Energie AG Oberösterreich è un gruppo leader nel settore dell’energia e dei servizi che, dal 1892, svolge un ruolo fondamentale nella definizione dell’approvvigionamento energetico regionale. Con un ampio portafoglio di elettricità, gas, calore, acqua, smaltimento dei rifiuti e servizi ICT, l’azienda è sinonimo di qualità e affidabilità per clienti, fornitori, dipendenti e cittadini. Grazie a una rete capillare e alle proprie centrali elettriche, Energie AG garantisce una fornitura sostenibile e affidabile di elettricità a oltre 450.000 clienti. Come partner di oltre 1.000 comuni, è attiva anche nel settore idrico. Il tutto sempre nel rispetto dei più elevati standard ecologici.

Nome della società: Energie AG Oberösterreich

Breve descrizione del progetto:
Implementazione di una soluzione di firma digitale per supportare processi aziendali efficienti e flessibili e soddisfare i requisiti di protezione dei dati.

Perché sproof sign:
“Abbiamo già diverse soluzioni interne, il che ci ha insegnato quali funzioni sono particolarmente importanti per noi e quali non possono offrirci la flessibilità di cui abbiamo bisogno. Al momento di valutare i potenziali fornitori, abbiamo quindi definito dei requisiti specifici (…) sproof sign è stato in grado di fornirceli.”

Come è nata la decisione di introdurre la firma digitale?

Burger: “Abbiamo deciso di implementare una soluzione di firma digitale per affrontare due sfide fondamentali. In primo luogo, ci siamo resi conto che spesso incontravamo una discontinuità mediatica nei nostri processi con i clienti finali. Molte informazioni venivano inviate in forma cartacea, il che comportava lunghi processi manuali di registrazione, archiviazione e ulteriore elaborazione. Questa discontinuità mediatica rallentava notevolmente i nostri processi. Con la digitalizzazione di questi processi e l’introduzione della firma digitale, siamo riusciti a eliminare questo collo di bottiglia e ad aumentare l’efficienza.

Inoltre, la pandemia COVID-19 ci ha costretto ad adattare i nostri processi interni. Il metodo tradizionale di firmare fisicamente i documenti non era più praticabile a causa delle restrizioni di viaggio e dei regolamenti della sede. È emersa la necessità di implementare una soluzione digitale per mantenere l’operatività aziendale. In questo contesto, eravamo alla ricerca di una soluzione che potesse garantirci la flessibilità necessaria”.

Per quali applicazioni viene utilizzata la firma digitale?

Burger: “Utilizziamo la firma digitale per diverse applicazioni. Da un lato, la usiamo nei contatti con i clienti, ad esempio quando un cliente vuole concludere un contratto o deve confermare un servizio fornito. Un altro caso d’uso è quello interno, in particolare in situazioni come la rapida attuazione di nuove normative, come quella sull’home office. In un caso del genere, abbiamo dovuto elaborare rapidamente i documenti di 1500 dipendenti, cosa che non sarebbe stata possibile con i tradizionali processi cartacei. Per gestire questo processo, abbiamo utilizzato soluzioni interne integrate tramite un’app appositamente sviluppata. È stato implementato un processo di approvazione in cui i documenti sono stati approvati dai diretti superiori prima di essere inviati ai dipendenti utilizzando i segnaposti di firma predefiniti”.

Perché avete deciso di optare per una soluzione di firma europea e quale ruolo svolge il GDPR?

Burger: “In qualità di fornitore di energia con infrastrutture critiche, operiamo in un settore altamente regolamentato. La protezione dei dati è di estrema importanza per noi, poiché lavoriamo costantemente con dati personali. Era quindi fondamentale trovare un fornitore locale, preferibilmente in Austria o almeno in Europa. Un fornitore americano avrebbe comportato troppe incertezze e sfide, perché non possiamo correre rischi. La nostra politica pone quindi una chiara attenzione ai fornitori europei per garantire il rispetto dei requisiti del GDPR e ridurre al minimo i rischi legati alla protezione dei dati.”

Quali sono gli standard di sicurezza e conformità dei dati che una soluzione software deve soddisfare nella vostra azienda?

Burger: “Oltre al GDPR, altri standard sono di grande importanza per noi, come l’ISO 271001, che è particolarmente importante per noi in quanto siamo certificati e ci aspettiamo che i nostri fornitori siano in grado di soddisfare i nostri stessi standard di sicurezza. Effettuiamo inoltre regolari controlli di sicurezza per garantire che la nostra infrastruttura sia sempre protetta. Questi audit vengono svolti annualmente per identificare per tempo le potenziali vulnerabilità e correggerle prima che si verifichino incidenti di sicurezza, che possono essere molto costosi”.

“Molte informazioni venivano inviate in forma cartacea, il che comportava processi manuali dispendiosi in termini di tempo […]. Questa interruzione dei mezzi di comunicazione rallentava notevolmente i nostri processi. Con la digitalizzazione di questi processi e l’introduzione della firma digitale, siamo riusciti a eliminare questo collo di bottiglia e ad aumentare l’efficienza”.

Dr. Franz Burger
Consulente Gestione dei contenuti e collaborazione

Come viene organizzato il processo di valutazione delle soluzioni di firma digitale in un’azienda delle vostre dimensioni?

Burger: “Abbiamo già diverse soluzioni interne, il che ci ha insegnato quali funzioni sono particolarmente importanti per noi e quali non possono offrirci la flessibilità di cui abbiamo bisogno. Nel valutare i potenziali fornitori, abbiamo quindi definito requisiti specifici, tra cui la possibilità di spostare il segnaposto della firma a seconda delle esigenze e di regolarne il ridimensionamento, nonché la possibilità per gli utenti di configurare in modo flessibile il proprio ruolo di firma. Non abbiamo trovato tutto questo ovunque. Abbiamo inoltre dato priorità alla capacità di integrarsi nei processi esistenti, in particolare tramite l’API REST, per garantire un’integrazione perfetta nei nostri flussi di lavoro. “

Cosa le piace in particolare dello sproof sign?

Burger: “A seguito di un sondaggio condotto tra i nostri principali utenti, che utilizzano frequentemente il prodotto, l’aspetto dell’usabilità è stato sottolineato in modo particolarmente positivo. L’interfaccia utente è progettata in modo intuitivo e semplifica il processo di firma per gli utenti. Funziona senza problemi anche sui dispositivi mobili, il che è molto apprezzato dai nostri dipendenti. Inoltre, la formazione necessaria per l’utilizzo del prodotto è stata minima o nulla. Questo ha ridotto notevolmente l’impegno di formazione ed è stato un grande vantaggio per noi. Un altro aspetto positivo è la possibilità di configurare liberamente i timbri di firma. Questo ci permette di coprire diverse esigenze e di supportare i singoli processi. Altre soluzioni di firma non sono state in grado di affrontare questa sfida”.

Ci sono già idee per applicazioni future dello sproof sign?

Burger: “Attualmente siamo nella fase di test di un’integrazione con SAP per il processo di quotazione. È qui che i preventivi vengono creati, approvati e firmati prima di essere inviati al cliente. Questa integrazione è già stata impostata e verrà implementata gradualmente a partire dall’estate. Un altro aspetto che potrebbe avere un potenziale è la nostra area HR interna. Abbiamo circa 4.500 dipendenti che hanno bisogno di assistenza. Naturalmente, tutto ciò che funziona in modo digitale e si allontana dalla carta è una leva enorme”.