Skaitmeninimas vyksta visose kasdienio gyvenimo srityse. Tačiau daugelis viešai skelbiamų įmonių vis dar daugiausia veikia analoginiame pasaulyje.
Federalinės apskaitos agentūros situacija kitokia! Įmonė, kurioje dirba 500 darbuotojų, veikia 7 vietose visoje Austrijoje ir remiasi sąmoninga ir ilgai planuojama skaitmeninimo strategija.
“Esame beveik įpareigoti skaitmeninimo procesus įgyvendinti labai greitai”, – sako Mag. DI (FH) Alexanderis Sellneris, Federalinės apskaitos agentūros IT vadovas.
To pasekmė: įdiegta skaitmeninio parašo platforma – dar vienas žingsnis optimizuojant procesus. Tai gerokai palengvina vieną svarbiausių veiklos procesų – saugų ir teisiškai galiojantį dokumentų pasirašymą.
Pradinė padėtis
Apie skaitmeninimą kalba visi, taip pat ir viešųjų įmonių atsakingi asmenys. Vis daugiau įmonių jau pasikliauja popierizmu nepasižyminčiu biuru, sujungia savo padalinius į tinklą arba siūlo naujas paslaugas internetu. Taip jos ne tik gerina klientų patirtį, bet ir bendradarbiavimą su partneriais, tiekėjais ir visais kitais suinteresuotaisiais subjektais.
Vertindami tolesnes savo įmonės skaitmeninimo priemones, federalinės apskaitos agentūros vadovai greitai suprato, kad skaitmeninio parašo platformos įdiegimas gali suteikti didžiulę naudą. Ši pasirašymo forma visoje Europoje 100 % prilygsta ranka rašytiems parašams ir jai taikomos griežtos eIDAS reglamento (ES) 910/2014 (Elektroninės atpažinties ir tapatumo nustatymo paslaugos) gairės.
Tačiau daugelis įmonių savininkų nežino, kokią naudą teikia visos įmonės dokumentų pasirašymo skaitmeniniu parašu platforma. Vis dar laikomasi labai nuoseklaus “credo”, kuris prieštarauja parašo platformos diegimui: “Turiu mobilųjį telefoną ir jau galiu pasirašyti skaitmeniniu parašu”.
Beveik pusė Austrijos piliečių jau naudojasi mobiliuoju parašu kaip nemokama e. valdžios paslauga.
Tačiau vien skaitmeninio parašo verslo aplinkoje paprastai visiškai nepakanka. Trūksta procesų, pritaikytų darbo eigos procesų. Bendro “prietaisų skydelio”, kad būtų galima puikiai apžvelgti svarbius įmonės dokumentus, ir daug daugiau.
Tuo tarpu kai kurios tarptautiniu mastu veikiančios įmonės jau pasirinko skaitmeninę platformą, kuri gali skaitmeniniu būdu atvaizduoti visas įmonėje naudojamas darbo eigas ir naudojimo atvejus.
BHAG remiasi Austrijos programine įranga.
Pirmiausia Sellnerio vadovaujama BHAG projekto komanda įvertino, kurie Europos ir Austrijos paslaugų teikėjai jau įsitvirtino ir pateikė rinkai galingų priemonių.
“Nenorime daryti kompromisų dėl slaptų dokumentų duomenų saugojimo. Šie duomenys 100 proc. turi būti saugomi Europoje. Mūsų nuomone, “sproof” atitinka šiuos kriterijus, nes aiškiai pasirenka duomenų centrus, kurie yra nepriklausomi nuo JAV korporacijų.
Mag. DI (FH) Alexander Sellner
Federalinė apskaitos agentūra
Be duomenų saugojimo saugumo ir atitikties, parašo platforma turi padėti vykdyti įvairius parašo procesus, kurie yra kasdienės Federalinės apskaitos agentūros veiklos dalis.
Taigi dėmesys greitai nukrypo į “sproof”. Po intensyvaus testavimo ir audito etapo galiausiai buvo pasirinkta jauna IÖB sertifikuota bendrovė. Debesijos sprendimas galėjo puikiai pasirodyti kaip “viskas viename” platforma su aukščiausiais saugumo ir duomenų apsaugos standartais. “Mums tikrai buvo ypatinga garbė, kad buvome pasirinkti ir kad galiausiai sugebėjome atitikti labai aukštus federalinės apskaitos agentūros standartus”, – sako Dr. Fabianas Knirschas, vienas iš “sproof GmbH” įkūrėjų ir technologijų direktorius.
Skaitmeninis parašas nuo pat jo įdiegimo pradžios pastebimai taupo išteklius.
Iki šiol atsiliepimai buvo labai geri. Daugelis darbuotojų, ypač vadovų, naudojasi platforma įvairiems pasirašymo procesams ir nuo to laiko sutaupo daug laiko ir išteklių. Dokumentų nebereikia spausdinti, pasirašyti ranka, skenuoti ir siųsti paštu, juos galima pasirašyti skaitmeniniu būdu vos keliais spustelėjimais.
Taigi ir aplinka yra laiminga! 500 popieriaus lapų sunaudojama 7,5 kg medienos, 130 litrų vandens ir 26,8 kilovatvalandės energijos. Teigiamas šalutinis poveikis, skatinantis vis daugiau verslininkų diegti parašo platformą.
Pirmajame žingsnyje po įdiegimo ypač įspūdingai pavyko sklandžiai integruoti platformą į įmonės IT aplinką. Debesijos dėka diegimas užtruko vos kelias valandas ir visą laiką buvo lydimas sproof.
Sklandus bendravimas ir lankstumas įtikino Alexanderį Sellnerį. “sproof” yra atvira atsiliepimams ir klientų pageidavimams, todėl siekia nuolat tobulinti platformą”, – aiškina A. Sellneris.
