszél. A digitális aláírási platform integrálásáról szóló döntés meghozatalát követően, egy szigorú értékelési fázis után a sproof bizonyult a favoritnak.

“Különleges megtiszteltetés, hogy sikerült meggyőznünk a Binder Grösswangot, mint elismert, de mindenekelőtt innovatív ügyvédi irodát a sproofról, és elnyernünk a bizalmukat” – mondja Dr. Fabian Knirsch, a vállalat alapítója és technológiai igazgatója.

A Binder Grösswang – különösen a Dr. Christian Zwick körüli csapat – digitálisan ír alá, amikor ez jogilag lehetséges. “Elvileg mindig akkor írunk alá, amikor a tollat le kell cserélni. Ezek Ausztriában szinte minden dokumentumot érintenek, mivel a polgári jogban a formanyomtatványok szabadságának elve érvényesül” – mondja Dr. Zwick.

Ezeknél a dokumentumoknál többek között a digitális aláírást használják:

• Hatalmak
• Vásárlási szerződések
• Titoktartási megállapodások
• Döntések

2 meggyőző ok, amiért az ügyvédek a digitális aláírásra támaszkodnak

A jogi szakma mindig is állandó része volt minden működő társadalomnak. Ennek alapját az ügyvédek és az ügyfelek közötti bizalom és jó kommunikáció képezi. Ez talán kissé dogmatikusan hangzik; de: A digitalizáció előrehaladását tekintve a jogi szakma biztosan nem úttörő. Ennek oka valószínűleg az, hogy az évszázadok óta bevált és bevált hagyományos technikákat és munkafolyamatokat nem akarják felváltani.

De mostanra a “jogi szakma” is felismerte az értelmes digitalizálás erősségeit, különböző okokból. Legyen szó a digitális aktáról, a túlburjánzó levéltárak helyett, vagy akár a különböző digitális “beszédből szöveggé” alkalmazások kikísérletezéséről, amelyek bizonyos helyeken tehermentesíthetik, vagy akár helyettesíthetik is a jövőben a titkárságot, a sok papírmunka miatt.

Különösen a digitalizálás egyik lehetősége, amely a jogi ágazat számára is nagy lehetőségeket rejt magában, egyre inkább előtérbe kerül: a digitális aláírás!

Nyilatkozatok, határozatok és szerződések – ezek mind olyan dokumentumok, amelyeket egy vagy több személynek kell aláírnia. Még egy olyan dokumentum is, amelyet három embernek kell aláírnia analóg módon, összesen körülbelül 45 percet jelent: Ez magában foglalja a három példányban történő nyomtatást, a dokumentumok postai úton történő elküldését vagy az aláíráshoz szükséges közös időpont egyeztetését. Ez az erőforrás-pazarlás nélkülözhető.

A magánszektorban a digitális aláírás már Ausztriában is meghonosodott a “mobiltelefonos aláírás” formájában. Már több éve sok osztrák állampolgár használja ezt az ingyenes állami szolgáltatást.

Azonban “csak” a digitális aláírás önmagában általában nem elegendő az üzleti környezetben. Hiányoznak a technikai lehetőségek, egy olyan eszköz vagy platform, amely le tudja képezni az iparágra vagy vállalatra jellemző felhasználási eseteket és “aláírásfutásokat”. A kapcsolódó közös “műszerfal” jó áttekintést nyújt a fontos dokumentumokról. Ehhez az összes felhasználó, valamint a jogok és szerepkörök kezelése központi adminisztrációra van szükség. Ennek is számos előnye van.

Sok vállalatnál, mérettől vagy iparágtól függetlenül, a digitális aláírási platform számos szabványos munkafolyamat szerves részét képezi. A jogilag elismert technológiát már használják a jogi szektorban, az adórendszerben, a pénzügyi szektorban, de a szigorú informatikai irányelvekkel rendelkező, nemzetközileg aktív nagyvállalatoknál és a közszférában is.

Tinta és papír helyett: kriptográfiai titkosítás és digitális személyazonossági igazolás

A digitális aláírás a digitális átalakulás nélkülözhetetlen építőköve. Mindazonáltal sokan kételkednek abban, hogy a digitális aláírás jogilag érvényes és ezáltal jogkövető. A digitális aláírás és annak kötelező jellege azonban pontosan meghatározott és szabályozott az Európai Unióban. 2006-ban az (EU) 910/2014 eIDAS rendelet (Elektronikus azonosítási és hitelesítési szolgáltatások) megalkotta a digitális aláírás legmagasabb szintű biztonságára és megfelelőségére vonatkozó európai szabályozást. A rendelet szabályozza az elektronikus személyazonossági és hitelesítési szolgáltatások jogi elismerését, ezáltal erősíti a vállalatok és a polgárok közötti elektronikus kommunikációba vetett bizalmat, és jelentősen megkönnyíti a határokon átnyúló szolgáltatásokat és mindenféle üzleti folyamatot.

