Energie AG Oberösterreich ir vadošais enerģētikas un pakalpojumu koncerns, kam kopš 1892. gada ir bijusi nozīmīga loma reģionālās energoapgādes veidošanā. Uzņēmums piedāvā plašu elektroenerģijas, gāzes, siltumenerģijas, ūdens, kā arī atkritumu apsaimniekošanas un IKT pakalpojumu klāstu, un tas nodrošina kvalitāti un uzticamību klientiem, piegādātājiem, darbiniekiem un sabiedrībai. Izmantojot plašu tīklu un savas elektrostacijas, Energie AG nodrošina ilgtspējīgu un uzticamu energoapgādi vairāk nekā 450 000 klientu. Kā vairāk nekā 1000 pašvaldību partneris uzņēmums darbojas arī ūdensapgādes jomā. Tas viss vienmēr notiek saskaņā ar visaugstākajiem ekoloģiskajiem standartiem.
Uzņēmuma nosaukums: Energie AG Oberösterreich
Īss projekta apraksts:
Ieviest digitālā paraksta risinājumu, lai atbalstītu efektīvus, elastīgus uzņēmējdarbības procesus un izpildītu datu aizsardzības prasības.
Kāpēc sproof sign:
“Mums jau ir vairāki dažādi iekšējie risinājumi, kas mums ir ļāvis noskaidrot, kuras funkcijas mums ir vissvarīgākās un kuras nevar nodrošināt nepieciešamo elastību. Tāpēc, izvērtējot potenciālos piegādātājus, mēs noteicām konkrētas prasības (…) sproof sign varēja mums tās nodrošināt.
Kā tika pieņemts lēmums ieviest digitālo parakstu?
Burgeris: “Mēs nolēmām ieviest digitālā paraksta risinājumu, lai risinātu divas galvenās problēmas. Pirmkārt, mēs pamanījām, ka mūsu procesos ar gala klientiem bieži sastopamies ar mediju pārtraukumiem. Daudz informācijas tika iesniegts papīra formātā, kas radīja laikietilpīgus manuālus procesus, kas saistīti ar datu iegūšanu, arhivēšanu un tālāku apstrādi. Šis mediju pārtraukums ievērojami palēnināja mūsu procesus. Digitalizējot šos procesus un ieviešot digitālo parakstu, mums izdevās novērst šo sastrēgumu un palielināt efektivitāti.
Turklāt COVID-19 pandēmija lika mums pielāgot iekšējos procesus. Tradicionālā dokumentu fiziskas parakstīšanas metode vairs nebija praktiska ceļošanas ierobežojumu un darba no mājām režīma dēļ. Nepieciešamība ieviest digitālu risinājumu kļuva acīmredzama, lai saglabātu uzņēmuma darbību. Šajā kontekstā mēs meklējām risinājumu, kas varētu nodrošināt mums nepieciešamo elastību.”
Kādos lietošanas gadījumos tiek izmantots digitālais paraksts?
Burger: “Mēs izmantojam digitālo parakstu dažādiem lietojumiem. No vienas puses, mēs to izmantojam saskarsmē ar klientiem, piemēram, kad klients vēlas noslēgt līgumu vai jāapstiprina sniegtais pakalpojums. Cits izmantošanas gadījums ir iekšējais lietojums, jo īpaši tādās situācijās kā jaunu noteikumu, piemēram, mājas biroja regulas, ātra ieviešana. Šādā gadījumā mums bija nepieciešams ātri apstrādāt dokumentus 1500 darbiniekiem, kas nebūtu bijis iespējams, izmantojot tradicionālos papīra procesus. Lai apstrādātu šo procesu, mēs izmantojām iekšējos risinājumus, kas ir integrēti, izmantojot īpaši izstrādātu lietotni. Tika ieviests izdošanas process, kurā dokumentus vispirms apstiprināja tiešie vadītāji, un tikai pēc tam tie tika nosūtīti darbiniekiem ar iepriekš noteiktām paraksta vietām.”
Kāpēc izvēlējāties Eiropas paraksta risinājumu un kāda nozīme ir GDPR?
