Skaitmeninis parašas (arba e. parašas, e. parašas ir pan.) tapo nepakeičiama priemone, padedančia įmonėms ir asmenims efektyviau ir ekologiškiau tvarkyti dokumentus. Šiame straipsnyje pateikiame atspirties tašką visiems, kurie nori atnaujinti seną procesą – dokumentų pasirašymą.

Kas yra skaitmeninis parašas?

Skaitmeninis parašas – tai saugus ir veiksmingas sutarčių pasirašymo skaitmeninėje aplinkoje būdas, kuris yra alternatyva ranka rašytiems parašams.

Skaitmeninis parašas veikia kaip žmogaus piršto atspaudas, nes kiekvienas dokumentas turi savo unikalų elektroninį piršto atspaudą. Joks kitas dokumentas negali turėti tokio paties skaitmeninio parašo. Jei skaitmeninis dokumentas yra “užantspauduotas” parašu, galima įrodyti, kad

• failas po pasirašymo nebuvo pakeistas (vientisumas).
  
• dokumentą pasirašė konkretus asmuo (autentiškumo patvirtinimas).
  
• pasirašiusysis asmuo iš tikrųjų pasirašė dokumentą. Sukūrus skaitmeninį parašą, asmuo negali paneigti, kad pasirašė dokumentą.
  
• dokumentas nėra klastotė.

Skaitmeniniai parašai jau naudojami daugelyje pramonės šakų įvairioms reikmėms.

Kas nėra (galiojantis) skaitmeninis parašas?

Tik parašas, kurį taip pat galima patikrinti autorizuota internetine tikrinimo paslauga (pvz., “Acrobat Reader”, RTR arba tiesiogiai “sproof sign”), gali būti laikomas atitinkančiu teisės aktų reikalavimus.

Skenuotas ranka rašyto parašo atvaizdas nesukuria teisėtai pasirašyto dokumento ir nėra teisiškai galiojantis!

“eIDAS” reglamentu Europoje reglamentuojama, kaip teisiškai galiojantys ir patikrinami dokumentai gali būti pasirašomi. Daugiau informacijos rasite čia.

Kaip veikia skaitmeninis PDF dokumentų pasirašymas

Galiojančio skaitmeninio parašo taikymas (PDF) dokumentui yra techniškai sudėtingas procesas, kuris, pasirašant dokumentą skaitmeniniu parašu, vyksta nepastebimai fone.

Dėl to teisingas skaitmeninis parašas labai skiriasi nuo paprasčiausio nuskaityto ranka rašyto parašo įterpimo.

Galiojantis skaitmeninis parašas leidžia atpažinti vėlesnius dokumento pakeitimus. Kitaip yra, kai paprasčiausiai įterpiami vaizdai.

Taip skaitmeninis ketinimų įrodymas veikia su parašo platforma:

1 žingsnis: įkėlimas ir konvertavimas

Pirmiausia įkelkite dokumentą internetu per savo paskyrą parašo platformoje. Dokumentas konvertuojamas į PDF dokumentą.

2 veiksmas: skaitmeninio parašo taikymas

Pačiam parašui reikia skaitmeninio sertifikato, kuriuo patvirtinama jūsų, kaip pasirašančiojo asmens, tapatybė. Jis sukuriamas jums užsiregistravus parašo platformoje. Jei norite pasirašyti aukščiausiu standartu – kvalifikuotu elektroniniu parašu, šį veiksmą atlieka valstybės pripažinta sertifikavimo įstaiga.

Naudodami parašo platformą, galite pritaikyti savo parašą (panašiai kaip rašant ranka) ir sukurti savo parašo stilių.

3 veiksmas: dokumento ir parašų šifravimas

Paskutiniame etape visa sutartis, įskaitant pridedamus parašus, užšifruojama kriptografiškai. Sugeneruojama vadinamoji hash vertė. Sutartis tampa atspari klastojimui ir ją galima patikrinti.

