Energie AG Oberösterreich ir vadošais enerģētikas un pakalpojumu koncerns, kam kopš 1892. gada ir bijusi nozīmīga loma reģionālās energoapgādes veidošanā. Uzņēmums piedāvā plašu elektroenerģijas, gāzes, siltumenerģijas, ūdens, atkritumu apsaimniekošanas un IKT pakalpojumu klāstu, un tas nodrošina kvalitāti un uzticamību klientiem, piegādātājiem, darbiniekiem un sabiedrībai. Ar plašu tīklu un savām elektrostacijām Energie AG garantē ilgtspējīgu un uzticamu elektroenerģijas piegādi vairāk nekā 450 000 klientu. Kā vairāk nekā 1000 pašvaldību partneris uzņēmums darbojas arī ūdensapgādes nozarē. Tas viss vienmēr tiek veikts saskaņā ar visaugstākajiem ekoloģiskajiem standartiem.

Uzņēmuma nosaukums: Energie AG Oberösterreich

Īss projekta apraksts:
Digitālā paraksta risinājuma ieviešana, lai atbalstītu efektīvus, elastīgus uzņēmējdarbības procesus un izpildītu datu aizsardzības prasības.

Kāpēc sproof sign:
“Mums jau ir vairāki dažādi iekšējie risinājumi, un tas mums ļāva noskaidrot, kuras funkcijas mums ir īpaši svarīgas un kuras nevar nodrošināt nepieciešamo elastību. Tāpēc, izvērtējot potenciālos pakalpojumu sniedzējus, mēs noteicām konkrētas prasības (…) sproof sign varēja mums tās nodrošināt.

Kā tika pieņemts lēmums ieviest digitālo parakstu?

Burgers: “Mēs nolēmām ieviest digitālā paraksta risinājumu, lai risinātu divus galvenos uzdevumus. Pirmkārt, mēs sapratām, ka mūsu procesos ar galapatērētājiem bieži sastopamies ar mediju nesakritību. Liela daļa informācijas tika iesniegta papīra formātā, kas radīja laikietilpīgus manuālus procesus reģistrēšanai, arhivēšanai un turpmākai apstrādei. Šis mediju pārtraukums ievērojami palēnināja mūsu procesus. Digitalizējot šos procesus un ieviešot digitālos parakstus, mums izdevās novērst šo sastrēgumu un palielināt efektivitāti.

Turklāt COVID-19 pandēmija lika mums pielāgot iekšējos procesus. Tradicionālā dokumentu fiziskas parakstīšanas metode vairs nebija dzīvotspējīga ceļošanas ierobežojumu un mājas biroja noteikumu dēļ. Nepieciešamība ieviest digitālu risinājumu kļuva acīmredzama, lai saglabātu uzņēmuma darbību. Šajā kontekstā mēs meklējām risinājumu, kas mums nodrošinātu nepieciešamo elastību.”

Kādos lietojumos tiek izmantots digitālais paraksts?

Burgeris: “Mēs izmantojam digitālos parakstus dažādiem lietojumiem. No vienas puses, mēs to izmantojam saskarsmē ar klientiem, piemēram, kad klients vēlas noslēgt līgumu vai jāapstiprina sniegtais pakalpojums. Cits izmantošanas gadījums ir iekšējais lietojums, jo īpaši tādās situācijās kā jaunu noteikumu, piemēram, mājas biroja regulas, ātra ieviešana. Vienā no šādiem gadījumiem mums bija ātri jāapstrādā dokumenti 1500 darbiniekiem, kas nebūtu bijis iespējams, izmantojot parastos papīra procesus. Lai apstrādātu šo procesu, mēs izmantojām iekšējos risinājumus, kas integrēti, izmantojot īpaši izstrādātu lietotni. Tika ieviests apstiprināšanas process, kurā dokumentus vispirms apstiprināja tiešie priekšnieki, un tikai pēc tam tie tika nosūtīti darbiniekiem, izmantojot iepriekš definētas paraksta vietas.”

Kāpēc jūs izvēlējāties Eiropas paraksta risinājumu un kāda nozīme ir VDAR?

