Az Önkéntes Szociális Szolgálatokat Támogató Egyesület több mint 56 éve szervezi az Önkéntes Szociális Évet (FSJ) Ausztriában. Az egyesület ezt azért teszi, hogy a fiatal felnőttek betekintést nyerjenek a szociális ágazatba; és ezt pedagógiailag jól kísérik az FSJ munkatársai, akik törődnek az FSJ résztvevőinek jólétével. A nonprofit egyesület számos nagy szociális szervezettel, mint például a Caritas, a Lebenshilfe vagy az állami klinikák, de számos kisebb intézménnyel, például magán gyermekcsoportokkal is együttműködik.

Az FSJ résztvevői heti 34 órát dolgoznak egy ausztriai szociális intézményben, tapasztalatot szereznek, szakmailag tájékozódhatnak és személyiségileg fejlődhetnek. Az egyesület a szociális intézményekben kedvező és méltányos körülményeket biztosít, kötelező mentorokkal és a minőségbiztosítás érdekében reflexiós találkozókkal. A jelentkezési területtől és a helyszíntől függően különböző tevékenységekre van szükség. Minden FSJ-küldetés fő célja az adott csapat és a gondozandó ügyfelek támogatása.

Szervezet neve:
Association for the Promotion of Voluntary Social Services – Önkéntes szociális év

A projekt rövid leírása:
Az aláírási folyamatok digitalizálása az adminisztratív erőfeszítések jelentős csökkentése és a szerződések feldolgozásának optimalizálása érdekében.

Miért a sproof sign:
“Fontos volt számunkra, hogy olyan megoldást találjunk, amely megvalósítható és megfizethető. Az adatvédelemnek is meg kellett felelni. Az aláírás feldolgozására használt eszköznek hozzáértően, megbízhatóan, szakszerűen kellett működnie, és mindenekelőtt “figyelnie” kellett arra, hogy mire van szükségünk. A sproofnál mindezt megtaláltuk.

Hogyan született meg a döntés a digitális aláírás bevezetéséről?

Amikor három évvel ezelőtt átvettem az irányítást, a több mint 50 éve létező szövetség a digitalizáció terén még gyerekcipőben járt. Addig a szociális intézményekkel és az FSJ résztvevőivel kötött szerződéseket nyomtatott, kinyomtatott, aláírt, lebélyegzett, borítékba helyezett és postára adott formanyomtatványon készítették el. És postán aláírták vissza. Ha változtatásra volt szükség, minden kezdődött elölről. Ez kisebb számú résztvevővel még kivitelezhető volt, de minél több fiatal felnőtt végez FSJ-t, annál lehetetlenebbé válik a vállalkozás. Nem beszélve a különböző Excel-listák hibalehetőségéről. Így a 21. századnak megfelelő digitalizált megoldásokra volt szükség.

Első lépésként találtunk egy informatikai céget, amely minden folyamatunkat digitális folyamatba vitte. Így a jelentkezéseket már nem e-mail mellékleteként kaptuk meg (amelynek adatait aztán Excel-listákba kellett beilleszteni), ahogy az korábban megszokott és szükséges volt, hanem egy regisztrációs eszközön keresztül. Az adatokat ezután közvetlenül fel lehetett használni a szükséges szerződések automatikus létrehozására az FSJ-feladatok rögzítése után. Ez egyértelművé tette a szerződés létrehozását, de ekkor még mindig hiányzott a digitális aláírási lehetőség. Némi kutatás után és főként egy barátom ajánlásának köszönhetően végül rábukkantam a sproofra.

Mennyire fontos a digitális átalakulás az FSJ számára?

A digitális átalakulás jelentőségét az FSJ számára nem lehet túlbecsülni. Egy FSJ-év mindig ősszel kezdődik. Így a nyár a közvetítés csúcsfázisa és a szerződések csúcsfázisa is. Egyesületünkkel minden egyes elhelyezett személy esetében két szerződés szükséges: a szociális intézménnyel és az FSJ résztvevőjével. Ezeket a szerződéseket nekünk kell aláírnunk, és természetesen a másik félnek is. sproof ideális megoldást kínált és kínál ma is! Ebben az évben körülbelül 700 FSJ-kihelyezésre számítunk, és így körülbelül 1400 szerződést kell aláírnunk.

Milyen kritériumok voltak meghatározóak az Ön számára a megfelelő elektronikus aláírási szolgáltató keresése során?

