“neunerhaus” padeda benamiams, neturintiems namų ir neapdraustiems žmonėms rasti kelią atgal į savarankišką gyvenimą, kad ir koks nelygus būtų kelias ir kiek žingsnių reikėtų nueiti. Trijuose neunerhaus gyvenamuosiuose pastatuose, taip pat padedamuosiuose būstuose su “Housing First” ir “Mobil” kasmet rūpinamasi ir konsultuojama daugiau nei 1000 buvusių benamių ir benamių. Neunerhaus sveikatos centre kasmet slaugoma apie 6 000 žmonių.
Organizacijos pavadinimas:
Neunerhaus
Trumpas projekto aprašymas:
Skaitmeninis parašų pasirašymo procesų pertvarkymas ir taip žymiai sumažintos administracinės pastangos. Tai leidžia organizacijai efektyvinti savo vidinius procesus ir atlaisvinti daugiau laiko tiesioginiam socialiniam darbui su benamiais ir skurstančiais žmonėmis.
Kodėl reikia pasirašyti “sproof sign”:
“Turime ypač sąmoningai naudoti savo ribotus laiko išteklius administravimo srityje – skaitmeninis parašas čia yra puikus patobulinimas.”
Kaip buvo nuspręsta įdiegti skaitmeninį parašą?
Dėl mūsų organizacinės struktūros daugumą pasirašomų dokumentų turi pasirašyti du žmonės. Iki 2023 m. buvo naudojami parašų aplankai, kurie buvo nešiojami iš taško A į tašką B – ir daug administracinių pastangų: Reikėjo planuoti pasirašymui skirtą laiką, be to, kolegos nuolat teiraudavosi apie dokumentus ir jų statusą pasirašymo procese. Paskui viską reikėjo skenuoti rankomis ir papildomai archyvuoti popierine forma. Ypač sąmoningai turime naudoti savo ribotus laiko išteklius administravime – čia buvo akivaizdu, kad yra kur tobulėti. Be to, kad pasirašymas nepriklauso nuo vietos, lemiamas veiksnys visų pirma buvo tai, kad buvo sutaupyta laiko ir ekologinių išteklių spausdinimui, vidiniam paštui, parašų gavimui ir popierinių dokumentų skenavimui. Kita paskata buvo lengvesnis su žmogiškaisiais ištekliais susijusių dokumentų pasirašymas ir valdymas mūsų darbuotojams.
Kiek svarbi skaitmeninė transformacija “neunerhaus”?
Dauguma “neunerhaus” darbuotojų dirba tiesiogiai su žmonėmis, pvz., socialinio darbo ar sveikatos priežiūros sektoriuje. Kalbant apie skaitmeninę transformaciją, mums pirmiausia rūpi skaitmeninės įtraukties tema – pirmiausia mūsų, kaip darbdavio, vartotojų įtrauktis, taip pat mūsų darbuotojų įgūdžiai, kad jie neatsiliktų nuo skaitmenizacijos ir galėtų naudotis skaitmeniniais parašais – to reikalauja vis daugiau įstaigų arba palengvinti oficialius kanalus.
. Pastaraisiais metais skaitmenizavome daugybę mūsų paramos procesų, pavyzdžiui, valdymo, žmogiškųjų išteklių ir kontrolės. Pagrindinė varomoji jėga čia buvo koronaviruso pandemija, kuri dar labiau paspartino šiuos pokyčius. Kitas svarbus veiksnys – mūsų reikalavimas ypač kruopščiai elgtis su žmogiškaisiais ištekliais ir kuo veiksmingiau juos panaudoti. Skaitmeninimas mums padeda, ypač žmogiškųjų išteklių darbe, skatindamas ir efektyvumo didinimą, ir inovacijas. Skaitmeninės priemonės ir asmeninis kontaktas puikiai papildo vienas kitą. Konkretus pavyzdys iš darbo su žmogiškaisiais ištekliais: Skaitmeninis naujos paslaugų teikimo sutarties pasirašymas visada derinamas su asmeniniu susitikimu sutarčiai pasirašyti.
Turime ypač sąmoningai naudoti savo ribotus laiko išteklius administravimo srityje – skaitmeninis parašas čia yra puikus patobulinimas.
Dr. Stephan Gremmel, generalinis direktorius
Kokie kriterijai jums buvo lemiami ieškant tinkamo e. parašo paslaugų teikėjo?