Az eIDAS-rendelet három digitális aláírási szabványt határozott meg pontosan a jogi érvényesség szempontjából: egyszerű, fejlett és minősített.

Az aláírások a felszínen majdnem ugyanúgy néznek ki, de az aláírás státusza és kötelező jellege nagyon eltérő. Jogilag csak a “minősített elektronikus aláírás”, más néven QES, hasonlítható össze az aláírással (lásd az osztrák aláírásról és bizalmi szolgáltatásokról szóló törvény (SVG) 4. szakaszának (1) bekezdését).

A legmagasabb szintű megfelelőség és biztonság miatt sok ügyvédi iroda csak a minősített elektronikus aláírást veszi figyelembe. Olyan digitális aláírást, amely egyenértékű a hagyományos papíralapú aláírással.

De hogyan jön létre a magas szintű biztonság technikai szempontból? Miben rejlik a minősített elektronikus aláírás magas bizonyító ereje?

4 A minősített aláírás: Nem rejtély

Bár a vonatkozó szakmabeli médiumok mindig igyekeznek a minősített elektronikus aláírást a lehető legbonyolultabb és legtechnikásabb fényben feltüntetni, mi a sproofnál azt a feladatot tűztük ki magunk elé, hogy megfejtsük az állítólagos “rejtélyt” – dióhéjban.

Sok más elektronikus jogi vagy banki tranzakcióhoz hasonlóan Önnek is képesnek kell lennie arra, hogy 100%-os biztonsággal igazolja saját személyazonosságát. Ez kezdetben egy rövid (kb. 10 perces) videó-azonosítási eljárással történik, amelynek során az Ön személyes adatait és biometrikus adatait egy államilag elismert szolgáltatás (Trust Service Provider) ellenőrzi.

Ezt követően egy mobiltelefonos alkalmazással minden egyes digitális aláírást ellenőrizhet. A mobiltelefon tehát a második biztonsági tényező az e-mail címe mellett, amelyre egyébként is szüksége van az aláírásokhoz és az aláírások megszerzéséhez.

Magukat az aláírt dokumentumokat kriptográfiai módszerekkel digitálisan titkosítják. Csak a dokumentum tulajdonosai, vagy azok, akiket meghívtak az aláírásra, szerkeszthetik a dokumentumot, vagy éppen aláírhatják azt. Minden dokumentumot mindenkor egyedi kriptográfiai kulccsal látnak el, amelyet senki és semmilyen számítógép nem láthat. A dokumentum érvényessége és bizonyító ereje az alkalmazott aláírási platformtól is független, mivel a kriptográfiai kulcs (vagy “hash-érték”) magában a pdf-fájlban van domborítva. Következésképpen a dokumentum esetleges kinyomtatása és fizikai iktatása sem célszerű, mivel a nyomon követhetőség a dokumentum kinyomtatásával megszűnik.

Az elektronikus aláírás érvényességének és a fent leírtaknak való megfelelésének az ellenőrzéséhez az aláírt (digitális!) dokumentumot a nemzeti aláírás-ellenőrző szolgálatokkal kell ellenőrizni, például az Osztrák Hírközlési Hatóságon keresztül:
https://www.rtr.at/TKP/was_wir_tun/vertrauensdienste/Signatur/signaturpruefung/Pruefung.de.html
platformok, mint például a sproof, integrált ellenőrzési szolgáltatást kínálnak, amely maga is platformként működik.

Röviden: A minősített digitális aláírás 100%-ban hamisíthatatlan és jogilag érvényes. A kézzel készített aláírás szintén 100%-ban jogilag érvényes, de soha nem 100%-ban hamisíthatatlan.

5 A minősített digitális aláírással nem kell sokat kezdeni

Bár a digitális aláírás technikailag igényes és a gyártó szempontjából különleges felelősséget igényel, az általa létrehozott aláírások nagyfokú elkötelezettséget kínálnak. Ugyanakkor a felhasználók széles körének – az ügyvédektől a titkárnőkön át az ügyfelekig – könnyen, gyorsan és intuitív módon kell tudniuk dolgozni.

