Asociația pentru promovarea serviciilor sociale voluntare organizează Anul social voluntar (FSJ) în Austria de mai bine de 56 de ani. Asociația face acest lucru pentru a oferi tinerilor adulți o perspectivă asupra sectorului social; și acest lucru este bine însoțit din punct de vedere pedagogic de către angajații FSJ care se preocupă de bunăstarea participanților la FSJ. Asociația non-profit cooperează cu numeroase organizații sociale mari, cum ar fi Caritas, Lebenshilfe sau clinici de stat, dar și cu multe instituții mai mici, cum ar fi grupurile private pentru copii.
Participanții FSJ lucrează 34 de ore pe săptămână într-o instituție socială din Austria, dobândesc experiență, se pot orienta profesional și se pot dezvolta personal. Asociația asigură condiții favorabile și echitabile în instituțiile sociale, cu mentori obligatorii și întâlniri de reflecție pentru asigurarea calității. În funcție de domeniul de aplicare și de locație, sunt necesare activități diferite. Scopul principal al fiecărei misiuni FSJ este de a sprijini echipa respectivă și clienții care urmează să fie îngrijiți.
Numele organizației:
Asociația pentru Promovarea Serviciilor Sociale Voluntare – Anul social voluntar
Scurtă descriere a proiectului:
Digitalizarea proceselor de semnare pentru a reduce semnificativ efortul administrativ și a optimiza prelucrarea contractelor.
De ce sproof sign:
“A fost important pentru noi să găsim o soluție practicabilă și accesibilă. Protecția datelor a trebuit să fie respectată. Instrumentul utilizat pentru procesarea semnăturii trebuia să funcționeze cu competență, încredere, profesionalism și, mai presus de toate, să “asculte” ceea ce avem nevoie. Am găsit toate acestea la sproof.”
Cum a apărut decizia de a introduce semnătura digitală?
Când am preluat conducerea acum trei ani, asociația, care exista de peste 50 de ani, era la început în ceea ce privește digitalizarea. Până atunci, toate contractele cu instituțiile sociale și cu participanții la FSJ erau întocmite prin intermediul unei scrisori tipărite, semnate, ștampilate, puse într-un plic și duse la oficiul poștal. Și semnate înapoi prin poștă. Dacă era necesară o schimbare, totul începea de la capăt. Acest lucru era încă fezabil cu un număr mai mic de participanți, dar cu cât mai mulți tineri adulți fac un FSJ, cu atât mai imposibilă devine întreprinderea. Ca să nu mai vorbim de probabilitatea de erori a diferitelor liste Excel. Astfel, au fost necesare soluții digitalizate adecvate secolului XXI.
În prima etapă, a fost găsită o companie IT care a adus toate procesele noastre într-un proces digital. Astfel, nu am mai putut primi cererile ca atașament într-un e-mail (ale căror informații trebuiau apoi introduse în liste Excel), așa cum era obișnuit și necesar în trecut, ci prin intermediul unui instrument de înregistrare. Datele puteau fi apoi utilizate direct pentru crearea automată a contractelor necesare după fixarea unei misiuni FSJ. Acest lucru a clarificat crearea contractului, dar apoi opțiunea de semnare digitală lipsea încă. După câteva cercetări și în principal datorită unei recomandări din partea unui prieten, am dat în cele din urmă peste sproof.
Cât de importantă este transformarea digitală pentru FSJ?
Importanța transformării digitale pentru FSJ nu poate fi supraestimată. Un an FSJ începe întotdeauna cu toamna. Astfel, vara este faza de vârf a medierii și, de asemenea, faza de vârf pentru contracte. Pentru fiecare persoană plasată sunt necesare două contracte cu asociația noastră: cu instituția socială și cu participantul FSJ. Noi trebuie să semnăm aceste contracte și, desigur, și cealaltă parte. sproof ne-a oferit și ne oferă și astăzi soluția ideală! Anul acesta ne așteptăm la aproximativ 700 de misiuni FSJ și, prin urmare, la aproximativ 1400 de contracte care trebuie semnate.
Ce criterii au fost decisive pentru dvs. în căutarea furnizorului potrivit de semnături electronice?
