Procesele contractuale plictisitoare sunt de domeniul trecutului – dar cum funcționează semnarea contractelor online cu ușurință și în siguranță? În acest articol, veți afla cum să semnați contracte online sau cum să obțineți semnături pe web. Ce este important, care sunt criteriile de calitate? Dar un “spoiler” în avans: Simplu și sigur pot funcționa, dar nu trebuie să funcționeze împreună.

Semnătura electronică este aici pentru a rămâne

Este o chestiune de atitudine. Semnarea unui document are o anumită componentă estetică. Sigilați o decizie cu ceva foarte personal: propria semnătură manuscrisă. Această semnătură este adesea repetată și rafinată de-a lungul anilor și, în cele mai multe cazuri, rămâne neschimbată de-a lungul întregii vieți profesionale. Adesea, semnătura analogică a unui document este asociată cu o întâlnire, există mai multe părți contractante și are adesea ceva sociabil. Vă întâlniți, vă strângeți mâinile, semnați un document și apoi îl păstrați într-o arhivă mai mult sau mai puțin sigură. De cele mai multe ori, oamenii sunt mulțumiți și merg din nou pe drumuri separate.

Cealaltă parte a monedei este evidentă. Indiferent dacă doriți să cartografiați procesele interne de semnătură sau cele externe. Aceasta necesită un nivel foarte ridicat de resurse, care pot fi irosite cu ajutorul semnăturii digitale.
Digitalizarea proceselor decizionale a ajuns deja chiar și în industrii și domenii de activitate foarte “vechi”. În context privat, semnarea electronică a contractelor este oricum răspândită de ceva timp și este susținută de furnizorii de identitate electronică de stat în multe țări europene.

Conform studiului, integrarea soluțiilor de semnătură în contextul corporativ provine foarte adesea de la voci individuale din cadrul companiei care s-au familiarizat de mult cu avantajele semnăturilor electronice în sfera privată. Multe servicii guvernamentale online permit cetățenilor să semneze digital contractele. În cele din urmă, acest lucru înseamnă că și antreprenorii doresc să beneficieze de avantajele acestor soluții de semnătură online pentru prelucrarea contractelor în propriile lor întreprinderi.

Cum funcționează semnătura digitală?

Există din ce în ce mai multe instrumente de semnătură freeware noi, adesea mici și gratuite, care circulă pe Internet și care păstrează adesea înregistrarea și utilizarea la un prag foarte scăzut. Funcționează ca instrumente mai mari: Ați salvat un document digital la nivel local, îl încărcați într-un instrument de browser web și îl semnați. Cu unele instrumente, documentul poate fi, de asemenea, descărcat pentru a fi trimis ulterior. Pe de altă parte, există platforme complexe de semnătură care sunt adesea integrate într-un sistem complet de gestionare a documentelor sau într-un sistem CRM sau ERP. Acest lucru face posibilă, de asemenea, semnătura terților sau semnătura la distanță, mult mai complexe. Aceasta înseamnă că pot, de asemenea, să eliberez un document auto-semnat pentru semnare, să definesc secvențe complexe de semnare și fluxuri de lucru etc.

În special în mediul profesional, soluțiile specializate în semnarea completă a documentelor PDF și care permit cele mai înalte standarde de securitate și, mai presus de toate, o ghidare foarte simplă a utilizatorului devin din ce în ce mai populare. Semnarea digitală a documentelor PDF prin intermediul browserului web poate fi practic împărțită în trei componente esențiale.

Gestionarea contractelor

După cum s-a menționat, diferența este mare aici. Criteriul minim pentru un instrument web este capacitatea de a încărca documente (în majoritatea aplicațiilor, fișierele sunt convertite automat în formatul comun PDF) și de a le descărca din nou după semnare sau de a le stoca cât mai sigur posibil. Instrumentele complete permit, de asemenea, gestionarea inteligentă și prezentarea tuturor documentelor importante într-o locație centrală.

Semnătura digitală a documentelor

Elementul central al tuturor instrumentelor de semnătură online este aplicarea semnăturii digitale la un document contractual. Aplicarea unei semnături digitale valide pe un document PDF este un proces tehnic care trebuie distins în mod clar de simpla inserare a unei imagini a unei semnături manuale fără alte măsuri tehnice!

O semnătură digitală validă permite în special detectarea modificărilor ulterioare ale documentului. Acesta nu este cazul simplei inserții de imagini.

Din punct de vedere tehnic, pentru o semnătură digitală, conținutul documentului este strâns legat de semnătura atașată. În acest caz, aspectul vizual al semnăturii pe document este în primul rând informativ și nu este relevant pentru validitate (tehnică). sproof sign, de exemplu, acceptă inserarea imaginilor unei semnături sau a semnăturii manuale pe ecran, dar creează și o semnătură digitală completă în fundal.

