Os factos mais importantes em resumo
- Segurança jurídica: Os mandatos SEPA digitais são totalmente válidos em conformidade com o Regulamento eIDAS (FES ou QES)
- Deixa de escrever: transferência digital de dados em vez de introdução manual de digitalizações ilegíveis
- Rapidez: Recolhe e assina em menos de 2 minutos com o sproof Fastlane
- Poder híbrido: a sproof Fastlane faz a ponte entre o papel e o digital – basta digitalizar um código QR em documentos físicos
- Melhores práticas: Descobre como o fornecedor de serviços de energia e infra-estruturas Salzburg AG optimizou o seu serviço ao cliente através desta transformação digital
Porque é que os processos SEPA convencionais atrasam a tua empresa
A recolha manual de autorizações de débito direto é uma enorme perda de tempo e uma relíquia do mundo analógico. O processo tradicional – imprimir, enviar por correio, assinar à mão, digitalizar e devolver por correio eletrónico – não só é entediante para os seus clientes, como também causa enormes despesas gerais na sua administração:
- Fonte de erro na transferência de dados: O IBAN, o nome e a referência do mandato têm de ser transferidos manualmente das digitalizações (muitas vezes ilegíveis) para o sistema ERP ou de contabilidade. Este processo é dispendioso e sujeito a erros.
- Elevadas taxas de cancelamento: Cada interrupção do suporte – como a ida à impressora ou à caixa de correio – é um obstáculo que leva os clientes a abandonar o processo.
- Congestionamento burocrático: uma caligrafia ilegível leva a ciclos de correção morosos e atrasa o processo de pagamento, o que sobrecarrega diretamente a sua liquidez e consome recursos administrativos valiosos que poderiam ser utilizados em tarefas mais produtivas.
Mandatos SEPA digitais para processos de pagamento modernos
A mudança para um processo parcial ou totalmente digital oferece muito mais vantagens do que a simples eliminação do papel. Os efeitos positivos estendem-se a toda a cadeia de valor.
Os efeitos positivos optimizam toda a tua administração:
- Tempos de processamento significativamente mais curtos: Os mandatos são concluídos em minutos em vez de dias.
- Redução de erros através da introdução verificada de dados: Uma vez que os clientes introduzem os seus dados digitalmente em campos de formulário predefinidos, não existem erros de transmissão durante a digitação. As ajudas de validação garantem que apenas os mandatos completos e corretamente formatados entram no seu sistema.
- Aumenta a taxa de conclusão (taxa de conversão): Quanto mais simples for o processo de assinatura, menor será a taxa de cancelamento.
- Redução significativa dos custos: Poupa nos custos de correio, impressão e arquivo, bem como no precioso tempo de trabalho para a introdução manual de dados.
- Gestão centralizada e à prova de auditoria: Todos os mandatos são arquivados digitalmente, podem ser encontrados imediatamente e são documentados em conformidade com a lei, graças a uma pista de auditoria sem falhas.
- Experiência moderna do cliente: Oferece aos seus clientes um serviço contemporâneo e de fácil utilização sem descontinuidade dos meios de comunicação.
Particularmente flexível: este processo digital também pode ser utilizado na forma híbrida
Se ainda estiveres a enviar documentos em papel, podes simplesmente imprimir um código QR. Os teus clientes lêem-no e entram imediatamente no fluxo de assinatura digital – a ponte perfeita entre o correio analógico e a eficiência digital. Transforma assim um processo lento, baseado em papel, num processo digital normalizado.
Como é que um mandato de débito direto SEPA é emitido digitalmente?
Se utilizar uma solução de assinatura digital como o sproof, pode automatizar todo o processo de emissão de um mandato utilizando um modelo e oferecer aos seus clientes uma solução híbrida.
