Savanoriškų socialinių paslaugų skatinimo asociacija jau daugiau kaip 56 metus Austrijoje organizuoja Savanoriškų socialinių metų (FSJ) renginius. Asociacija tai daro siekdama suteikti jauniems suaugusiesiems žinių apie socialinį sektorių; prie to pedagogiškai prisideda FSJ darbuotojai, kuriems rūpi FSJ dalyvių gerovė. Pelno nesiekianti asociacija bendradarbiauja su daugeliu didelių socialinių organizacijų, tokių kaip Caritas, Lebenshilfe ar valstybinės klinikos, taip pat su daugeliu mažesnių įstaigų, pavyzdžiui, privačiomis vaikų grupėmis.
FSJ dalyviai dirba 34 valandas per savaitę Austrijos socialinėje įstaigoje, įgyja patirties, gali orientuotis profesinėje srityje ir tobulėti asmeniškai. Asociacija užtikrina palankias ir sąžiningas sąlygas socialinėse įstaigose, privalomi mentorių ir refleksijos susitikimai kokybei užtikrinti. Priklausomai nuo taikymo srities ir vietos, reikia atlikti skirtingas veiklas. Pagrindinis kiekvienos FSJ užduoties tikslas – padėti atitinkamai komandai ir globojamiems klientams.
Organizacijos pavadinimas:
Savanoriškų socialinių paslaugų skatinimo asociacija – Savanoriški socialiniai metai
Trumpas projekto aprašymas:
Pasirašymo procesų skaitmeninimas, siekiant gerokai sumažinti administracines pastangas ir optimizuoti sutarčių tvarkymą.
Kodėl sproof sign:
“Mums buvo svarbu rasti praktišką ir prieinamą sprendimą. Reikėjo užtikrinti duomenų apsaugą. Įrankis, naudojamas parašui apdoroti, turėjo veikti kompetentingai, patikimai, profesionaliai ir, svarbiausia, “įsiklausyti” į tai, ko mums reikia. Visa tai radome bendrovėje “sproof”.”
Kaip buvo nuspręsta įdiegti skaitmeninį parašą?
Kai prieš trejus metus perėmiau vadovavimą, daugiau nei 50 metų gyvuojanti asociacija buvo tik pradedama skaitmeninti. Iki tol visos sutartys su socialinėmis įstaigomis ir FSJ dalyviais buvo sudaromos naudojant blanką, atspausdintą, pasirašytą, antspauduotą, įdėtą į voką ir nuneštą į pašto skyrių. Ir pasirašyta atgal paštu. Jei reikėdavo ką nors pakeisti, viskas prasidėdavo iš naujo. Tai dar buvo įmanoma padaryti esant mažesniam dalyvių skaičiui, tačiau kuo daugiau jaunų suaugusiųjų atlieka FSJ, tuo neįmanomesnis tampa šis įsipareigojimas. Jau nekalbant apie įvairių Excel sąrašų klaidų tikimybę. Taigi reikėjo XXI amžiui tinkamų skaitmeninių sprendimų.
Pirmiausia buvo surasta IT įmonė, kuri visus mūsų procesus perkėlė į skaitmeninį procesą. Taigi, paraiškas galėjome gauti ne kaip el. laiško priedą (kurio informaciją vėliau reikėjo įtraukti į “Excel” sąrašus), kaip buvo įprasta ir būtina anksčiau, bet per registracijos priemonę. Tuomet duomenis buvo galima tiesiogiai naudoti automatiniam reikiamų sutarčių kūrimui po FSJ užduoties fiksavimo. Tai palengvino sutarties sukūrimą, tačiau tada vis dar trūko skaitmeninio pasirašymo galimybės. Po tam tikrų tyrimų ir daugiausia dėl draugo rekomendacijos pagaliau susidūriau su “sproof”.
Kiek svarbi FSJ skaitmeninė transformacija?
Skaitmeninės transformacijos svarbos FSJ negalima pervertinti. FSJ metai visada prasideda rudenį. Taigi vasara yra tarpininkavimo, taip pat ir sutarčių sudarymo piko etapas. Kiekvienam apgyvendintam asmeniui reikalingos dvi sutartys su mūsų asociacija: su socialine įstaiga ir su FSJ dalyviu. Šias sutartis turime pasirašyti mes ir, žinoma, kita pusė. sproof siūlė ir šiandien tebesiūlo mums idealų sprendimą! Šiais metais tikimės apie 700 FSJ paskyrimų, taigi ir apie 1400 sutarčių, kurias reikia pasirašyti.
Kokie kriterijai jums buvo lemiami ieškant tinkamo e. parašo paslaugų teikėjo?