O altă etapă a semnăturilor digitale sunt semnăturile digitale calificate. În aceste cazuri, semnatarul este verificat de un furnizor de servicii de încredere. Acestea sunt organizații care efectuează o verificare extinsă a identității unei persoane sau a unei organizații și leagă identitatea de semnătură în cursul semnării digitale. Aceasta înseamnă că semnăturile digitale calificate au un statut juridic special care este echivalent cu o semnătură scrisă de mână.

Gestionarea semnăturilor și fluxuri de lucru

Întregul potențial al platformelor de semnături este evident atunci când vine vorba de trimiterea de cereri de semnătură sigure și conforme către alte persoane. De exemplu, sproof sign face posibilă delegarea diferitelor sarcini (de exemplu, semnarea documentelor, vizualizarea documentelor, transmiterea documentelor) către diferite persoane. Comunicarea are loc, pe de o parte, în cadrul WebApp și, pe de altă parte, de asemenea, prin comunicare prin intermediul traficului de e-mail. Astfel, nimic nu poate fi pierdut. Delegarea automatizată facilitează, de asemenea, gestionarea proceselor de semnătură și respectarea termenelor și a termenelor limită. În plus, este posibil să se definească reprezentanți, să se stabilească mesaje out-of-office, să se specifice secvențe de semnături și să se definească standardul cu care ar trebui făcute semnăturile.

Calitatea înainte de toate. – Criteriile de calitate ale instrumentelor de semnătură bazate pe internet

Beneficiile semnăturii digitale sunt foarte diverse. Iată o listă a principalelor caracteristici de calitate ale instrumentelor avansate de semnătură electronică:

Disponibilitatea și securitatea cloud-ului

Contractele online sunt disponibile oricând și oriunde, atât timp cât aveți acces la internet. Disponibilitatea 24/7 este marele avantaj al soluțiilor cloud securizate. Cu toate acestea, trebuie să se acorde o atenție deosebită pentru a se asigura că se bazează pe un mediu de stocare sigur și protejat împotriva accesului neautorizat, a pierderilor și a utilizării abuzive. Pentru aplicațiile cloud, este deosebit de important să se asigure că instrumentul este găzduit 100% pe servere europene.

Caracterul obligatoriu al semnăturilor digitale

În plus, ar trebui să se acorde atenție modului în care cineva poate sau trebuie să își dovedească propria identitate. O semnătură electronică simplă (EES) nu oferă nicio protecție juridică și nu ar trebui să fie utilizată niciodată pentru semnături într-un context corporativ. Pentru cel mai înalt nivel de securitate, ar trebui utilizată semnătura electronică calificată (QES), care reprezintă măsura de referință în Europa în conformitate cu Regulamentul eIDAS. De fapt, alegerea furnizorului de semnături este deosebit de importantă și este necesară o anumită cunoaștere de bază a celor trei standarde diferite de semnături pentru a putea cartografia în cel mai bun mod posibil cazurile de utilizare din propria întreprindere.

Verificarea semnăturilor electronice atașate

Un alt lucru extraordinar este că semnăturile electronice sunt verificabile pentru totdeauna și în orice moment. Informațiile despre fiecare etapă a procesului de semnare – de la început până la sfârșit – inclusiv semnăturile atașate și identitatea unică a semnatarilor sunt inseparabile în documentul pdf pentru totdeauna. Soluțiile complete de semnătură electronică (cum ar fi sproof sign) permit verificarea direct pe platformă.

Colaborare

Semnarea este o chestiune de echipă. Semnați intern sau obțineți aprobări de la părțile interesate externe. Cel mai important lucru este capacitatea de a vă gestiona echipa foarte ușor cu un cont de administrator. Ar trebui să fie foarte ușor să adăugați noi utilizatori, iar grupul de unități de semnătură disponibile trebuie să fie foarte ușor de mărit.

Conformitate

Companiile au obligația de a respecta legile și reglementările aplicabile, în special în ceea ce privește stocarea sigură și conformă din punct de vedere juridic a documentelor și a datelor în spațiul european. Câteva instrumente (de exemplu, sproof sign) se bazează pe standardul foarte ridicat al documentelor PDF/A.

Rezultat

Este timpul să semnați. Serviciile de semnătură electronică bazate pe web reprezintă o modalitate interesantă și utilă de a simplifica operațiunile de afaceri și de a economisi timp și efort. Într-un context de afaceri, este important ca acesta să îndeplinească toate cerințele relevante pentru cazul de utilizare respectiv.