Ao criar um Mandato de Débito Direto SEPA, tens de incluir determinadas informações obrigatórias no documento. Estas incluem:
- Nome do devedor (titular da conta:em)
- Endereço do devedor
- IBAN do devedor
- Nome do beneficiário (credor)
- Número de identificação do credor (ID do credor)
- Referência do mandato (identificação única do mandato)
- Tipo de mandato (débito direto único ou débito direto recorrente)
- Referência ao direito de reembolso (por exemplo, “Posso, no prazo de 8 semanas…”)
- Data do mandato
- Assinatura do devedor
Sem esta informação, o mandato pode não ser processado pelos bancos.
O sproof Fastlane permite a integração perfeita destes processos no teu design corporativo. Após a assinatura, os dados são diretamente transferidos digitalmente, tornando a digitação manual completamente desnecessária.
O princípio é simples:
- Prepara: Prepara um contrato ou formulário no sproof Sign e coloca um código QR no documento.
- Envio: O documento será enviado aos teus clientes através do serviço postal habitual.
- Assina digitalmente: O cliente digitaliza o código QR com o seu smartphone. O processo de assinatura começa imediatamente – sem necessidade de se registar ou iniciar sessão.
- Finaliza: Com apenas alguns cliques, o contrato é legalmente assinado e devolvido de forma segura à sua empresa.
A base jurídica: é válida?
Sim, um mandato de débito direto SEPA digital está sujeito ao Regulamento eIDAS na UE. Embora a forma de texto seja suficiente para muitos mandatos, os bancos exigem frequentemente a forma escrita para minimizar os riscos. A Assinatura Eletrónica Qualificada (QES) é 100% equivalente a uma assinatura manuscrita e oferece o maior valor probatório em tribunal. Na prática, a Assinatura Eletrónica Avançada (AES) estabeleceu-se como um meio-termo eficiente para as transacções de pagamento normais. A segurança jurídica e a rapidez não se excluem mutuamente.
Boa prática: Salzburg AG
FAQs sobre o tema
- O que é um mandato de débito direto SEPA?
Um Mandato de Débito Direto SEPA é a autorização legal dada por um cliente a uma empresa para cobrar os montantes devidos diretamente da sua conta bancária. Serve também como uma instrução para o banco executar o pagamento. - Um mandato eletrónico SEPA é juridicamente válido?
Sim, um mandato SEPA eletrónico é juridicamente plenamente eficaz, desde que cumpra as normas eIDAS. Graças às assinaturas digitais (FES ou QES) e a um protocolo de verificação à prova de falsificação, a identidade do signatário é ainda mais fácil de provar do que em papel. Os bancos aceitam estes mandatos electrónicos de forma generalizada, uma vez que cumprem os requisitos do Conselho Europeu de Pagamentos. - Os bancos aceitam mandatos digitais?
Sim, desde que a norma de assinatura (FES ou QES) prove sem margem para dúvidas a autenticidade do signatário. - O cliente tem de criar uma conta sproof para a assinatura?
Não. Os teus clientes podem assinar o mandato diretamente através da ligação que recebem ou depois de lerem o código QR. Não é necessário qualquer registo ou criação de conta na sproof, o que mantém a taxa de cancelamento extremamente baixa. - O que acontece ao documento depois de ter sido assinado?
Logo que todas as partes tenham assinado, tanto tu como os teus clientes recebem automaticamente o documento assinado em formato PDF por e-mail. Os dados também podem ser transferidos diretamente para o seu sistema principal (por exemplo, ERP ou contabilidade) através de uma interface. - O mandato digital está arquivado de forma a ser comprovado por auditoria?
Sim, cada documento assinado via sproof contém uma pista de auditoria inviolável. Juntamente com o certificado digital, cumpre todos os requisitos para o arquivamento à prova de auditoria e fornece uma cadeia de provas sem falhas. - Os clientes empresariais (B2B) também podem assinar?
Sim, com certeza. O sproof Fastlane é ideal para processos B2B. Mesmo os representantes autorizados ou os signatários autorizados das empresas podem assinar digitalmente os mandatos comerciais SEPA de uma forma juridicamente segura – se o desejarem, também com a Assinatura Eletrónica Qualificada (QES), que é legalmente equivalente a uma assinatura manuscrita.
Outros casos de utilização: Coloca o Fastlane onde os teus casos de utilização o exigirem →