Mums buvo svarbu rasti praktišką ir įperkamą sprendimą. Reikėjo užtikrinti duomenų apsaugą. Parašui apdoroti naudojama priemonė turėjo veikti kompetentingai, patikimai, profesionaliai ir, svarbiausia, “įsiklausyti” į tai, ko mums reikia. Visa tai radome “sproof”.
Kokiais naudojimo atvejais naudojamas skaitmeninis parašas?
Mūsų FSJ sutarčių su socialinėmis institucijomis ir FSJ dalyviais prenumeratai, taip pat sutartims su rėmėjais, paslaugų sutartims ir kt. Tiesiog visiems dokumentams, kuriems reikia oficialiai galiojančio parašo. Ir taip “sproof” mums padeda ne tik su sutartimis, susijusiomis su FSJ užduotimis, bet ir su dokumentais, kuriuos turi pasirašyti asociacijos pirmininkė ir generalinis direktorius, nes mes ne taip dažnai matomės – dėl to sunku pasirašyti ranka – o daugiausia bendraujame elektroniniu paštu ir telefonu.
Kadangi turime “sproof”, kuris taip pat suteikia galimybę per “ID-Austria” daryti brėžinius, nebereikia rengti susitikimų, kurie anksčiau daugiausia būdavo skirti svarbiam dokumentui pasirašyti. Mes taip pat džiaugiamės sprendimu be popierių. Tai leidžia mums taupyti vertingus išteklius. Šiandien beveik nieko nespausdiname.
Iki tol visos sutartys su socialinėmis institucijomis ir FSJ dalyviais buvo sudaromos pagal formą, atspausdinamos, pasirašomos, antspauduojamos, įdedamos į voką ir nešamos į pašto skyrių. Ir pasirašyti atgal paštu. Jei reikėdavo ką nors pakeisti, viskas prasidėdavo iš naujo. Tai dar buvo įmanoma padaryti esant mažesniam dalyvių skaičiui, tačiau kuo daugiau jaunų suaugusiųjų atlieka FSJ, tuo neįmanomesnis tampa šis sumanymas.
MMag. Elisabeth Marcus
Savanoriškos socialinių metų asociacijos generalinė direktorė
Kaip pavyko integruoti debesis?
IT bendrovė, kuri mums atliko skaitmeninimą, ir sproof tuo rūpinosi tiesiogiai. Taip sakant, nuo eksperto prie eksperto. Mums, kaip klientui, tai buvo idealu.
Kokius reikalavimus, susijusius su saugumu, atitiktimi ir duomenų apsauga, kelia tokia organizacija kaip FSJ?
Žinoma, mums čia taikomi itin aukšti standartai. Privatumo ir saugumo klausimas buvo vienas pirmųjų, kuriuos uždavėme, kai susidūrėme su “sproof”.
Kas jums ypač patinka “sproof sign”?
Visi “sproof” darbuotojai yra neįtikėtinai kompetentingi, draugiški, profesionalūs ir visada nori rasti mums geriausią sprendimą. Jie yra pasirengę ir pasirengę atsakyti į klausimus bei spręsti problemas ir daro viską, ką gali, kad mes, klientai, pasiektume reikiamą ir norimą rezultatą. “sproof” yra geriausia, kas mums galėjo nutikti, šalia puikios IT bendrovės, su kuria sprendėme skaitmeninimo problemą.
Ar jūsų naudojimo atvejui naudojamos pasirašymo darbo eigos?
Taip. Ypač kai skaitmeniniu būdu pasirašau dokumentus su mūsų pirmininku, atsiranda parašo darbo eiga. Bet taip pat ir sutartyse su užduočių vykdymo vietomis ir FSJ dalyviais. Pereidami nuo rankinio pasirašymo paštu siunčiamose sutartyse prie skaitmeninio pasirašymo elektroniniu paštu, taip pat užtikrinome skaitmeninimą daugiau kaip 700 socialinių įstaigų, nes tada su skaitmeniniu parašu turėjo dirbti ir socialinių įstaigų vadovai.
Dabar jau trečius metus ją naudojame ir visur ji puikiai veikia. Sproof yra patikimas ir nesudėtingas partneris. Beje, skaitmeninis piešimas FSJ dalyviams niekada nebuvo iššūkis. Nuo pat pradžių jaunuoliai savo mobiliaisiais telefonais tai darė akimirksniu, tarsi niekada nebūtų darę kitaip. Tai taip pat byloja apie lengvą ir suprantamą “sproof” naudojimo patogumą. Tariame nuoširdų AČIŪ už puikų bendradarbiavimą!!!