Pridedami parašai turi didžiausią įrodomąją vertę ir nebegali būti suklastoti.

Be abejo, pasirašytas sutartis galima atsisiųsti, išsiųsti arba išsaugoti bet kur.

Ar galiu pasirašyti skaitmeniniu parašu “Word” ar kitose “Office” programose?

Iš esmės daugelį failų formatų taip pat galima pasirašyti skaitmeniniu parašu. Tačiau tam, kad skaitmeninis parašas būtų nekeičiamas, kiekvienas dokumentas pirmiausia turi būti konvertuojamas į PDF dokumentą. Žinoma, kad PDF dokumentai yra nekeičiami (priešingai nei, pavyzdžiui, docx dokumentai).
Skaitmeninio parašo platformos automatiškai konvertuoja daugelį failų formatų į teisingą PDF dokumentą, paprastai tada, kai dokumentas įkeliamas.

Kaip gauti skaitmeninį parašą?

Skaitmeninį parašą galima gauti įvairiais būdais.

1. registracija skaitmeninio parašo platformoje (FES)

Kaip jau buvo paaiškinta, skaitmeninio parašo kūrimas yra pagrindinis skaitmeninio parašo platformos elementas. Įtvirtinti ir gerai žinomi sprendimai yra “DocuSign”, “AdobeSign” arba naujesni europiniai sprendimai, pavyzdžiui, “sproof sign” arba “yousign”, kurie taip pat specializuoti specialiai naudoti Europos įmonėse.

Registruojantis sukuriamas pažangusis elektroninis parašas.

2. identifikavimas naudojant parašo platformą (QES)

Daugelis paslaugų teikėjų taip pat suteikia naudotojams kvalifikuotą elektroninį parašą, kuris yra giliai integruotas į pačią programą. Be to, kad šis parašo standartas turi didelę įrodomąją vertę, jums naudinga ir daugybė galimybių pritaikyti pasirašymo procesą.

3. identifikavimas su valstybine paslauga (QES; pvz., mobiliojo telefono parašas)

Austrijoje daugiau nei 50 % piliečių jau turi mobiliojo telefono parašą. Jį išduoda valdžios institucijos ir jis atitinka kvalifikuoto elektroninio parašo standartą.

Skaitmeninio parašo teisinis galiojimas

Galiojanti sutartis sudaroma, kai abi šalys išreiškia savo sutikimą. Įstatymų leidėjas paprastai palieka sutarties šalims teisę pačioms nuspręsti, ar jos sudarys sutartį žodžiu, raštu ar elektroniniu būdu. Tai vadinama formos laisve.

Jei pasirenkate skaitmeninio parašo sprendimą, turite pranašumą, kad visi parašai yra integruoti į PDF failą nepakeičiamu ir neklastotu būdu.

Yra tik labai nedaug išimčių, kai elektroninis parašas vis dar neįtrauktas į įstatymus, nepaisant nuolatinių įstatymo pakeitimų. Vienas iš pavyzdžių: testamentas.

Bet kuriuo atveju, atsižvelgiant į sutartį, būtina pasirinkti tinkamą e. parašo standartą.

Šiuo tikslu nustatyti trys standartai, kurie apibrėžti eIDAS reglamente ir yra teisinis pagrindas.

• EES: paprastas elektroninis parašas
  
• FES: pažangusis elektroninis parašas
  
• QES: kvalifikuotas elektroninis parašas

Kvalifikuotas elektroninis parašas (QES) atitinka aukščiausius kokybės kriterijus ir teisiškai 100 % prilygsta ranka rašytam parašui.

Kadangi teisinės pasekmės gali būti labai skirtingos, tokie veiksniai, kaip įgyvendinimo sąnaudos, naudojimo paprastumas (klientų patirtis), teisės aktai, įmonės politika ir įvertinta verslo rizika, paprastai yra lemiami nustatant, kurį metodą reikėtų taikyti konkrečioje situacijoje.

