A digitalizáció a mindennapi élet minden területén egyre inkább terjed. Sok állami vállalat azonban még mindig nagyrészt az analóg világban él.
A Szövetségi Számviteli Hivatalnál más a helyzet! Az 500 alkalmazottat foglalkoztató vállalat 7 telephelyen működik Ausztria-szerte, és tudatos és hosszú távon tervezett digitalizációs stratégiára támaszkodik.
“Szinte kötelességünk, hogy a digitalizációs folyamatokat nagyon gyorsan megvalósítsuk” – mondja Mag. DI (FH) Alexander Sellner, a Szövetségi Számviteli Hivatal informatikai vezetője.
A következmény: a folyamatok optimalizálásának további lépéseként digitális aláírási platform bevezetése. Ezáltal az egyik legfontosabb működési folyamat – a dokumentumok biztonságos és jogilag érvényes aláírása – sokkal egyszerűbbé válik.
Kiindulási helyzet
A digitalizálás mindenki szájára van véve, így a részvénytársaságok felelősei is. Egyre több vállalat támaszkodik már a papírmentes irodára, hálózatba szervezi telephelyeit vagy új szolgáltatásokat kínál online. Így javítják az ügyfélélményt, de a partnerekkel, beszállítókkal és minden más érdekelt féllel való együttműködést is.
Amikor a szövetségi számviteli ügynökség felső vezetése a saját vállalatának további digitalizálási intézkedéseit értékelte, gyorsan felismerte, hogy a digitális aláírási platform bevezetése hatalmas előnyökkel járhat. Ez az aláírási forma Európa-szerte 100%-ban egyenértékű a kézzel írt aláírással, és az eIDAS 910/2014/EU rendelet (elektronikus azonosítási és hitelesítési szolgáltatások) szigorú irányelvei vonatkoznak rá.
Sok cégtulajdonos azonban nincs tisztában a dokumentumok digitális aláírására szolgáló, az egész vállalatra kiterjedő platform előnyeivel. Egy nagyon következetes “hitvallás” még mindig ellenzi az aláírási platform bevezetését: “Megvan a mobiltelefonos aláírás, és már így is tudok digitálisan aláírni”.
Valójában az osztrák állampolgárok csaknem fele már használja a mobiltelefonos aláírást mint ingyenes e-kormányzati szolgáltatást.
A digitális aláírás önmagában azonban általában teljesen elégtelen az üzleti környezetben. Ami hiányzik, azok a folyamatok; testre szabott munkafolyamatok. Egy közös “műszerfal”, hogy tökéletes áttekintést kapjunk a vállalat fontos dokumentumairól, és még sok minden más.
Időközben néhány nemzetközileg aktív vállalat már olyan digitális platformot választott, amely képes digitálisan feltérképezni az összes aláírási munkafolyamatot és felhasználási esetet a vállalaton belül.
A BHAG osztrák szoftverre támaszkodik.
Első lépésben a Sellner által vezetett BHAG projektcsoport értékelte, hogy mely európai és osztrák szolgáltatók már megvetették a lábukat, és hoztak hatékony eszközöket a piacra.
“Nem akarunk kompromisszumot kötni az érzékeny dokumentumok adattárolásával kapcsolatban. Ezeket az adatokat 100%-ban Európában kell tárolni. Véleményünk szerint a sproof megfelel ezeknek a kritériumoknak azzal, hogy kifejezetten olyan adatközpontokat választ, amelyek függetlenek az amerikai vállalatoktól.
Mag. DI (FH) Alexander Sellner
Szövetségi Számviteli Ügynökség
Az adattárolás biztonsága és megfelelősége mellett az aláírási platformnak támogatnia kell a különböző aláírási folyamatokat, amelyek a Szövetségi Számviteli Ügynökség mindennapi tevékenységének részét képezik.
Így a figyelem gyorsan a sproofra terelődött. Egy intenzív tesztelési és ellenőrzési fázis után végül a fiatal, IÖB tanúsítvánnyal rendelkező vállalatot választották ki. A felhőmegoldás nagyon jól tudta magát bemutatni, mint a legmagasabb biztonsági és adatvédelmi szabványoknak megfelelő, minden egyben platform. “Igazán külön megtiszteltetés volt számunkra, hogy minket választottak, és hogy végül képesek voltunk megfelelni a szövetségi számviteli hivatal nagyon magas követelményeinek” – mondja Dr. Fabian Knirsch, a sproof GmbH társalapítója és technológiai igazgatója.
A digitális aláírás már a bevezetésétől kezdve észrevehetően erőforrásokat takarít meg.
Az eddigi visszajelzések nagyon jók. Sok alkalmazott, különösen a vezetőségben, használja a platformot különböző aláírási folyamatokhoz, és azóta mérhetően időt és erőforrásokat takarítottak meg. A dokumentumokat már nem kell kinyomtatni, kézzel aláírni, beszkennelni és postán elküldeni, hanem néhány kattintással digitálisan alá lehet írni.
Így a környezet is boldog! 500 ív papír 7,5 kilogramm fát, 130 liter vizet és 26,8 kilowattóra energiát fogyaszt. Pozitív mellékhatás, amely egyre több vállalkozót késztet arra, hogy bevezesse az aláírásgyűjtő platformot.
A bevezetést követő első lépésben különösen lenyűgöző volt a platform zökkenőmentes integrációja a vállalat informatikai környezetébe. A felhőnek köszönhetően az onboarding mindössze néhány órát vett igénybe, és végig sproof kísérte.
A zökkenőmentes kommunikáció és a rugalmasság meggyőzte Alexander Sellnert. “A sproof nyitott a visszajelzésekre és az ügyfelek kéréseire, és így azt a megközelítést követi, hogy folyamatosan fejleszti a platformot” – magyarázza Sellner.