Burger: “Kā enerģijas piegādātājs ar kritiski svarīgu infrastruktūru mēs darbojamies stingri reglamentētā jomā. Datu aizsardzība mums ir ārkārtīgi svarīga, jo mēs pastāvīgi strādājam ar personas datiem. Tāpēc bija ļoti svarīgi atrast pakalpojumu sniedzēju vietējā reģionā, vēlams Austrijā vai vismaz Eiropā. Amerikas pakalpojumu sniedzējs būtu bijis saistīts ar pārāk daudz neskaidrību un problēmu, jo mēs nevaram uzņemties nekādu risku. Tāpēc mūsu politikā galvenā uzmanība tiek pievērsta Eiropas pakalpojumu sniedzējiem, lai nodrošinātu, ka mēs izpildām VDAR prasības un līdz minimumam samazinām datu aizsardzības riskus.”

Kādiem datu drošības un atbilstības standartiem programmatūras risinājumam jāatbilst jūsu uzņēmumā?

Burgers: “Papildus GDPR mums ir ļoti svarīgi arī citi standarti, piemēram, ISO 271001, kas mums ir īpaši svarīgs, jo mēs paši esam sertificēti un sagaidām, ka mūsu piegādātāji spēs izpildīt tādus pašus drošības standartus kā mēs. Mēs arī regulāri veicam drošības auditus, lai nodrošinātu, ka mūsu infrastruktūra vienmēr ir aizsargāta. Šie auditi tiek veikti katru gadu, lai savlaicīgi identificētu iespējamās vājās vietas un novērstu tās, pirms notiek drošības incidenti, kas var būt ļoti dārgi.”

“Daudz informācijas tika iesniegts papīra formātā, kas radīja laikietilpīgus manuālus procesus […]. Šie mediju traucējumi ievērojami palēnināja mūsu procesus. Digitalizējot šos procesus un ieviešot digitālos parakstus, mums izdevās novērst šo sastrēgumu un palielināt efektivitāti.”

Dr. Franz Burger
Konsultants satura pārvaldība un sadarbība

Kā tiek organizēts digitālā paraksta risinājumu novērtēšanas process jūsu lieluma uzņēmumā?

Burgers: “Mums jau ir vairāki dažādi iekšējie risinājumi, kas mums ļāva noskaidrot, kuras funkcijas mums ir īpaši svarīgas un kuras nespēj nodrošināt nepieciešamo elastību. Tāpēc, izvērtējot potenciālos pakalpojumu sniedzējus, mēs noteicām konkrētas prasības, tostarp iespēju pēc vajadzības pārvietot paraksta vietas nosaukumu un pielāgot mērogošanu, kā arī iespēju lietotājiem elastīgi konfigurēt savu paraksta lomu. To mēs ne visur atradām. Mēs arī noteicām prioritāti iespējai integrēties esošajos procesos, jo īpaši izmantojot REST API, lai nodrošinātu netraucētu integrāciju mūsu darba plūsmās. “

Kas jums īpaši patīk sproof sign?

Burgeris: “Pēc mūsu galveno lietotāju, kuri bieži izmanto šo produktu, aptaujas īpaši pozitīvi tika novērtēts lietojamības aspekts. Lietotāja saskarne ir intuitīvi izstrādāta, kas lietotājiem atvieglo parakstīšanas procesu. Tā bez problēmām darbojas arī mobilajās ierīcēs, ko augstu novērtē mūsu darbinieki. Turklāt, lai izmantotu šo produktu, viņiem bija nepieciešama neliela apmācība vai arī tās nebija nepieciešamas nemaz. Tas ievērojami samazināja apmācības darbu, un tas mums bija liela priekšrocība. Vēl viens pozitīvs aspekts ir iespēja brīvi konfigurēt paraksta zīmogus. Tas ļauj mums apmierināt dažādas prasības un atbalstīt individuālus procesus. Citi parakstu risinājumi vienkārši nespēja tikt galā ar šo uzdevumu.”

Vai jau ir idejas par turpmākajiem sproof sign lietojumiem?

Burgeris: “ Pašlaik mēs esam integrācijas ar SAP testēšanas posmā, lai veiktu cenu piedāvājumu sagatavošanas procesu. Tajā tiek veidoti, apstiprināti un parakstīti piedāvājumi, pirms tie tiek nosūtīti klientam. Šī integrācija jau ir izveidota, un no vasaras tā tiks pakāpeniski ieviesta. Iespējams, ka potenciāls varētu būt arī mūsu iekšējai cilvēkresursu jomai. Mums ir aptuveni 4500 darbinieku, kuri ir jāapkalpo. Protams, viss, kas darbojas digitāli un atkāpjas no papīra formāta, ir milzīgs atbalsts.”