Fontos volt számunkra, hogy olyan megoldást találjunk, amely megvalósítható és megfizethető. Az adatvédelemnek is meg kellett felelnünk. Az aláírás feldolgozására használt eszköznek hozzáértően, megbízhatóan, szakszerűen kellett működnie, és mindenekelőtt “meg kellett hallgatnia”, hogy mire van szükségünk. Mindezt a sproofnál találtuk meg.

Milyen felhasználási esetekben használják a digitális aláírást?

A szociális intézményekkel és az FSJ résztvevőivel kötött FSJ-megállapodások előfizetéseihez, valamint a szponzorokkal kötött szerződésekhez, szolgáltatási szerződésekhez stb. Egyszerűen minden olyan dokumentumhoz, amelyhez hivatalosan érvényes aláírás szükséges. És így a sproof nemcsak az FSJ-feladatok körüli szerződésekkel segít nekünk, hanem az egyesület elnöke és az ügyvezető igazgató által aláírandó dokumentumokkal is, mivel nem látjuk egymást olyan gyakran – ami megnehezíti a kézzel történő aláírást -, hanem főként e-mailben és telefonon tartjuk a kapcsolatot.

Amióta van sproof, amely lehetővé teszi a rajzok készítését is az ID-Austria segítségével, nincs szükség többé találkozókra, amelyek korábban főként arról szóltak, hogy aláírást szerezzenek egy fontos dokumentumhoz. A papírmentes megoldást is ünnepeljük. Ez lehetővé teszi számunkra, hogy értékes erőforrásokat takarítsunk meg. Ma már szinte semmit sem nyomtatunk.

Addig a szociális intézményekkel és az FSJ résztvevőivel kötött szerződéseket formanyomtatványon készítették el, kinyomtatták, aláírták, lebélyegezték, borítékba tették, és elvitték a postára. És postán aláírták vissza. Ha változtatásra volt szükség, minden kezdődött elölről. Ez kisebb számú résztvevővel még kivitelezhető volt, de minél több fiatal felnőtt végez FSJ-t, annál lehetetlenebbé válik a vállalkozás.

MMag. Elisabeth Marcus
Az Önkéntes Szociális Év Egyesület ügyvezető igazgatója

Hogyan működött a felhő integrációja?

Az informatikai cég, amely a digitalizálást végezte számunkra, és a sproof közvetlenül gondoskodott erről. Szakértőtől a szakértőig, hogy úgy mondjam. Számunkra, mint ügyfél számára ez ideális volt.

Milyen követelményeket támaszt egy olyan szervezet, mint az FSJ a biztonság, a megfelelés és az adatvédelem terén?

Természetesen itt rendkívül magasak az elvárások. Az adatvédelmi és biztonsági kérdés volt az egyik első, amit feltettünk, amikor rátaláltunk a sproofra.

Mit szeretsz különösen a sproof signben?

A sproof minden alkalmazottja hihetetlenül kompetens, barátságos, professzionális és mindig igyekszik a legjobb megoldást megtalálni számunkra. Ott vannak és elérhetőek a kérdések és problémák esetén, és mindent megtesznek azért, hogy mi, ügyfelek elérjük a kívánt és szükséges eredményt. a sproof a legjobb dolog, ami történhetett velünk, a nagyszerű informatikai cég mellett, amellyel a digitalizációt kezeltük.

Használnak-e aláírás-munkafolyamatokat az Ön felhasználási esetére?

Igen. Különösen akkor, amikor digitálisan íratom alá a dokumentumokat az elnökünkkel, az aláírási munkafolyamat is szerepet kap. De a kiküldetési helyekkel és az FSJ résztvevőivel kötött szerződésekben is. Azzal, hogy a kézi aláírásokról a postai úton küldött szerződések esetében áttértünk az e-mailben történő digitális aláírásra, a több mint 700 szociális intézményben is biztosítottuk a digitalizálást, mivel a szociális intézmények vezetőinek ezután szintén a digitális aláírással kellett foglalkozniuk.

Most már a harmadik éve használjuk, és mindenhol csodálatosan működik. a sproof megbízható és egyszerű partnerként van megtapasztalva. A digitális rajzolás egyébként soha nem jelentett kihívást az FSJ résztvevői számára. A fiatal felnőttek a kezdetektől fogva pillanatok alatt megcsinálták a mobiltelefonjukkal, mintha soha nem csinálták volna másképp. Ez is a sproof egyszerű és érthető használhatóságáról szól. Szívből köszönjük a nagyszerű együttműködést!!!