Ir pienācis laiks! Ir pienācis laiks pielāgot uzņēmējdarbības procesus, lai tie darbotos efektīvāk un drošāk. Uzņēmējdarbības pasaulē to palīdz panākt aizvien uzlabojošās digitālās darba plūsmas. Ir arvien vairāk platformu un risinājumu, kas nodrošina līdzekli absolūti standarta procesiem līdz pat nišas speciālajām lietojumprogrammām. Viens no šiem standarta procesiem, ko var ievērojami uzlabot, pateicoties digitālajiem risinājumiem, ir parakstu vākšana.

Šajā rakstā mēs izskaidrosim, kas ir digitālā paraksta darba plūsma un kā jums, jūsu uzņēmumam vai tīklam var palīdzēt, ja šajā lietojuma gadījumā paļaujaties uz nozīmīgu digitalizāciju.

Analogais pret digitālo: Kā vākt parakstus?

Protams, ir arī “vecās skolas” variants: parakstīšana ar pildspalvu uz papīra. Atsevišķi raugoties, tas arī neko daudz nemaksā – īpaši, ja jūs pats esat parakstītājs – un dažkārt šķiet “šiks” vai pat formālāks. Īpaši kombinācijā ar fizisku tikšanos. Ar roku rakstīts paraksts jebkurā gadījumā ir juridiski derīgs.

Otrs skatiens atklāj “žurkas asti”: ļoti sarežģīts, darbietilpīgs un resursietilpīgs process (drukāšana, skenēšana, zīmogošana, nosūtīšana, atgriešanās gaidīšana utt.). Tas nozīmē arī: mediju pārrāvumus, kas mazina pierādījuma vērtību, laikietilpīgu arhivēšanu un, visbeidzot, bet ne mazāk svarīgi, ļoti laikietilpīga ir gatavu un parakstīšanai sagatavotu un atpakaļ nosūtītu līgumu iegūšana vai gaidīšana.

Tagad labi pazīstamā alternatīva: digitālais vai elektroniskais paraksts
Tehniski tā ir kriptogrāfijas metode, kuras pamatā ir asimetriski šifrēšanas algoritmi. Tas ļauj pārbaudīt dokumenta autentiskumu un parakstītāja identitāti.

Tas, kas ir tehniski sarežģīts un ļoti drošs fonā, ir paslēpts priekšplānā, pateicoties viegli lietojamai lietotāja saskarnei. Galu galā juridiski derīga digitālā parakstīšana ir tikpat vienkārša kā pārskaitījuma veikšana tiešsaistē.

Būtībā ir dažādi digitālās parakstīšanas veidi: vienkāršs, uzlabots un kvalificēts. Neraugoties uz to, ka digitālo parakstu izskats galīgajā dokumentā ir šķietami vienāds, katra digitālā paraksta veida statuss un tā saistošais raksturs ir atšķirīgs.”

Dr. Fabian Knirsch (izpilddirektors un līdzdibinātājs, sproof GmbH)

Vienkārša elektroniskā paraksta vai paraksta gadījumā nav iespējams konstatēt manipulācijas.

Īsāk sakot, par juridiski atbilstošu var uzskatīt tikai tādu parakstu, ko var pārbaudīt ar publiski apstiprināta verifikācijas pakalpojuma palīdzību. Tādas platformas kā sproof sign specializējas parakstu radīšanā atbilstoši visaugstākajiem standartiem, kā arī jebkura dokumenta integrētā pārbaudē.

Bez robežām, vienkāršs, digitāls. Parakstu iegūšana ar e-paraksta platformu (korporatīvajā kontekstā).

Parakstu platformas ļauj lielākā vai mazākā mērā kartēt digitālā paraksta procesus, ko dēvē arī par paraksta darba plūsmām. sproof sign ir 100% specializējusies parakstu izsniegšanā un iegūšanā un pārliecina ar minētajām darba plūsmām.

Bet kas ir darba plūsma dokumentu parakstīšanas kontekstā?

Kopumā darba plūsma tiek uzskatīta par strukturētu darba soļu secību, lai sasniegtu konkrētu mērķi vai rezultātu. Atsevišķi darba soļi, to secība, pienākumi un atkarības tiek noteiktas, lai darbu veiktu efektīvi un lietderīgi.

Tas pats attiecas uz parakstu vākšanu. Labs e-paraksta rīks ļauj kartēt visus iespējamos apstiprināšanas procesus, lai ietaupītu laiku un personāla resursus. Tas viss tiek veikts, garantējot atbilstību visaugstākajiem drošības un atbilstības standartiem uzņēmumos.

Darba plūsmas jauda: Ārējo digitālo parakstu iegūšana tikai 5 soļos

Pievienot uzņēmumu kontaktus

Dabiski! Ja es vēlos izsniegt dokumentu parakstīšanai, vispirms ir jāzina kontaktinformācija. Vairumā gadījumu paraksta pieprasījumi tiek apstrādāti, izmantojot e-pasta adresi, jo e-pasta adrese jau ir labs pamats otras personas autentifikācijai. Uzlaboto elektronisko parakstu (FES) gadījumā identitātes apliecinājums ir tieši saistīts ar personas e-pasta adresi. Saskaņā ar to otra persona izdod elektronisko parakstu, izmantojot to pašu e-pasta adresi, kas tika izmantota paraksta pieprasījumam.