A technikai bonyolultságot a sproof teljesen elrejti, és egyszerű és alacsony küszöbű hozzáférést biztosít. Philipp Gernerth a sproofnál az UI és UX (felhasználói felület és felhasználói élmény) területekért felelős.

“Egy modern, technikailag rendkívül kifinomult terméket fejlesztünk ki, amely a legmagasabb szintű biztonsági és kötelezettségvállalási garanciákat nyújtja. Mindemellett könnyűnek és intuitívnak kell lennie a használatához. Ellenkező esetben nem találjuk el a célt” – magyarázza Philipp Gernerth, aki a sproofnál többek között a UX (felhasználói élmény) és UI (használhatóság) területéért felelős.

A felhasználó szempontjából a minősített elektronikus aláírás lényegében a következőket jelenti:

• Van egy aláírandó dokumentum, amely egy Word- vagy PDF-dokumentum. Ezt betölti az aláírószoftverbe, hogy aláírja azt. Az aláírószoftver a https://sign .sproof.com oldalon található. Bármikor ingyenesen elindíthatja.
• A minősített elektronikus aláíráshoz egyszeri azonosítás szükséges. Ez azt jelenti, hogy egy rövid videohívás (“Video-Ident-eljárás”) során azonosítania kell magát, és fel kell mutatnia (érvényes) útlevelét vagy személyi igazolványát. Ez az azonosítás csak egyszer szükséges, és ezután öt évig, vagy (ha ez korábban történik) a személyazonosító okmánya érvényességének lejártáig érvényes.
• Az azonosítás során Ön telepít egy alkalmazást a mobiltelefonjára, vagy – ha nem tudja vagy nem akarja telepíteni az alkalmazást – később SMS-ben kap egy egyszer használatos kódot.
• A dokumentum aláírásához válassza ki a digitális aláírás helyét, és opcionálisan töltse fel a kézzel írt aláírás képét. Most engedélyezze az aláírást mobiltelefonján az alkalmazáson keresztül, vagy adja meg az SMS-ben kapott egyszeri kódot. Az aláírás képének itt nincs jogi jelentősége, de lehetővé teszi az aláírás általános és megszokott megjelenítését. A jogilag kötelező érvényű aláírás a háttérben “láthatatlanul”, tisztán digitálisan kerül alkalmazásra.
  A dokumentum mostantól jogilag digitálisan alá van írva. A sproof segítségével a jogászok által megszokott vagy megkövetelt PDF/A formátumba történő konvertálás is megtörténik. Ön, az ügyfelei vagy a bíróság bármikor ellenőrizheti a dokumentum és az elektronikus aláírás megfelelőségét, akár az RTR állami ellenőrző szolgálatánál is.

6 Érzékeny adatok biztonságos kezekben

A digitális aláírási szolgáltatások használatakor az adatvédelem különleges szerepet játszik. Ez különösen fontos az úgynevezett “felhőszoftverek” esetében (azaz olyan szoftverek esetében, amelyeket nem kell telepíteni, hanem közvetlenül a webböngészőn és az interneten keresztül lehet használni). Ez azzal az előnnyel jár, hogy saját hardver vagy informatikai projekt nélkül azonnal használható. Emellett a szoftver bárhonnan, akár mobilról is elérhető. Az adatátvitel mindig a legkorszerűbb és a legmagasabb biztonsági szinten titkosított.

“A felhő az első nap óta működik. Mindent a sproof szervizel, megfelel az európai adatvédelemnek, és ezért nekünk, ügyvédeknek is ideális.

Dr. Christian Zwick
Binder Grösswang

Az adatvédelem tekintetében egyrészt a GDPR értelmében vett jogi követelményeknek kell megfelelni, másrészt a legmagasabb szintű biztonságot kell garantálni az informatikai biztonság szempontjából. Az aláírásszoftver-szolgáltató sproof mindkettőt garantálja azáltal, hogy az adatokat kizárólag az Európai Unión belüli adatközpontokban tárolja és dolgozza fel, és elkerül minden amerikai hivatkozást. A megoldás szerves részét képező törlési koncepció, valamint az uniós mintán alapuló szerződéses adatfeldolgozási megállapodás jogi szempontból is a legmagasabb szintű adatvédelmet garantálja.

Eredmény

A digitális aláírás előnyei nyilvánvalóak: gyors, egyszerű és mindenekelőtt 100%-ban biztonságos. Egyre több ügyvéd ismeri fel ezt, és használja ki a digitális aláírást munkája során. Egyértelmű tendencia, amely az elkövetkező években is folytatódni fog.