A LeasePlan egy globális vállalat, amely autólízing és flottakezelési megoldások nyújtására szakosodott. A LeasePlan több mint 1,9 millió járműből álló flottát kezel, és minden méretű vállalatnak átfogó szolgáltatást kínál haszongépjárművei számára. Az aláírási folyamatok digitalizálásához a megfelelő szolgáltató kiválasztásakor egy speciális felhasználási esethez a sproof sign-t használták.
Cégnév: LeasePlan
A projekt rövid leírása:
Egy különleges eset arra késztetett minket, hogy digitális aláírási platformot integráljunk néhány nagy ügyfelünk közötti interakcióhoz.”
Miért a sproof sign:
“A sproof sign egyik előnye a nagy mennyiségű,
aláíró dokumentumok nagyon egyszerű kezelése (dokumentumfeltöltés és kötegelt aláírás)”
Roland Woerle, külső informatikai projektmenedzser
Hogyan született meg a döntés a digitális aláírás bevezetéséről?
Woerle: “ Az e-aláírásokhoz már használtunk egy aláírási platformot, és alapvetően elégedettek voltunk vele. Az 1500 B2B-ügyfél számára szükséges kb. 4000 szerződés kibocsátásához új megoldást kellett találnunk, hogy a szerződéseket teljesen elektronikusan kitölthessük, elküldhessük és továbbíthassuk ügyfeleinknek az aláírási forgalomban.
A feladatunk az volt, hogy olyan szolgáltatót találjunk, aki technikailag képes kezelni ezeket a mennyiségeket, lehetővé teszi a minősített aláírások technikai színvonalát, és rugalmasan reagál a részletes követelményeinkre.
Több szállítót is megkerestünk ezekkel az igényekkel, de a legjobb megoldást a sproof sign-ban találtuk meg.
Miért kizárólag a projekthez használták a minősített aláírást? Milyen szempontok voltak meghatározóak az Ön számára a megfelelő elektronikus aláírásszolgáltató keresése során?
Woerle: “Néhány ügyfelünk vagy beszállítónk csak minősített elektronikus aláírással akarta aláírni a szerződéseket, másoknak elegendő volt a fokozott biztonságú aláírás. Ezért rugalmasan kellett reagálnunk az igényekre.”
“Komplex aláírási futásokról” beszélnek. Hogyan írja le a sproof sign felhasználási esetét?
Woerle: “A LeasePlan-nél szolgáltatásorientált megközelítést alkalmazunk ügyfeleinkkel szemben, és ahol csak lehetséges, mindig rugalmasan reagálunk az ügyfelek különböző igényeire. Így volt ez a szerződéses dokumentumok aláírásgyűjtésénél is. A cél az volt, hogy a mintegy 4000 szerződést előre kitöltsük az összes szerződési adattal, és úgy készítsük elő a meghatalmazott aláírók számára, hogy azokat csak ellenőrizni kelljen, egyszerűen aláírni és különösebb erőfeszítés nélkül visszaküldeni.”.
Tehát a stack aláírást nagyon intenzíven használták?
Woerle: “A tételes aláírást elsősorban a beszállítóink használták, akiknek ellen kellett ellenjegyezniük a vevői szerződéseket. Ők nagyra értékelték, ha hetente csak egyszer tudták az addig megkötött összes szerződést minősített aláírással ellenjegyezni.
Ezt a funkciót előzetesen intenzíven teszteltük, és amíg az egyes dokumentumok adatmennyisége nem volt túl nagy, ez a folyamat zökkenőmentesen működött.”.
A sproof sign egyik előnye a nagy mennyiségű aláírandó dokumentum nagyon egyszerű kezelése (dokumentumfeltöltés és kötegelt aláírás).
Roland Woerle
IT projektmenedzser
Milyen volt a visszajelzés az ügyféloldalon – felismerték a digitális aláírást?
Woerle: “Ügyfélkörünk a kkv-k és középvállalkozásoktól a legnagyobb nemzeti és nemzetközi vállalatokig terjed. A digitális aláírás elfogadottsága azonban igen eltérő. Míg egyes vállalatokat lenyűgözött a papír nélküli aláírás zökkenőmentes kezelése, addig más vállalatok vagy nem akarták digitálisan aláírni a szerződéseket, vagy a belső szabályzatuk nem tette ezt lehetővé. Itt az ügyfelek letölthették a szerződéseket PDF formátumban, kézzel aláírhatták, majd a Sproofon keresztül újra feldolgozhatták azokat ellenjegyzés céljából.
Úgy látom, hogy Ausztriának még van mit behoznia, és remélem, hogy a Sproofhoz hasonló, hazai megoldással rendelkező vállalatok megteremtik a szükséges bizalmat, és biztonságos, megbízható és teljesen digitalizált megoldással lehetővé teszik vállalataink számára, hogy számos folyamathatékonyságot, idő- és költségmegtakarítást érjenek el.
Milyen adatbiztonsági és megfelelőségi előírásoknak kell megfelelnie egy szoftvermegoldásnak az Ön vállalatánál?
Woerle: “Természetesen fontos volt, hogy az aláírási megoldás megfeleljen az összes adatvédelmi követelménynek. Felhőmegoldásként a dokumentumok tárhelyével sem kellett törődnünk.”
Mit szeretsz különösen a sproof signben?
Woerle: “ A műszaki jellemzők mellett döntő volt számunkra a gyors reakció és az igényeink megvalósítása, valamint a sproof csapatával való jó együttműködés.
A sproof nagyon dinamikus és professzionális volt a kezelésben, amit nagyon értékeltünk a projektben. Végül minden zökkenőmentesen ment, és nagyon elégedettek voltunk. “
