A neunerhaus segít a hajléktalan, hajléktalan és biztosítással nem rendelkező embereknek abban, hogy visszataláljanak az önrendelkező élethez – függetlenül attól, hogy az út milyen göröngyös és hány lépcsőfokot kell megtenniük. A neunerhaus három lakóépületében, valamint a Housing First és a Mobil lakhatási programmal támogatott lakhatásban évente több mint 1000 korábban hajléktalan és hajléktalan ember gondozását és tanácsadását végzik. A neunerhaus egészségügyi központban évente mintegy 6000 embert gondoznak.

Szervezet neve:
Neunerhaus

A projekt rövid leírása:
Az aláírási folyamatok digitális átalakítása és ezáltal az adminisztratív erőfeszítések jelentős csökkentése. Ezáltal a szervezet hatékonyabbá teheti belső folyamatait, és több időt tud felszabadítani a hajléktalanokkal és a szegénységben élő emberekkel végzett közvetlen szociális munkára.

Miért a sproof sign:
“Az adminisztrációban különösen tudatosan kell felhasználnunk szűkös időforrásainkat – a digitális aláírás itt nagy előrelépést jelent.”

Hogyan született meg a döntés a digitális aláírás bevezetéséről?

Szervezeti felépítésünkből adódóan a legtöbb általunk aláírt dokumentumot két személynek kell aláírnia. Egészen 2023-ig voltak olyan aláírásgyűjtő mappák, amelyeket A-tól B-ig kellett vinni – és ez rengeteg adminisztratív erőfeszítést jelentett: Az aláírásra előjegyzési időt kellett tervezni, és a kollégák rendszeresen érdeklődtek a dokumentumokról és azok aláírási folyamatbeli státuszáról. Ezután mindent kézzel kellett beszkennelni, majd papíralapon archiválni. Az adminisztrációban különösen tudatosan kell felhasználni a szűkös időforrásainkat – itt nyilvánvaló volt, hogy van hova fejlődni. Az aláírás helyfüggetlen jellege mellett a döntő tényező mindenekelőtt ez a nyomtatással, házon belüli postázással, aláírások beszerzésével és papírdokumentumok szkennelésével kapcsolatos idő- és ökológiai erőforrások megtakarítása volt. Egy másik ösztönző tényező a HR-rel kapcsolatos dokumentumok egyszerűbb aláírása és kezelése volt a munkavállalóink számára.

Mennyire fontos a digitális átalakulás a neunerhaus számára?

A neunerhaus legtöbb alkalmazottja közvetlenül emberekkel dolgozik, például a szociális vagy az egészségügyi ágazatban. A digitális átalakulással kapcsolatban elsősorban a digitális befogadás témája foglalkoztat minket – elsősorban a felhasználóink befogadása, mint munkáltató, de a munkavállalóink készségei is, hogy lépést tudjanak tartani a digitalizációval, és képesek legyenek a digitális aláírások használatára – ezt egyre több szerv követeli meg, illetve könnyíti meg a hivatalos csatornákat.
Az elmúlt években számos folyamatot digitalizáltunk támogató folyamatainkban, például az irányításban, a humán erőforrásban és a kontrollingban. Ennek egyik fő mozgatórugója a koronavírus világjárvány volt, amely tovább gyorsította ezt a változást. Egy másik fontos tényező az az igényünk, hogy emberi erőforrásainkat különös gondossággal kezeljük és a lehető leghatékonyabban használjuk fel. A digitalizáció különösen a HR-munkában támogat bennünket a hatékonyságnövelés és az innováció előmozdításában egyaránt. A digitális eszközök és a személyes kapcsolat tökéletesen kiegészítik egymást. Egy konkrét példa a HR munkából: Egy új szolgáltatási szerződés digitális aláírása mindig személyes találkozóval párosul a szerződés aláírására.

A szűkös időforrásainkat az adminisztrációban különösen tudatosan kell felhasználnunk – a digitális aláírás itt nagy előrelépés.

Dr. Stephan Gremmel, ügyvezető igazgató

Milyen kritériumok voltak meghatározóak az Ön számára a megfelelő elektronikus aláírási szolgáltató keresése során?