Burgeris: “Mēs darbojamies kā enerģijas piegādātājs ar kritiski svarīgu infrastruktūru stingri regulētā jomā. Privātums mums ir ārkārtīgi svarīgs, jo mēs pastāvīgi strādājam ar personas datiem. Tāpēc bija ļoti svarīgi atrast pakalpojumu sniedzēju tuvākajā apkārtnē, vēlams Austrijā vai vismaz Eiropā. Amerikas pakalpojumu sniedzējs būtu bijis saistīts ar pārāk daudz neskaidrību un izaicinājumu, jo mēs nevaram uzņemties nekādu risku. Tāpēc mūsu politikā galvenā uzmanība tiek pievērsta Eiropas pakalpojumu sniedzējiem, lai nodrošinātu, ka mēs izpildām VDAR prasības un līdz minimumam samazinām datu aizsardzības riskus.”
Kādiem datu drošības un atbilstības standartiem programmatūras risinājumam jāatbilst jūsu uzņēmumā?
Burgers: “Papildus GDPR mums ir ļoti svarīgi arī citi standarti, piemēram, ISO 271001. Tas mums ir īpaši svarīgs, jo mēs paši esam sertificēti un sagaidām, ka mūsu piegādātāji spēs ievērot tādus pašus drošības standartus kā mēs. Mēs arī regulāri veicam drošības auditus, lai nodrošinātu, ka mūsu infrastruktūra vienmēr ir aizsargāta. Šīs pārbaudes tiek veiktas katru gadu, lai savlaicīgi identificētu un novērstu iespējamās ievainojamības, pirms notiek drošības incidenti, kas var izmaksāt dārgi.”
“Daudz informācijas tika iesniegts papīra formātā, kas radīja laikietilpīgus manuālus procesus […] Vadīja. Šie mediju traucējumi ievērojami palēnināja mūsu procesus. Digitalizējot šos procesus un ieviešot digitālo parakstu, mums izdevās novērst šo sastrēgumu un palielināt efektivitāti.”
Dr. Franz Burger
Konsultants Satura pārvaldība un sadarbība
Kāds ir digitālā paraksta risinājumu novērtēšanas process jūsu lieluma uzņēmumā?
Burgeris: “Mums jau ir vairāki dažādi iekšējie risinājumi, kas mums ir ļāvis noskaidrot, kuras funkcijas mums ir vissvarīgākās un kuras nespēj nodrošināt nepieciešamo elastību. Tāpēc, izvērtējot potenciālos piegādātājus, mēs noteicām konkrētas prasības, tostarp iespēju pēc vajadzības pārvietot paraksta vietas nosaukumu un pielāgot mērogošanu, kā arī iespēju lietotājiem elastīgi konfigurēt savu paraksta lomu. Mēs ne visur to atradām. Uzsvaru likuši arī uz spēju integrēties ar esošajiem procesiem, īpaši izmantojot REST API, lai nodrošinātu netraucētu integrāciju mūsu darba plūsmās. “
Kas jums īpaši patīk sproof sign?
Burger: “Pēc mūsu galveno lietotāju, kuri bieži izmanto produktu, aptaujas īpaši pozitīvi tika uzsvērta lietojamība. Lietotāja saskarne ir intuitīvi izstrādāta, kas lietotājiem atvieglo parakstīšanas procesu. Tā bez sarežģījumiem darbojas arī ceļā, ko ļoti atzinīgi novērtē mūsu darbinieki. Turklāt, lai izmantotu šo produktu, viņiem bija nepieciešama neliela apmācība vai pat nebija nepieciešama nekāda apmācība. Tas ievērojami samazināja apmācības darbu un bija liela priekšrocība mums. Vēl viens pozitīvs aspekts ir iespēja brīvi konfigurēt paraksta zīmogus. Tas ļauj mums aptvert dažādas prasības un atbalstīt individuālus procesus. Citi parakstu risinājumi vienkārši nespēja tikt galā ar šo uzdevumu.”
Vai ir kādas idejas par turpmākajiem sproof sign izmantošanas gadījumiem?
Burgeris: “ Pašlaik mēs esam integrācijas ar SAP testēšanas posmā, lai veiktu cenu piedāvājumu sagatavošanas procesu. Tajā tiek izveidoti, apstiprināti un parakstīti piedāvājumi pirms to nosūtīšanas klientam. Šī integrācija jau ir izveidota, un no vasaras tā tiks pakāpeniski ieviesta. Iespējams, ka potenciāls varētu būt arī mūsu iekšējai cilvēkresursu nodaļai. Mums ir aptuveni 4500 darbinieku, par kuriem ir jārūpējas. Protams, viss, kas darbojas digitāli un atkāpjas no papīra formāta, ir milzīga priekšrocība.”
