Este timpul! Este timpul să adaptăm procesele de afaceri pentru a lucra mai eficient și mai sigur. În lumea afacerilor, fluxurile de lucru digitale tot mai perfecționate contribuie la realizarea acestui obiectiv. Există din ce în ce mai multe platforme și soluții care oferă un remediu pentru procese absolut standard până la aplicații speciale de nișă. Unul dintre aceste procese standard, care poate fi îmbunătățit semnificativ datorită soluțiilor digitale, este colectarea semnăturilor.

În acest articol, explicăm ce este un “flux de semnături” digitale și cum vă puteți ajuta dumneavoastră, compania sau rețeaua dumneavoastră dacă vă bazați pe o digitalizare semnificativă pentru acest caz de utilizare.

Analogic versus digital: Cum se colectează semnăturile?

Desigur, există și varianta “old-school”: semnarea cu pixul pe hârtie. Privită izolat, nici aceasta nu costă mult – mai ales dacă semnați chiar dumneavoastră – și uneori pare mai “chic” sau chiar mai formală. Mai ales combinată cu o întâlnire fizică. Semnătura scrisă de mână este oricum valabilă din punct de vedere juridic.

O a doua privire dezvăluie “coada șobolanului”: un proces foarte complex, laborios și consumator de resurse (tipărire, scanare, ștampilare, expediere, așteptarea returnării etc.). Aceasta înseamnă, de asemenea: ruperi de suport care diluează valoarea probantă, arhivare consumatoare de timp și, nu în ultimul rând, obținerea sau așteptarea unui contract gata de semnat și returnat este foarte consumatoare de timp.

Alternativa bine cunoscută în prezent: semnătura digitală sau electronică
Din punct de vedere tehnic, aceasta este o metodă criptografică bazată pe algoritmi de criptare asimetrică. Aceasta face posibilă verificarea autenticității documentului și a identității semnatarului.

Ceea ce este complex din punct de vedere tehnic și foarte sigur în fundal este ascuns în prim-plan de o interfață utilizator ușor de utilizat. În final, semnarea digitală valabilă din punct de vedere juridic este la fel de ușoară ca efectuarea unui transfer online.

Practic, există diferite modalități de a semna digital: simplă, avansată și calificată. În ciuda aspectului superficial identic al semnăturilor digitale pe documentul final, statutul fiecărui tip de semnătură digitală și natura sa obligatorie sunt diferite.”

Dr. Fabian Knirsch (CEO și co-fondator, sproof GmbH)

În cazul unei semnături electronice simple sau al unei legende, nu este posibilă detectarea manipulării.

Pe scurt, numai o semnătură care poate fi verificată de un serviciu de verificare aprobat public poate fi clasificată ca fiind conformă din punct de vedere juridic. Platforme precum sproof sign sunt specializate în crearea de semnături la cele mai înalte standarde, precum și în verificarea integrată a oricărui document.

Fără frontiere, simplu, digital. Obținerea semnăturilor cu ajutorul unei platforme de semnătură electronică (în context corporativ).

Platformele de semnături fac posibilă cartografierea proceselor de semnătură digitală, cunoscute și sub denumirea de fluxuri de lucru pentru semnături, într-o măsură mai mare sau mai mică. Importanța este deosebit de mare în cazul obținerii semnăturilor. sproof sign este 100% specializat în emiterea și obținerea semnăturilor și convinge prin fluxurile de lucru menționate.

Dar ce este un flux de lucru în contextul semnării documentelor?

În general, un flux de lucru este considerat o secvență structurată de etape de lucru pentru a atinge un anumit obiectiv sau rezultat. Etapele de lucru individuale, ordinea lor, responsabilitățile și dependențele sunt determinate pentru a efectua munca în mod eficient și eficace.

Același lucru este valabil și pentru colectarea semnăturilor. Un instrument bun de semnătură electronică face posibilă cartografierea tuturor proceselor de aprobare imaginabile pentru a economisi timp și resurse umane. Totul se face cu respectarea garantată a celor mai înalte standarde de securitate și conformitate din cadrul companiilor.

Puterea fluxului de lucru: Obțineți semnături digitale externe în doar 5 pași

Adăugați contacte de afaceri

Firește! Dacă doresc să eliberez un document pentru semnătură, primul pas este să cunosc datele de contact. În majoritatea cazurilor, cererile de semnătură sunt procesate prin intermediul adresei de e-mail, deoarece adresa de e-mail este deja o bază bună pentru autentificarea celeilalte persoane. În cazul semnăturilor electronice avansate (FES), dovada identității este direct legată de adresa personală de e-mail. Conform acesteia, cealaltă persoană emite o semnătură digitală cu aceeași adresă de e-mail care a fost utilizată pentru cererea de semnătură.