Viena no e-paraksta platformas priekšrocībām ir vienkārša kontaktinformācijas datu pārvaldība jau pašā paraksta pieprasījuma sākumā. Parasti bieži izmantotie kontakti tiek automātiski ieteikti iekasēšanas procesu laikā, un visi kontaktinformācijas dati tiek automātiski ievadīti vienkāršotā kontaktu pārvaldības sistēmā, kur tos var apskatīt un rediģēt.

Paraksta standarta definēšana

Kā jau detalizēti aprakstīts, paraksta standartam ir būtiska nozīme attiecībā uz pieprasītā paraksta vēlamo pierādījuma vērtību. Ir svarīgi zināt, ka paraksta standartu var definēt paraksta partnerim, bet tas nav obligāti jādara. Ja, piemēram, līgumam ir liela formāla nozīme, var pieprasīt kvalificētu elektronisko parakstu vai tehniski izslēgt citus parakstu veidus. Ja otrai pusei nav iespējas parakstīties kvalificēti, e-paraksta rīks automātiski palīdzēs jums veikt identifikācijas procesu.

Definēt secības un lomas

Ir dažādi lietošanas gadījumi, kad vēlaties izvairīties no tā, ka vairāki kontakti saņem dokumentu parakstīšanai vienlaicīgi. Viens no izmantošanas gadījumiem var būt tāds, ka vadībai jāparaksta pēc tam, kad dokumentu ir saņēmuši divu citu nodaļu pārstāvji, un visbeidzot sekretariāts saņem dokumentu apskatei vai galīgai lejupielādei.

Paraksta pozīcijas definēšana

Viena no svarīgākajām parakstu platformas funkcijām ir “Parakstu vietrāžu definēšana”. Varat precīzi norādīt, kurā pusē, kam un kur jāparakstās. Izmantojot sproof sign, var pielāgot arī paraksta kartes lielumu.

Noteikt parakstīšanas termiņu un nosūtīt atgādinājumus

Darba plūsmas pēdējā posmā vispusīgākie “viss vienā” paraksta risinājumi ļauj iestatīt termiņu, uzrakstīt draudzīgu (līdz konkrētam) uzaicinājuma tekstu un, pats galvenais, automātiski atgādināt saņēmējam par šo termiņu. Tādējādi tiek ievērojami palielināts savlaicīgas parakstītā dokumenta saņemšanas sekmīgums. Nemaz nerunājot par to, ka šī darba plūsma tik un tā ievērojami samazina “laiku līdz lēmuma pieņemšanai”.

(Pēc izvēles:) Pārbaudiet saņemtos parakstus tieši sproof sign

Kā jau minēts, ir svarīgi radīt izpratni, ka kvalificēts un uzlabots elektroniskais paraksts garantē visaugstāko drošības līmeni, jo tā derīgumu var ļoti viegli pārbaudīt. Tieši integrēts verifikācijas mehānisms, kāds pieejams sproof sign, nodrošina pilnīgu izsekojamību un drošību svarīgos apstiprināšanas procesos.

Digitālais paraksts no uzaicinātāja viedokļa

Aicinātājam ir svarīgi, lai visi paraksti tiktu nodoti savlaicīgi. Ļoti svarīga ir zema sliekšņa piekļuve parakstu platformai. sproof sign ir racionalizējis šo procesu:

• Kā aprakstīts, uzaicinātājs nosūta dokumentu parakstīšanai pa e-pastu.
  
• Uzaicinātā persona saņem e-pastu, noklikšķina uz saites un var parakstīt dokumentu tieši, nereģistrējoties (!).
  
• Ja ir nepieciešams kvalificēts paraksts, bet uzaicinātajam vēl nav esošas QES identifikācijas (spējas kvalificēti parakstīties), uzaicinātājs tieši iziet pēcreģistrācijas identifikācijas procesu.
  
• Uzaicinātajam nekad nav (!) Izmaksas.
  
• Ja jau esat sproof sign lietotājs, varat, protams, saglabāt dokumentu vai, ja vēlaties, pārsūtīt to citam parakstīšanai, ievietot to kaudzē, deleģēt parakstīšanas pieprasījumus utt.

Vai vēlaties sākt? Reģistrējieties tagad bez maksas un saņemiet savu pirmo parakstu

To var atrast tikai pie sproof sign. Mēs esam centušies nodrošināt saviem lietotājiem pēc iespējas vieglāku sākumu digitālo parakstu pasaulē. Izmantojot bezmaksas privāto kontu, jūs varat nekavējoties sākt izmantot platformu un pašrocīgi izveidot savus pirmos digitālos parakstus vai iegūt tos bez šķēršļiem visā Eiropā.