Šiam tikslui galite naudoti šią sprendimo priėmimo priemonę.

Todėl elektroninio parašo standarto pasirinkimui turi įtakos du veiksniai:

• Atsakomybės rizika, veiklos rizika
  
• Teisiniai reikalavimai

Skaitmeninio parašo platformos privalumai yra šie

• turėti galimybę bet kada pakeisti e. parašo standartą, atsižvelgiant į sutarties tipą.
  
• pirkdami išorinius parašus galėsite nurodyti norimą e. parašo standartą.

Europos parašų teikėjai daugiausia dėmesio skyrė dviem aukščiausiems skaitmeninio parašo standartams.

sproof sign yra QES ekspertas .

Ar galioja skenuotas parašas arba parašo atvaizdas?

Terminas “skenuotas parašas” reiškia, kad tai yra skaitmeninis ranka rašyto parašo atvaizdas. Originalus popierinis parašas skeneriu arba fotoaparatu paverčiamas skaitmeniniu formatu (.jpg, .doc, .pdf ir t. t.).

Iš esmės tokie skenuoti parašai galioja tol, kol atitinkamam ketinimų pareiškimui nereikalinga rašytinė forma.

Pasirašyta kopija neturi teisinės galios, nes negalima nustatyti pasirašiusio asmens tapatybės ir įrodyti sutikimo.

Skenuotą parašą lengva suklastoti, todėl pasirašytos sutarties gavėjas gali lengvai jį nukopijuoti (#SnippingTool #Screenshot). Akivaizdu, kad tai nėra teisėta.

Skenuotas parašas teisme neturi jokios įrodomosios vertės, nes tai tik originalaus parašo kopija. Nesant įrodymų, kaip parašas buvo padarytas, jis laikomas tik kopija, o ne autentišku parašu. Dėl šios priežasties jis negalioja, ypač verslo sandoriuose.

Kuo skiriasi skaitmeninis parašas nuo elektroninio parašo?

Sąvokas “elektroninis parašas” ir “skaitmeninis parašas” galima lengvai supainioti. Šios sąvokos dažnai vartojamos pakaitomis, tačiau griežtai kalbant, jos nėra tas pats.

Elektroninis parašas (arba e. parašas) – tai būdas sudaryti teisinį susitarimą skaitmeninėje aplinkoje. Tai, galima sakyti, skaitmeninis popierinio dokumento pasirašymo atitikmuo.

Elektroninis parašas įrodo dokumentą pasirašiusio asmens sutikimą, o skaitmeninis parašas įrodo paties dokumento autentiškumą. Tai reiškia, kad dokumento ir parašo derinys techniškai sukurtas ir užšifruotas taip, kad sutartis būtų apsaugota nuo klastojimo. Taigi sąlygos susijungia arba veikia kartu taip, kad skaitmeninė sutartis tampa patikrinama ir teisiškai įgyvendinama.

Skaitmeninio (Europos) parašo platformos privalumai

Itin saugus debesis, paruoštas darbui

“sproof sign” yra internetinis sprendimas, skirtas skaitmeniniam sutarčių pasirašymui ir veikiantis visuose mobiliuosiuose įrenginiuose (staliniuose kompiuteriuose, išmaniuosiuose telefonuose, planšetiniuose kompiuteriuose). “sproof sign” yra įsikūrusi Austrijoje, o visi duomenys saugomi tik ES duomenų centruose. Garantuojame, kad visais lygmenimis – tiek mūsų, tiek mūsų subrangovų – laikomasi BDAR reikalavimų. Šias garantijas savo klientams siūlome užsakomojoje duomenų tvarkymo sutartyje (DPA), kuri pagrįsta ES standartinėmis sutarčių sąlygomis, todėl taip pat užtikrina aukščiausio lygio teisinį tikrumą.

