HOGAST este o cooperativă de achiziții care, pe lângă întreaga achiziție de bunuri, se ocupă și de domeniile energiei electrice, combustibilului, telefoniei și de multe alte subiecte și se asigură întotdeauna că întreprinderile sale membre beneficiază de cele mai bune condiții și procese optimizate, precum și că se pot aștepta la avantaje semnificative în toate domeniile relevante de achiziții și servicii.

HOGAST a fost înființată în urmă cu mai bine de 45 de ani cu ideea de bază de a crea avantaje de preț prin gruparea cantităților între companii și de a elibera companiile individuale de sarcinile de rutină.

Astăzi, HOGAST este cea mai mare companie pentru industria hotelieră și de catering din Austria și are peste 3 200 de companii membre cu o cifră de afaceri de 415 milioane de euro. Filiala din München este responsabilă de deservirea regiunii de sud a Germaniei. În plus, grupul HOGAST include și HOTEL GASTRO POOL pentru hoteluri și restaurante mai mici, precum și HANDOVER pentru facilități din sectorul social.

Numele companiei: HOGAST

Scurtă descriere a proiectului:
“… din cauza timpului scurt de lucru și a biroului de acasă, a trebuit în mod inevitabil să regândim, deoarece fără un nou sistem digital, nu am mai fi putut semna contracte, facturi și comenzi.”

De ce sproof sign:
“Ceea ce ne place în mod deosebit la sproof sign este ușurința sa de utilizare. Nu numai că puteți găsi rapid documentele încărcate, dar, datorită noii funcții, puteți specifica și unde trebuie semnat documentul. Ca rezultat, pur și simplu observăm că la sproof sign se întâmplă mereu ceva, adică se lucrează la extensii și actualizări, ceea ce este super important pentru noi.”

Cum a apărut decizia de a introduce semnătura digitală?

Sigmond: “Pentru noi, ca societate, două aspecte au fost decisive în alegerea unei soluții de semnătură digitală. Unul dintre acestea a fost pandemia Corona, deoarece munca cu program redus și biroul de acasă ne-au obligat să ne regândim, deoarece, fără un nou sistem digital, nu am mai fi putut semna contracte, facturi și comenzi.

Al doilea aspect, care a fost cu siguranță un subiect de discuție cu conducerea de ceva timp, este faptul că noi, ca societate, ne-am concentrat în același timp asupra digitalizării și durabilității.

Concentrându-ne pe acest aspect, am ajuns în cele din urmă în punctul în care am decis să semnăm totul digital și în care este posibil să renunțăm la toate facturile și contractele pe hârtie.”

Pentru ce cazuri de utilizare este utilizată semnătura digitală?

Sigmond: “Practic, noi suntem legătura dintre furnizorii noștri și clienți sau membri. Cu toate acestea, acest lucru înseamnă și că toate facturile și comenzile trec prin HOGAST, iar noi trebuie să le semnăm și să le contrasemnăm în unele cazuri. Lanțul de semnături poate fi privit ca un triunghi între furnizor, membru și HOGAST.

Un exemplu în care semnătura digitală este utilizată și ajută foarte mult este cel al integrării noilor furnizori. Există, de asemenea, contracte care trebuie semnate cumva. Înainte de a ne decide asupra unei soluții de semnătură electronică, trebuia să trimitem totul pe hârtie prin poștă și să așteptăm.
Datorită faptului că întreaga companie este formată din patru companii, în această aplicație partenerul de livrare trebuie să semneze o dată și HOGAST de patru ori. Ar putea dura între două și trei săptămâni până când totul ajungea la noi. Cu soluția digitală de la sproof sign, totul este mult mai rapid.

Dar folosim semnătura electronică și la preluarea livrărilor. Acest lucru se datorează faptului că toate confirmările de comandă de peste 7.500 de euro trebuie să fie contrasemnate de noi după ce clientul și furnizorul au semnat deja. Aceasta este o chestiune de răspundere! HOGAST răspunde și pentru clienții săi în cazul în care aceștia dau faliment sau sunt insolvabili. Apoi plătim facturile pentru membrii noștri, dar numai dacă confirmarea comenzii sau comanda a fost contrasemnată de noi în prealabil. Acesta este un aspect foarte important pentru membrii și furnizorii noștri.”

Ce standarde în ceea ce privește securitatea și conformitatea datelor trebuie să îndeplinească o soluție software în compania dumneavoastră?

Sigmond: “Protecția datelor este un subiect actual în acest moment și este pur și simplu o cerință de bază. Totul trebuie să fie corect. Pentru noi, însă, a fost importantă și ușurința în utilizare, faptul că software-ul este ușor de utilizat și că puteți economisi timp. “

“Acesta este motivul pentru care recomandăm sproof celor 7 000 de clienți ai noștri cu conștiința împăcată.”

Peter Sigmond
Senior Merchandise Manager

Ce vă place în mod deosebit la sproof sign?

Sigmond: “Ceea ce ne place în mod deosebit la sproof sign este ușurința sa de utilizare. Nu numai că puteți găsi rapid documentele încărcate, dar, datorită noii funcții, puteți specifica și unde trebuie semnat documentul. Ca rezultat, observăm pur și simplu că întotdeauna se întâmplă ceva la sproof sign, adică se lucrează la extensii și actualizări, ceea ce este super important pentru noi. Dar chiar dacă apare o întrebare din partea noastră cu privire la semnăturile electronice sau la o nouă funcție, avem întotdeauna un suport excelent și rapid la care să apelăm.”

Există avantaje speciale ale sproof sign care sunt deosebit de avantajoase în industria dvs.?

Sigmond: “În viitor, ne-ar plăcea să vedem sproof sign încorporat în sisteme terțe. Desigur, o aplicație separată ar fi, de asemenea, interesantă. În prezent, este încă o platformă bazată pe web, unde încărcarea unor cantități mari de date poate dura ceva timp.

Lucrul frumos despre sproof sign, totuși, este că, datorită contactului nostru strâns, știm deja că suntem exact în locul potrivit la sproof. Pentru că, chiar dacă ceva nu se potrivește, lucrăm la dezvoltarea ulterioară și integrăm noile caracteristici în software. Acesta este motivul pentru care recomandăm sproof celor 7 000 de clienți ai noștri cu conștiința împăcată.”