A Energie AG Oberösterreich é um grupo líder no sector da energia e dos serviços que tem desempenhado um papel fundamental na formação do aprovisionamento energético regional desde 1892. Com um vasto portfólio de eletricidade, gás, calor, água, bem como serviços de eliminação de resíduos e de TIC, a empresa é sinónimo de qualidade e fiabilidade para clientes, fornecedores, funcionários e público em geral. Através de uma extensa rede e das suas próprias centrais eléctricas, a Energie AG assegura um fornecimento de energia sustentável e fiável a mais de 450.000 clientes. Como parceira de mais de 1.000 municípios, também está ativa no domínio da água. Tudo isto sempre de acordo com os mais elevados padrões ecológicos.

Nome da empresa: Energie AG Oberösterreich

Breve descrição do projeto:
Implementar uma solução de assinatura digital para apoiar processos comerciais eficientes e flexíveis e cumprir os requisitos de proteção de dados.

Porquê a sproof sign:
“Já temos várias soluções diferentes internamente, o que nos ensinou quais as caraterísticas mais importantes para nós e quais as que não nos podem dar a flexibilidade de que precisamos. Quando avaliámos os potenciais fornecedores, definimos requisitos específicos (…) A sproof sign foi capaz de nos fornecer esses requisitos.”

Como é que foi tomada a decisão de introduzir a assinatura digital?

Burger: “Decidimos implementar uma solução de assinatura digital para dar resposta a dois desafios fundamentais. Em primeiro lugar, reparámos que nos deparávamos frequentemente com uma quebra de meios nos nossos processos com os clientes finais. Muitas informações eram enviadas em papel, o que levava a processos manuais demorados de captura, arquivo e processamento posterior. Esta interrupção dos meios de comunicação atrasava consideravelmente os nossos processos. Com a digitalização destes processos e a introdução da assinatura digital, conseguimos eliminar este estrangulamento e aumentar a eficiência.

Além disso, a pandemia de COVID-19 obrigou-nos a adaptar os nossos processos internos. O método tradicional de assinar documentos fisicamente deixou de ser prático devido às restrições de viagem e à organização do trabalho a partir de casa. A necessidade de implementar uma solução digital tornou-se evidente para manter as operações comerciais. Neste contexto, procurávamos uma solução que nos proporcionasse a flexibilidade necessária.”

Para que casos de utilização é utilizada a assinatura digital?

Hambúrguer: “Utilizamos a assinatura digital para várias aplicações. Por um lado, utilizamo-la no contacto com o cliente, por exemplo, quando um cliente pretende celebrar um contrato ou necessita de confirmar um serviço prestado. Outro caso de utilização é o uso interno, especialmente em situações como a rápida implementação de novos regulamentos, como o regulamento do escritório em casa. Neste caso, precisámos de processar rapidamente documentos para 1500 funcionários, o que não teria sido possível com os processos tradicionais baseados em papel. Para lidar com este processo, utilizámos soluções internas que são integradas através de uma aplicação especialmente desenvolvida. Foi implementado um processo de liberação em que os documentos eram aprovados primeiro pelos supervisores diretos antes de serem enviados aos funcionários com os espaços reservados para assinatura predefinidos.”

Porque escolheste uma solução de assinatura europeia e qual o papel do RGPD?

Burger: “Operamos como fornecedor de energia com infra-estruturas críticas numa área altamente regulamentada. A privacidade é da maior importância para nós, uma vez que estamos constantemente a trabalhar com dados pessoais. Por isso, era crucial encontrar um fornecedor nas imediações, de preferência na Áustria ou, pelo menos, na Europa. Um fornecedor americano teria sido associado a demasiadas incertezas e desafios, uma vez que não podemos correr riscos. Por isso, a nossa política coloca um foco claro nos fornecedores europeus para garantir que cumprimos os requisitos do RGPD e minimizamos os riscos de proteção de dados.”

Que normas em termos de segurança e conformidade dos dados deve uma solução de software cumprir na tua empresa?

Burger: “Para além do RGPD, outras normas são de grande importância para nós, como a ISO 271001. Isto é particularmente importante para nós porque nós próprios somos certificados e esperamos que os nossos fornecedores sejam capazes de cumprir o mesmo padrão de segurança que nós. Também efectuamos auditorias de segurança regulares para garantir que a nossa infraestrutura está sempre protegida. Estas análises são efectuadas anualmente para identificar e corrigir potenciais vulnerabilidades atempadamente, antes que ocorram incidentes de segurança, que podem ser dispendiosos.”

“Muitas informações eram apresentadas em papel, o que resultava em processos manuais morosos […] Led. Esta perturbação dos meios de comunicação abrandou consideravelmente os nossos processos. Ao digitalizar estes processos e introduzir a assinatura digital, conseguimos eliminar este estrangulamento e aumentar a eficiência.”

Dr. Franz Burger
Consultor Gestão de Conteúdos e Colaboração

Como é o processo de avaliação das soluções de assinatura digital numa empresa da tua dimensão?

Burger: “Já temos várias soluções internas diferentes, o que nos ensinou quais as caraterísticas mais importantes para nós e quais as que não nos podem dar a flexibilidade de que necessitamos. Quando avaliámos os potenciais fornecedores, definimos requisitos específicos, incluindo a capacidade de mover o marcador de assinatura conforme desejado e ajustar a escala, bem como a capacidade de os utilizadores configurarem de forma flexível a sua função de assinatura. Não encontrámos isto em todo o lado. Também colocámos ênfase na capacidade de integração com os processos existentes, especialmente através da API REST, para garantir uma integração perfeita nos nossos fluxos de trabalho. “

O que te agrada particularmente no sproof sign?

Hambúrguer: “Após um inquérito aos nossos principais utilizadores que utilizam frequentemente o produto, o aspeto da usabilidade foi destacado de forma particularmente positiva. A interface do utilizador foi concebida de forma intuitiva, o que simplifica o processo de assinatura para os utilizadores. Também funciona sem problemas em movimento, o que é muito apreciado pelos nossos funcionários. Além disso, os funcionários precisaram de pouca ou nenhuma formação para utilizar o produto. Isto minimizou significativamente o esforço de formação e foi uma grande vantagem para nós. Outro aspeto positivo é a possibilidade de configurar livremente os carimbos de assinatura. Isto permite-nos cobrir diferentes requisitos e apoiar processos individuais. Outras soluções de assinatura simplesmente não conseguiram responder a este desafio.”

Tens alguma ideia para casos de utilização futura do sproof sign?

Burger: “Estamos atualmente na fase de teste de uma integração com o SAP para o processo de cotação. É aqui que as cotações são criadas, aprovadas e assinadas antes de serem enviadas para o cliente. Esta integração já foi configurada e será implementada gradualmente a partir do verão. O nosso departamento interno de RH também tem potencial. Temos cerca de 4.500 funcionários que precisam de ser tratados. É claro que tudo o que funciona digitalmente e deixa de ser em papel é uma enorme alavanca”.