Az ÖH FH Upper Austria képviseli a hallgatókat a Felső-Ausztriai Alkalmazott Tudományok Egyetemével szemben. A hallgatók képviseletére vonatkozó törvényes megbízatáson túlmenően az ÖH FH OÖ közjogi szervezet, amely számos rendeletnek, törvénynek és a szövetségi minisztérium felügyeleti szervének hatálya alá tartozik.
A Felső-Ausztriai Alkalmazott Tudományok Egyeteme (FH OÖ) négy helyszínen kínál gyakorlatorientált képzéseket: Hagenberg (informatika, kommunikáció és média), Linz (orvostechnológia és társadalomtudományok), Steyr (üzleti és menedzsment) és Wels (technológia és természettudományok). Az 1993-as alapítása óta a Felső-Ausztriai Alkalmazott Tudományok Egyeteme vezető oktatási intézménnyé fejlődött, a 2023/2024-es tanévben több mint 5000 hallgatót vesz fel.
Szervezet neve:
ÖH FH Felső-Ausztria
A projekt rövid leírása:
A diákszövetség digitalizálása: A digitális aláírás bevezetése az adminisztratív folyamatok hatékonyságának növelése érdekében
Miért a sproof sign:
A sproof sign jelentős előnyt kínál azáltal, hogy külső személyeket is meghívhat e-mailben történő aláírásra. Ezek az emberek aztán az egész EU-ban könnyen aláírhatják a dokumentumokat, a legkülönfélébb aláírási módszerek használatával.
Hogyan született meg a döntés a digitális aláírás bevezetéséről?
A diákszövetségen belül különböző szintű képviselet és adminisztráció létezik. Ez napi szinten különböző dokumentumok kiadását és fizetési jóváhagyásokat igényel. Ezekben a felhasználási esetekben a minősített aláírás vagy alternatívaként a fizikai aláírás és az eredeti dokumentumok használata szükséges. Ez egy igazán időigényes folyamat. Annak érdekében, hogy több időt tudjunk a tényleges feladatunkra, azaz a képviseleti munkára fordítani, úgy döntöttünk, hogy digitalizáljuk és korszerűsítjük adminisztratív folyamatainkat és feladatainkat. Ezért a sproof sign-t is összekapcsoltuk a belső költségvetési gazdálkodási eszközünkkel, hogy a jövőben a dokumentumokat a 3 szükséges személy digitálisan aláírja, és ne kelljen e-mailben kicserélni és körbeküldeni őket.
Milyen kritériumok voltak meghatározóak az Ön számára a megfelelő elektronikus aláírási szolgáltató keresése során?
A megfelelő e-aláírási szolgáltató kiválasztásakor több kritérium is meghatározó volt számunkra. Az egyik legfontosabb szempont az API-kapcsolat volt, mivel azt egy harmadik fél rendszeréből kell felépítenünk. Emellett fontos volt, hogy külső személyek is könnyen felkérhetők legyenek az aláírásra e-mailben. Egy másik kritérium a szoftver felhasználóbarátsága és korszerűsége volt, amelynek egy intuitív felhasználói felületen kellett tükröződnie. Egy olyan szolgáltató, amely mindezen követelményeket egy megfizethető szoftverben egyesíti, nagy előny számunkra, és úgy gondolom, hogy ez egy nagyon nagy pluszpont a sproof sign számára. Ezen okok miatt döntöttünk mi is a sproof mellett.
Milyen felhasználási esetekben használják a digitális aláírást?
A digitális aláírást különböző alkalmazásokhoz használjuk. Egyrészt a fizetési jóváhagyásokhoz használjuk, ami lehetővé teszi a pénzügyi tranzakciók gyors és biztonságos engedélyezését. Másrészt belső dokumentumokhoz használjuk őket, hogy optimalizáljuk a munkafolyamatokat és csökkentsük az adminisztrációs erőfeszítéseket. Ezenkívül a digitális aláírást a Felső-Ausztriai Műszaki Egyetem hallgatóinak dokumentumaihoz is használjuk. Ezek a dokumentumok igazolják, hogy az Osztrák Hallgatói Önkormányzat (ÖH) hallgatói egy bizonyos funkciót töltenek be. A digitális aláírás lehetővé teszi számunkra, hogy ezeket az igazolásokat egyszerű és jogszabálynak megfelelő módon hozzuk létre és küldjük el. A digitális aláírás széleskörű felhasználási lehetőségei lehetővé teszik számunkra a hatékonyabb munkavégzést, miközben garantáljuk dokumentumaink biztonságát.
Hogyan működött a felhő integrációja?
A felhő integrációját egy partner végezte el, és zökkenőmentesen zajlott. Az API-integráció jól működött, és lehetővé tette, hogy meglévő rendszereinket zökkenőmentesen összekapcsoljuk az új aláírási megoldással. A megfelelő folyamatok megváltoztatása az alkalmazottak számára, valamint az új, modern munkamódszerek bevezetése azonban időigényes folyamat.
Milyen adatbiztonsági és megfelelőségi előírásoknak kell megfelelnie egy szoftveres megoldásnak az Ön szervezetében?
Mi, a Felső-Ausztriai Diákszövetség is a szokásos szabályozások és törvények hatálya alá tartozunk. A digitális aláírásokhoz használt szoftveres megoldásnak ezért számos adatbiztonsági és megfelelőségi szabványnak kell megfelelnie. Egyrészt alapvető fontosságú, hogy az aláírási megoldás megfeleljen az eIDAS uniós rendeletnek, mivel ez határozza meg az elektronikus aláírások jogi keretét az Európai Unióban. Ezenkívül a szoftvernek meg kell felelnie a hatályos nemzeti törvényeknek és rendeleteknek, hogy jogi védelemben részesüljünk. Nem szabad elfelejteni, hogy a GDPR-nak is meg kell felelnie. Megoldásunkat alapvetően úgy terveztük, hogy minden személyes adat és dokumentum feldolgozása és tárolása a GDPR szigorú követelményeinek megfelelően történjen.
Mit szeretsz különösen a sproof signben?
Ami különösen tetszik a sproof signben, az az összes alkalmazás világos és modern megjelenése, valamint a praktikus szűrőfunkció, amellyel gyorsan azonosíthatók az aláírásra váró nyitott dokumentumok. Természetesen a kötegelt funkció is hasznos, mivel lehetővé teszi, hogy egyszerre nagy mennyiségű dokumentumhoz hatékonyan adjunk QES-t. Különösen akár 400 dokumentum feldolgozásakor jelent ez a funkció igazi könnyebbséget a mindennapi munkában.
Természetesen a kötegelt funkció is hasznos, mivel lehetővé teszi, hogy egyszerre nagy mennyiségű dokumentumhoz hatékonyan adjon hozzá QES-t. Különösen 400 dokumentum feldolgozásakor jelent ez a funkció igazi könnyebbséget a mindennapi munkában.
Sascha Bauer
A Felső-Ausztriai Műszaki Tudományegyetem Hallgatói Önkormányzatának elnöke
Vannak olyan különleges előnyei a sproof signnek, amelyek különösen előnyösek az Ön iparágában?
A sproof sign jelentős előnyt kínál számunkra abban, hogy külső személyeket is felkérhetünk e-mailben történő aláírásra. Ezek az emberek aztán az egész EU-ban könnyedén aláírhatják a dokumentumokat a legkülönfélébb aláírási módszerek használatával.