Sąsajos ir esamos sistemos

• sproof sign galima sklandžiai integruoti į esamas sistemas
  
• Tiesioginis prisijungimas prie įprastų įrankių, tokių kaip “MS Teams”, “Word”, “Google Drive” ir t. t. (visųintegracijų sąrašas)
  
• Vienas prisijungimas
  
• Paprasta API pritaikytiems naudojimo atvejams (API dokumentacija)

Dokumentų saugojimas ir pažangos kontrolė

Svarbios sutartys saugomos centrinėje vietoje aiškiai, labai saugiai ir užšifruotai. Nepaisant to, dokumentus galima pasiekti bet kuriuo metu ir iš bet kurios vietos. Be to, bet kuriuo metu galima peržiūrėti pasirašymo procesų eigą ir prireikus išsiųsti priminimus.

Kvalifikuotas (QES) ir pažangus (FES) elektroninis pasirašymas, įskaitant identifikavimą

sproof sign palaiko visų tipų elektroninius parašus (paprastus, išplėstinius ir kvalifikuotus) pagal eIDAS reglamentą ir daugelį kitų pasaulyje naudojamų parašų standartų (pvz., FDA atitiktį). Pasirašyti galite tiek savo organizacijoje, tiek su išorės partneriais, tiekėjais ar klientais.

Partijų pasirašymas: pasirašykite sutartis vienu metu

Naudojant paketinį pasirašymą, vienu veiksmu galima skaitmeniniu ir teisiniu būdu pasirašyti daugybę dokumentų. Taip sutaupoma daug laiko.

Dokumentų aplankas: vienu metu išsiųskite sutartis

Skaitmeniniu būdu susekite kelis dokumentus ir siųskite juos kartu pasirašyti. Taip sutaupysite daug laiko ir jūs, ir gavėjas.

Įmonės prekės ženklas, įmonės antspaudai ir parašo stiliai

Nesvarbu, ar esate didelė komanda, ar vienas naudotojas. Sproof sign programoje galite išsaugoti savo įmonės logotipą kaip įmonės antspaudą. Taip pat galite sukurti skirtingus parašo stilius skirtingiems tikslams.

“eID Hub”: gauti parašus visoje Europoje

Kvalifikuotas parašas teisiškai prilygsta ranka rašytam parašui visoje Europoje.
sproof sign dėl savo unikalios sąsajos leidžia pasirašyti sutartis su įvairiais kvalifikuoto parašo teikėjais. Tai didžiulis privalumas įsigyjant ir išduodant teisiškai galiojančius parašus.
Spustelėkite čia, jei norite susipažinti su visų integruotų patikimumo užtikrinimo paslaugų teikėjų apžvalga →

Patikrinkite parašus ir atsisiųskite bandymų ataskaitas

Taikomų elektroninių parašų galiojimą galite patikrinti tiesiogiai “sproof sign” programoje vienu pelės spustelėjimu. Taip pat galite atsisiųsti kiekvieno parašo testo ataskaitą ir pamatyti, kas ir kada pasirašė su kokiu sertifikatu.

Komandos valdymas ir keitimo taisyklės

“sproof sign” leidžia paprastai valdyti plano naudotojus ir jų teises. Be to, galima centralizuotai valdyti parašų kvotas ir atlikti įvairius svarbius viso plano nustatymus.

Parama ir akademija

“sproof sign” garsėja greitu ir lanksčiu palaikymu. “sproof sign” akademija – tai nemokamas mokymo portalas, kuris padės jums ir jūsų darbuotojams greitai pradėti dirbti.

Skaidri kainodara be paslėptų išlaidų

Mūsų tikslas – būti neprilygstamai geriausiu tiekėju ieškant tinkamo parašo teikėjo. Tai darydami pabrėžiame sąžiningumą ir skaidrumą. Dvi vertybės, apibūdinančios mūsų įmonės kultūrą. Šios vertybės lemia ir mūsų sprendimo kainodarą įmonių segmente.