A megfelelő elektronikus aláírási szolgáltató kiválasztásakor több központi kritérium volt számunkra meghatározó. A költségek voltak az elsők, mivel nonprofit szervezetként hatékonyan kell felhasználnunk a költségvetésünket. Ugyanilyen fontos volt a könnyű használat: a megoldásnak nemcsak intuitívan használhatónak kellett lennie, hanem olyan funkciókat is kínálnia kellett, mint a kötegelt aláírások és egy áttekinthető műszerfal a munkafolyamataink racionalizálása érdekében. Emellett olyan alapvető funkciók, mint a megjegyzések hozzáadása, az aláírások elhelyezése a dokumentum több pontján, valamint az aláírási sorrendek beállítása is elengedhetetlen volt. Olyan webalapú megoldást is kerestünk, amely könnyen integrálható és teljes jogi érvényességet biztosít.

Egy másik fontos szempont volt az adatvédelem és a GDPR-nak való szigorú megfelelés. A sproof garantálja, hogy minden adatot európai szervereken tárolnak, ami extra szintű biztonságot nyújt számunkra. A hamisítás elleni védelem szintén döntő tényező volt a manipuláció megbízható kizárásában. Emellett az ügyfélszolgálatnak mindenkor elérhetőnek kell lennie anélkül, hogy minden egyes kapcsolatfelvételért további költségek merülnének fel. A sproofnál mindezeket a követelményeket teljes mértékben teljesítettük.

Milyen felhasználási esetekben használják a digitális aláírást?

A digitális aláírást a neunerhaus számos esetben használja, különösen szerződések és más fontos dokumentumok esetében, amelyek gyors és jogilag biztonságos aláírást igényelnek. Ide tartoznak a külső partnerekkel kötött szerződések, fizetési kérelmek, költségvetési jóváhagyások és egyéb üzleti vonatkozású dokumentumok, amelyeket a felső vezetésnek kell aláírnia. 2024 júniusa óta a digitális aláírást a személyzeti vonatkozású dokumentumokhoz is használják, például szolgáltatási szerződések, kiegészítő megállapodások, foglalkoztatási visszaigazolások és az alkalmazottak számára kiállított tanúsítványok esetében.

Hogyan működött a felhő integrációja?

A felhőalapú megoldás integrációja zökkenőmentesen és hatékonyan zajlott. Annak érdekében, hogy minden alkalmazott számára a lehető legkönnyebbé tegyük az átállást, belső utasításokat készítettünk, amelyek lépésről lépésre elmagyarázzák, hogyan kell a dokumentumokat a sproofon keresztül aláírni. A vezetőségben mi is intenzíven foglalkoztunk a folyamatokkal az elején, de időközben az új folyamatok nagyon jól beváltak. A sproof világos felépítésének és intuitív felhasználói felületének köszönhetően a digitális aláírást könnyen be tudtuk illeszteni a meglévő munkafolyamatainkba.

Milyen előírásokkal rendelkezik egy olyan szervezet, mint a neunerhaus a biztonság, a megfelelőség és az adatvédelem terén?

Mint olyan társadalmi szervezet, amely sok ember érzékeny adataival dolgozik, a neunerhaus a legmagasabb szintű biztonsági, adatvédelmi és jogi megfelelési normákat alkalmazza. Különösen fontos a személyes adatok védelme, mivel a munkatársainkkal és partnereinkkel szembeni bizalmi alapot meg kell őrizni.

Mit szeretsz különösen a sproof signben?

Különösen nagyra értékeljük a sproof kiváló ügyfélszolgálatát. A kéréseket gyorsan és megoldásorientáltan dolgozzák fel, a rendszert pedig folyamatosan fejlesztik a felhasználók visszajelzései alapján. A felhasználóbarát és intuitív felület megkönnyíti a mindennapi használatot. A közvetlenül a fiókban elérhető “Akadémia” szintén hasznos támogatást nyújt a funkciók gyors megismeréséhez. Összességében a sproof sign jelentősen hozzájárul a hatékonyság növeléséhez és a munkafolyamatok egyszerűsítéséhez.

Használnak-e aláírás-munkafolyamatokat az Ön felhasználási esetére?

Igen, egyes területeken, például a felsővezetés és a humán erőforrás területén már használunk elszigetelt esetekben aláírás-munkafolyamatokat. Ezek a munkafolyamatok különösen hasznosnak bizonyultak az ismétlődő folyamatok, például a szolgáltatási szerződések vagy üzleti dokumentumok aláírása esetében. Méretünk és viszonylag új bevezetésünk miatt azonban még csak az elején járunk e munkafolyamatok munkafolyamatainkba való teljes integrálásának.