Sunkūs sutarčių sudarymo procesai – jau praeitis, tačiau kaip lengvai ir saugiai pasirašyti sutartis internetu? Šiame straipsnyje sužinosite, kaip pasirašyti sutartis internetu arba kaip gauti parašus internete. Kas svarbu, kokie yra kokybės kriterijai? Bet “spoileris” iš anksto: Paprasta ir saugu gali veikti, bet nebūtinai turi veikti kartu.

Elektroninis parašas yra čia ir toliau

Tai požiūrio klausimas. Dokumento pasirašymas turi tam tikrą estetinį komponentą. Sprendimą užantspauduojate kažkuo labai asmenišku – savo ranka rašytu parašu. Šis parašas dažnai repetuojamas ir tobulinamas daugelį metų ir daugeliu atvejų išlieka nepakitęs visą verslo gyvenimą. Dažnai analogiškas dokumento pasirašymas susijęs su susitikimu, jame dalyvauja kelios sutarties šalys ir dažnai turi kažką bendraujančio. Susitinkama, paspaudžiama ranka, pasirašomas dokumentas, o paskui jis saugomas daugiau ar mažiau saugiame archyve. Dažniausiai žmonės būna patenkinti ir vėl nueina savo keliais.

Kita medalio pusė yra akivaizdi. Nepriklausomai nuo to, ar norite atvaizduoti vidinius parašo procesus, ar išorinius. Tam reikia labai daug išteklių, kuriuos skaitmeninio parašo pagalba galima iššvaistyti.
Sprendimų priėmimo procesų skaitmeninimas jau atėjo net į labai “seniai” nusistovėjusias pramonės šakas ir verslo sritis. Privačiame kontekste elektroninis sutarčių pasirašymas ir taip jau kurį laiką plačiai paplitęs, o daugelyje Europos šalių jį palaiko valstybiniai e. tapatybės paslaugų teikėjai.

Tyrimo duomenimis, pasirašymo sprendimų integravimas į įmonių kontekstą labai dažnai kyla iš atskirų įmonės narių, kurie jau seniai susipažino su elektroninio parašo privalumais privačioje sferoje. Daugelis vyriausybinių internetinių paslaugų leidžia piliečiams pasirašyti sutartis skaitmeniniu būdu. Galiausiai tai reiškia, kad verslininkai taip pat nori pasinaudoti šių elektroninio parašo sprendimų privalumais, taikomais sutarčių tvarkymui jų pačių įmonėse.

Kaip veikia skaitmeninis parašas?

Internete plinta vis daugiau naujų, dažnai nedidelių ir nemokamų nemokamų pasirašymo priemonių, kurių registracija ir naudojimas dažnai yra labai žemo slenksčio. Jos veikia kaip ir didesnės priemonės: Skaitmeninį dokumentą išsaugote vietoje, įkeliate jį į interneto naršyklės įrankį ir pasirašote. Naudojant kai kurias priemones, dokumentą taip pat galima atsisiųsti, kad vėliau jį būtų galima išsiųsti. Kita vertus, yra sudėtingų pasirašymo platformų, kurios dažnai integruojamos į išsamią dokumentų valdymo sistemą arba CRM ar ERP sistemą. Tai taip pat leidžia atlikti daug sudėtingesnį trečiosios šalies pasirašymą arba nuotolinį pasirašymą. Tai reiškia, kad taip pat galiu leisti pasirašyti paties pasirašytą dokumentą, nustatyti sudėtingas pasirašymo sekas ir darbo eigą ir pan.

Ypač profesionalioje aplinkoje vis labiau populiarėja sprendimai, kurie specializuojasi būtent išsamiame PDF dokumentų pasirašyme, užtikrina aukščiausius saugumo standartus ir, svarbiausia, labai paprastą naudotojo valdymą. Skaitmeninį PDF dokumentų pasirašymą per interneto naršyklę iš esmės galima suskirstyti į tris esminius komponentus.

Sutarčių valdymas

Kaip minėta, atotrūkis čia didelis. Minimalūs kriterijai, keliami žiniatinklio priemonei, yra galimybė įkelti dokumentus (daugumoje programų failai automatiškai konvertuojami į įprastą PDF formatą) ir po pasirašymo vėl juos atsisiųsti arba saugoti kuo saugiau. Visapusiškos priemonės taip pat leidžia išmaniai valdyti ir apžvelgti visus svarbius dokumentus centrinėje vietoje.

Skaitmeninis dokumentų parašas

Pagrindinis visų internetinio parašo priemonių elementas yra skaitmeninio parašo taikymas sutarties dokumentui. Galiojančio skaitmeninio parašo taikymas PDF dokumente yra techninis procesas, kurį reikia aiškiai atskirti nuo paprasto rankinio parašo atvaizdo įterpimo be jokių papildomų techninių priemonių!

Galiojantis skaitmeninis parašas visų pirma leidžia nustatyti vėlesnius dokumento pakeitimus. Kitaip yra paprasto atvaizdų įterpimo atveju.