A fost important pentru noi să găsim o soluție care să fie practică și accesibilă. Protecția datelor a trebuit să fie respectată. Instrumentul utilizat pentru procesarea semnăturii trebuia să funcționeze cu competență, încredere, profesionalism și, mai presus de toate, să “asculte” ceea ce avem nevoie. Am găsit toate acestea la sproof.
Pentru ce cazuri de utilizare este utilizată semnătura digitală?
Pentru subscrierile acordurilor noastre FSJ cu instituțiile sociale și cu participanții la FSJ și, de asemenea, pentru contractele cu sponsorii, contractele de servicii etc. Pur și simplu pentru toate documentele care necesită o semnătură validă oficial. Astfel, sproof nu ne ajută doar cu contractele legate de misiunile FSJ, ci și cu documentele care trebuie semnate de președinta asociației și de directorul general, deoarece nu ne vedem atât de des – ceea ce face dificilă semnarea de mână – ci suntem în contact în principal prin e-mail și telefon.
De când avem sproof, care permite, de asemenea, realizarea de desene prin ID-Austria, nu mai este nevoie de întâlniri, care erau în principal legate de obținerea unei semnături pentru un document important. De asemenea, sărbătorim soluția fără hârtie. Aceasta ne permite să economisim resurse valoroase. Astăzi, nu mai tipărim aproape nimic.
Până atunci, toate contractele cu instituțiile sociale și cu participanții la FSJ erau întocmite prin scrisoare tipărită, printate, semnate, ștampilate, puse într-un plic și duse la oficiul poștal. Și semnate înapoi prin poștă. Dacă era necesară o schimbare, totul se lua de la capăt. Acest lucru era încă fezabil cu un număr mai mic de participanți, dar cu cât mai mulți tineri adulți fac un FSJ, cu atât întreprinderea devine mai imposibilă.
MMag. Elisabeth Marcus
Director general al Asociației Anul social voluntar
Cum a funcționat integrarea cloud-ului?
Compania IT care a făcut digitalizarea pentru noi și sproof s-au ocupat direct de asta. De la expert la expert, ca să spun așa. Pentru noi, în calitate de client, acest lucru a fost ideal.
Ce cerințe are o organizație precum FSJ în ceea ce privește securitatea, conformitatea și protecția datelor?
Desigur, avem standarde extrem de ridicate aici. Întrebarea privind confidențialitatea și securitatea a fost una dintre primele pe care le-am pus atunci când am descoperit sproof.
Ce vă place în mod deosebit la sproof sign?
Toți angajații de la sproof sunt incredibil de competenți, prietenoși, profesioniști și întotdeauna dornici să găsească cea mai bună soluție pentru noi. Sunt prezenți și disponibili pentru întrebări și probleme și fac tot posibilul pentru a se asigura că noi, în calitate de clienți, obținem rezultatul de care avem nevoie și pe care ni-l dorim. sproof este cel mai bun lucru care ni s-ar fi putut întâmpla, alături de compania IT excelentă cu care am abordat digitalizarea.
Sunt utilizate fluxuri de semnături pentru cazul dvs. de utilizare?
Da. Mai ales atunci când semnez digital documente cu președintele nostru, fluxul de semnături intră în joc. Dar și în contractele cu locurile de repartizare și cu participanții la FSJ. Prin trecerea de la semnăturile manuale pentru acordurile trimise prin poștă la semnăturile digitale prin e-mail, am asigurat, de asemenea, digitalizarea în cele peste 700 de instituții sociale, deoarece managerii instituțiilor sociale au trebuit apoi să se ocupe și de semnătura digitală.
Acum suntem deja în al treilea an de utilizare și peste tot funcționează destul de minunat. sproof este considerat un partener de încredere și fără complicații. Apropo, desenul digital nu a fost niciodată o provocare pentru participanții la FSJ. Încă de la început, tinerii adulți au făcut-o în cel mai scurt timp cu telefoanele lor mobile, ca și cum nu ar fi făcut-o niciodată în alt mod. Acest lucru vorbește, de asemenea, despre utilizabilitatea ușoară și ușor de înțeles a sproof. Vă mulțumim din suflet pentru marea cooperare!!!