Un avantaj al unei platforme de semnătură electronică este gestionarea simplă a datelor de contact încă de la începutul cererii de semnătură. De regulă, contactele utilizate frecvent sunt sugerate automat în timpul proceselor de colectare și toate datele de contact sunt introduse automat într-un sistem simplificat de gestionare a contactelor, unde pot fi vizualizate și modificate.

Definirea standardului de semnătură

După cum s-a descris deja în detaliu, standardul de semnătură este esențial în ceea ce privește valoarea probantă dorită a unei semnături solicitate. Este important de știut că puteți defini standardul de semnătură pentru contrapartea semnatară, dar nu este obligatoriu. Dacă, de exemplu, contractul are o importanță formală ridicată, semnătura electronică calificată poate fi necesară sau alte tipuri de semnături pot fi excluse din punct de vedere tehnic. Dacă cealaltă persoană nu are posibilitatea de a semna într-un mod calificat, un instrument de semnătură electronică vă va ghida automat prin procesul de identificare

Definirea secvențelor și a rolurilor

Există diverse cazuri de utilizare în care doriți să evitați ca mai multe contacte să primească un document pentru semnare în același timp. Un caz de utilizare poate fi acela în care conducerea trebuie să semneze după ce reprezentanții altor două departamente și, în final, secretariatul primesc documentul pentru vizualizare sau pentru o descărcare finală.

Definirea poziției semnăturii

Una dintre cele mai importante caracteristici ale oricărei platforme de semnături este “Definirea marcajelor pentru semnături”. Puteți specifica exact pe ce parte, cine trebuie să semneze unde. Cu sproof sign, dimensiunea cardului de semnături poate fi, de asemenea, ajustată.

Stabiliți un termen limită pentru semnare și trimiteți memento-uri

În ultima etapă a fluxului de lucru, majoritatea soluțiilor complete de semnătură all-in-one vă permit să stabiliți un termen limită, să scrieți un text de invitație prietenos (specific) și, cel mai important, să reamintiți în mod automat destinatarului acest termen limită. Rata de succes pentru primirea documentului contrasemnat în timp util este astfel semnificativ crescută. Ca să nu mai vorbim de faptul că acest flux de lucru minimizează semnificativ oricum “timpul până la decizie”.

(Opțional:) Verificați semnăturile primite direct în sproof sign

După cum s-a menționat, este important să se înțeleagă că semnătura electronică calificată și avansată garantează cel mai înalt nivel de securitate, deoarece validitatea acesteia poate fi validată foarte ușor. Un mecanism de verificare direct integrat – așa cum este disponibil în sproof sign – permite o trasabilitate și o securitate complete pentru procesele de aprobare importante.

Semnătura digitală din punctul de vedere al invitatului

Este esențial pentru persoana care invită ca toate semnăturile să fie returnate la timp. Un prag scăzut de intrare în platforma de semnături este crucial. sproof sign a simplificat acest proces:

• Conform descrierii, persoana care invită trimite documentul pentru semnare prin e-mail.
  
• Persoana invitată primește e-mailul, face clic pe link și poate semna documentul direct, fără să se înregistreze (!).
  
• Dacă este necesară o semnătură calificată, iar persoana invitată nu are încă o identificare QES existentă (capacitatea de a semna într-un mod calificat), persoana invitată va trece direct prin procesul de identificare ulterioară înregistrării.
  
• Pentru invitat, nu există niciodată (!) Costuri.
  
• Dacă sunteți deja un utilizator sproof sign, puteți, desigur, să stocați documentul sau, dacă doriți, să îl transmiteți pentru o altă semnătură, să îl puneți pe stivă, să delegați cereri de semnătură etc.

Doriți să începeți? Înregistrați-vă acum gratuit și obțineți prima dvs. semnătură

Puteți găsi acest lucru numai la sproof sign. Am încercat să oferim utilizatorilor noștri un început cât mai ușor în lumea semnăturilor digitale. Cu un cont privat gratuit, puteți începe să utilizați imediat platforma și să vă creați singuri primele semnături digitale sau să le obțineți fără bariere în întreaga Europă.