Techniniu požiūriu, skaitmeninio parašo atveju dokumento turinys yra tvirtai susietas su pridedamu parašu. Šiuo atveju vizualinė parašo išvaizda dokumente visų pirma yra informacinio pobūdžio ir neturi reikšmės (techniniam) galiojimui. sproof sign, pavyzdžiui, palaiko parašo atvaizdų arba rankinio parašo įterpimą į ekraną, bet taip pat fone sukuria visą skaitmeninį parašą.

Kitas skaitmeninių parašų etapas – kvalifikuoti skaitmeniniai parašai. Tokiais atvejais pasirašiusįjį asmenį patikrina patikimumo paslaugų teikėjas. Tai organizacijos, kurios atlieka išsamų asmens ar organizacijos tapatybės patikrinimą ir skaitmeninio pasirašymo metu tapatybę susieja su parašu. Tai reiškia, kad kvalifikuoti skaitmeniniai parašai turi ypatingą teisinį statusą, kuris prilygsta ranka rašytam parašui.

Parašų valdymas ir darbo eigos

Visas parašo platformų potencialas atsiskleidžia, kai reikia siųsti saugias ir reikalavimus atitinkančias parašo užklausas kitiems. Pavyzdžiui, “sproof sign” suteikia galimybę deleguoti įvairias užduotis (pvz., dokumentų pasirašymą, dokumentų peržiūrą, dokumentų persiuntimą) skirtingiems asmenims. Bendravimas vyksta, viena vertus, per žiniatinklio programėlę, kita vertus, taip pat bendraujant elektroninio pašto srautu. Taigi niekas negali būti prarasta. Automatizuotas delegavimas taip pat palengvina pasirašymo procesų valdymą ir padeda laikytis terminų bei terminų. Be to, galima apibrėžti atstovus, nustatyti pranešimus ne darbo vietoje, nurodyti parašų sekas ir nustatyti standartą, pagal kurį turėtų būti pasirašoma.

Pirmiausia kokybė. – Internetinių parašo priemonių kokybės kriterijai

Skaitmeninio parašo nauda yra labai įvairi. Pateikiame pagrindinių pažangių e. parašo įrankių kokybinių savybių sąrašą:

Debesijos prieinamumas ir saugumas

Sutartys internetu sudaromos bet kada ir bet kur, jei tik turite prieigą prie interneto. Galimybė naudotis visą parą ir 7 dienas per savaitę yra didelis saugių debesijos sprendimų privalumas. Tačiau reikia labai atidžiai pasirūpinti, kad būtų pasikliaujama saugia ir patikima saugojimo aplinka, apsaugota nuo neteisėtos prieigos, praradimo ir netinkamo naudojimo. Debesijos programų atveju ypač svarbu užtikrinti, kad priemonė 100 proc. būtų talpinama Europos serveriuose.

Skaitmeninių parašų privalomumas

Be to, reikėtų atkreipti dėmesį į tai, kaip žmogus gali arba turi įrodyti savo tapatybę. Paprastas elektroninis parašas (EES) nesuteikia jokios teisinės apsaugos ir jo niekada nereikėtų naudoti pasirašant įmonėse. Siekiant aukščiausio saugumo lygio, reikėtų naudoti kvalifikuotą elektroninį parašą (QES), kuris pagal eIDAS reglamentą yra visų dalykų matas Europoje. Iš tikrųjų parašo teikėjo pasirinkimas yra ypač svarbus, o tam, kad galėtumėte kuo geriau atvaizduoti naudojimo atvejus savo įmonėje, reikia turėti tam tikrų pagrindinių žinių apie tris skirtingus parašo standartus.

Patikrinkite pridedamus elektroninius parašus

Dar vienas puikus dalykas yra tai, kad e. parašus galima patikrinti visada ir visur. Informacija apie kiekvieną pasirašymo proceso etapą – nuo pradžios iki pabaigos – įskaitant pridedamus parašus ir unikalią pasirašiusiųjų tapatybę, yra neatskiriama nuo pdf dokumento visą laiką. Išsamūs e. parašo sprendimai (pvz., “sproof sign”) leidžia atlikti patikrą tiesiogiai platformoje.

Bendradarbiavimas

Pasirašymas yra komandos reikalas. Pasirašykite viduje arba gaukite išorinių suinteresuotųjų šalių patvirtinimus. Svarbu tai, kad galite labai lengvai valdyti savo komandą naudodami administratoriaus paskyrą. Turėtų būti labai lengva pridėti naujų naudotojų, o turimų parašo vienetų fondą turi būti labai lengva padidinti.

Atitiktis

Įmonės privalo laikytis galiojančių įstatymų ir kitų teisės aktų, ypač susijusių su saugiu ir teisės aktų reikalavimus atitinkančiu dokumentų ir duomenų saugojimu Europos erdvėje. Kelios priemonės (pvz., sproof sign) remiasi labai aukštu PDF/A dokumentų standartu.

Rezultatas

Laikas pasirašyti. Internetinės e. parašo paslaugos yra įdomus ir naudingas būdas supaprastinti verslo operacijas ir sutaupyti laiko bei pastangų. Verslo kontekste svarbu, kad ji atitiktų visus atitinkamus reikalavimus, keliamus atitinkamam naudojimo atvejui.