A Energie AG Oberösterreich é um grupo líder no sector da energia e dos serviços que tem desempenhado um papel fundamental na formação do aprovisionamento energético regional desde 1892. Com um vasto portfólio de serviços de eletricidade, gás, calor, água, eliminação de resíduos e TIC, a empresa é sinónimo de qualidade e fiabilidade para clientes, fornecedores, funcionários e público em geral. Com uma extensa rede e as suas próprias centrais eléctricas, a Energie AG garante um fornecimento sustentável e fiável de eletricidade a mais de 450.000 clientes. Como parceira de mais de 1.000 municípios, está também ativa no sector da água. Tudo isto é sempre efectuado de acordo com os mais elevados padrões ecológicos.

Nome da empresa: Energie AG Oberösterreich

Breve descrição do projeto:
Implementação de uma solução de assinatura digital para apoiar processos empresariais eficientes e flexíveis e cumprir os requisitos de proteção de dados.

Porquê a sproof sign:
“Já temos várias soluções internas diferentes, o que nos ensinou quais as funções que são particularmente importantes para nós e quais não nos podem oferecer a flexibilidade de que necessitamos. Quando avaliámos os potenciais fornecedores, definimos requisitos específicos (…) A sproof sign foi capaz de nos fornecer esses requisitos.”

Como é que foi tomada a decisão de introduzir a assinatura digital?

Burger: “Decidimos implementar uma solução de assinatura digital para dar resposta a dois desafios fundamentais. Em primeiro lugar, apercebemo-nos de que nos deparávamos frequentemente com uma descontinuidade de meios nos nossos processos com os clientes finais. Muitas informações eram enviadas em papel, o que levava a processos manuais demorados de registo, arquivo e processamento posterior. Esta descontinuidade dos meios de comunicação atrasava consideravelmente os nossos processos. Com a digitalização destes processos e a introdução de assinaturas digitais, conseguimos eliminar este estrangulamento e aumentar a eficiência.

Além disso, a pandemia da COVID-19 obrigou-nos a adaptar os nossos processos internos. O método tradicional de assinatura física de documentos deixou de ser viável devido às restrições de viagem e aos regulamentos do escritório em casa. A necessidade de implementar uma solução digital tornou-se evidente para manter as operações comerciais. Neste contexto, procurávamos uma solução que nos proporcionasse a flexibilidade necessária.”

Para que aplicações é utilizada a assinatura digital?

Burger: “Utilizamos as assinaturas digitais para várias aplicações. Por um lado, utilizamo-las no contacto com o cliente, por exemplo, quando um cliente pretende celebrar um contrato ou necessita de confirmar um serviço prestado. Outro caso de utilização é o uso interno, particularmente em situações como a rápida implementação de novos regulamentos, como o regulamento do escritório em casa. Num desses casos, tivemos de processar rapidamente documentos para 1500 funcionários, o que não teria sido possível com processos convencionais baseados em papel. Para lidar com este processo, utilizámos soluções internas que são integradas através de uma aplicação especialmente desenvolvida. Foi implementado um processo de aprovação em que os documentos eram primeiro aprovados pelos superiores hierárquicos diretos antes de serem enviados para os funcionários utilizando os espaços reservados para assinaturas predefinidos.”

Por que razão optaste por uma solução de assinatura europeia e qual o papel do RGPD?

Burger: “Enquanto fornecedor de energia com infra-estruturas críticas, operamos numa área altamente regulamentada. A proteção de dados é da maior importância para nós, uma vez que estamos constantemente a trabalhar com dados pessoais. Por isso, era crucial encontrar um fornecedor na área local, de preferência na Áustria ou, pelo menos, na Europa. Um fornecedor americano teria sido associado a demasiadas incertezas e desafios, uma vez que não podemos correr riscos. A nossa política coloca, portanto, um foco claro nos fornecedores europeus para garantir que cumprimos os requisitos do RGPD e minimizamos os riscos de proteção de dados.”

Que normas de segurança e conformidade dos dados deve uma solução de software cumprir na tua empresa?

Burger: “Para além do RGPD, outras normas são de grande importância para nós, como a ISO 271001, que é particularmente importante para nós, uma vez que nós próprios somos certificados e esperamos que os nossos fornecedores sejam capazes de cumprir as mesmas normas de segurança que nós. Também efectuamos auditorias de segurança regulares para garantir que a nossa infraestrutura está sempre protegida. Estas auditorias são efectuadas anualmente para identificar atempadamente potenciais vulnerabilidades e corrigi-las antes que ocorram incidentes de segurança, que podem ser muito dispendiosos.”

“Muitas informações eram apresentadas em papel, o que levava a processos manuais morosos […]. Esta perturbação dos meios de comunicação social atrasou consideravelmente os nossos processos. Ao digitalizar estes processos e introduzir assinaturas digitais, conseguimos eliminar este estrangulamento e aumentar a eficiência.”

Dr. Franz Burger
Consultor em Gestão de Conteúdos e Colaboração

Como é organizado o processo de avaliação das soluções de assinatura digital numa empresa da tua dimensão?

Burger: “Já temos várias soluções diferentes internamente, o que nos ensinou quais as funções que são particularmente importantes para nós e quais não nos podem oferecer a flexibilidade de que necessitamos. Ao avaliar os potenciais fornecedores, definimos requisitos específicos, incluindo a capacidade de mover o marcador de assinatura conforme necessário e ajustar a escala, bem como a opção de os utilizadores configurarem de forma flexível a sua função de assinatura. Não encontrámos isto em todo o lado. Também demos prioridade à capacidade de integração nos processos existentes, particularmente através da API REST, para garantir uma integração perfeita nos nossos fluxos de trabalho. “

O que te agrada particularmente no sproof sign?

Burger: “Na sequência de um inquérito aos nossos principais utilizadores, que utilizam frequentemente o produto, o aspeto da facilidade de utilização foi salientado de forma particularmente positiva. A interface do utilizador foi concebida de forma intuitiva, o que simplifica o processo de assinatura para os utilizadores. Também funciona sem problemas em dispositivos móveis, o que é muito apreciado pelos nossos funcionários. Além disso, os funcionários precisaram de pouca ou nenhuma formação para utilizar o produto. Isto minimizou consideravelmente o esforço de formação e foi uma grande vantagem para nós. Outro aspeto positivo é a possibilidade de configurar livremente os carimbos de assinatura. Isto permite-nos cobrir diferentes requisitos e apoiar processos individuais. Outras soluções de assinatura simplesmente não conseguiram dar resposta a este desafio.”

Já tens ideias para futuras aplicações do sproof sign?

Burger: “Estamos atualmente na fase de teste de uma integração com o SAP para o processo de cotação. É aqui que as cotações são criadas, aprovadas e assinadas antes de serem enviadas para o cliente. Esta integração já foi criada e será implementada gradualmente a partir do verão. Algo que provavelmente também teria potencial é a nossa área interna de RH. Temos cerca de 4.500 funcionários que precisam de ser apoiados. Claro que tudo o que funcione digitalmente e se afaste do papel é uma grande alavanca”.