Ieškodami tinkamo e. parašo paslaugų teikėjo, pasirinkome kelis pagrindinius kriterijus. Pirmiausia buvo išlaidos, nes kaip ne pelno siekianti organizacija turime efektyviai naudoti savo biudžetą. Ne mažiau svarbus buvo ir naudojimo paprastumas: sprendimas turėjo būti ne tik intuityvus naudoti, bet ir pasiūlyti tokias funkcijas, kaip paketinis pasirašymas ir aiškus prietaisų skydelis, kad supaprastintume savo darbo eigą. Be to, labai svarbios buvo tokios esminės funkcijos kaip anotacijų pridėjimas, parašų dėjimas keliose dokumento vietose ir parašų sekų nustatymas. Taip pat ieškojome internetinio sprendimo, kurį būtų lengva integruoti ir kuris užtikrintų visišką teisinį galiojimą.
Kitas privalomas dalykas buvo duomenų apsauga ir griežtas BDAR laikymasis. “sproof” garantuoja, kad visi duomenys saugomi Europos serveriuose, o tai suteikia mums papildomą saugumo lygį. Apsauga nuo klastojimo taip pat buvo lemiamas veiksnys, leidžiantis patikimai atmesti manipuliacijas. Be to, klientų aptarnavimas turi būti pasiekiamas bet kuriuo metu, nesukeliant papildomų išlaidų už kiekvieną kontaktą. Pamatėme, kad visus šiuos reikalavimus “sproof” visiškai atitinka.
Kokiais naudojimo atvejais naudojamas skaitmeninis parašas?
Skaitmeninis parašas neunerhauze naudojamas įvairiais atvejais, ypač sutartims ir kitiems svarbiems dokumentams, kuriuos reikia greitai ir teisiškai saugiai pasirašyti. Tai apima sutartis su išorės partneriais, mokėjimo prašymus, biudžeto patvirtinimus ir kitus su verslu susijusius dokumentus, kuriuos turi pasirašyti vyresnioji vadovybė. Nuo 2024 m. birželio mėn. skaitmeninis parašas taip pat naudojamas su personalu susijusiems dokumentams, pavyzdžiui, paslaugų sutartims, papildomiems susitarimams, įdarbinimo patvirtinimams ir darbuotojų pažymėjimams.
Kaip pavyko integruoti debesis?
Debesijos sprendimas buvo integruotas sklandžiai ir efektyviai. Kad visiems darbuotojams būtų kuo paprasčiau pereiti prie šios sistemos, sukūrėme vidines instrukcijas, kuriose žingsnis po žingsnio paaiškinta, kaip pasirašyti dokumentus naudojant “Sproof”. Mes, vadovybė, iš pradžių taip pat intensyviai dirbome su šiuo procesu, tačiau per tą laiką naujieji procesai labai gerai įsitvirtino. Dėl aiškios “sproof” struktūros ir intuityvios naudotojo sąsajos galėjome lengvai integruoti skaitmeninį parašą į esamus darbo procesus.
Kokius saugumo, atitikties ir duomenų apsaugos standartus taiko tokia organizacija kaip “neunerhaus”?
“neunerhaus”, kaip socialinė organizacija, dirbanti su daugelio žmonių slaptais duomenimis, taiko aukščiausius saugumo, duomenų apsaugos ir teisinės atitikties standartus. Ypač svarbi yra asmens duomenų apsauga, nes būtina išlaikyti pasitikėjimo savo darbuotojais ir partneriais pagrindą.
Kas jums ypač patinka “sproof sign”?
Ypač vertiname puikų “sproof” klientų aptarnavimą. Užklausos nagrinėjamos greitai ir orientuojantis į sprendimus, o sistema nuolat tobulinama atsižvelgiant į naudotojų atsiliepimus. Dėl patogios ir intuityvios sąsajos ją daug lengviau naudoti kasdien. “Akademijoje”, kurią galima pasiekti tiesiogiai paskyroje, taip pat siūloma naudinga pagalba, leidžianti greitai susipažinti su funkcijomis. Apskritai “sproof sign” labai prisideda prie mūsų darbo procesų efektyvumo didinimo ir supaprastinimo.
Ar jūsų naudojimo atvejui naudojamos pasirašymo darbo eigos?
Taip, kai kuriose srityse, pavyzdžiui, vyresniosios vadovybės ir žmogiškųjų išteklių, atskirais atvejais jau naudojame parašo darbo eigą. Šios darbo eigos pasirodė esančios ypač naudingos pasikartojantiems procesams, pavyzdžiui, pasirašant paslaugų sutartis ar verslo dokumentus. Tačiau dėl savo dydžio ir palyginti naujo diegimo dar tik pradedame visiškai integruoti šias darbo eigas į savo darbo procesus.
