Digitalizarea avansează în toate domeniile vieții cotidiene. Cu toate acestea, multe companii publice sunt încă în mare parte în lumea analogică.
Situația este diferită în cazul Agenției Federale de Contabilitate! Compania, care are 500 de angajați, operează în 7 locații din Austria și se bazează pe o strategie de digitalizare conștientă și planificată pe termen lung.
“Suntem aproape obligați să implementăm foarte rapid procesele de digitalizare”, spune Mag. DI (FH) Alexander Sellner, manager IT al Agenției Federale de Contabilitate.
Consecința: introducerea unei platforme de semnătură digitală ca un pas în plus către optimizarea proceselor. Astfel, unul dintre cele mai importante procese operaționale – semnarea sigură și valabilă din punct de vedere juridic a documentelor – devine mult mai ușor.
Situația de pornire
Digitalizarea este pe buzele tuturor, la fel și responsabilii din companiile publice. Din ce în ce mai multe companii se bazează deja pe biroul fără hârtie, își interconectează locațiile sau oferă noi servicii online. În acest fel, ele îmbunătățesc experiența clienților, dar și colaborarea cu partenerii, furnizorii și toate celelalte părți interesate.
Atunci când au evaluat măsuri suplimentare de digitalizare pentru propria companie, conducerea de vârf a agenției federale de contabilitate a realizat rapid că introducerea unei platforme de semnătură digitală ar putea oferi avantaje enorme. Această formă de semnătură este 100% echivalentă cu semnăturile scrise de mână în întreaga Europă și este supusă liniilor directoare stricte ale Regulamentului (UE) 910/2014 privind eIDAS (Servicii de identificare și autentificare electronică).
Cu toate acestea, mulți proprietari de întreprinderi nu sunt conștienți de beneficiile unei platforme la nivelul întregii companii pentru semnarea digitală a documentelor. Un “crez” foarte consistent este încă opus introducerii unei platforme de semnătură: “Am semnătura cu telefonul mobil și pot deja să semnez digital”.
De fapt, aproape jumătate dintre cetățenii austrieci folosesc deja semnătura de pe telefonul mobil ca serviciu gratuit de e-guvernare.
Cu toate acestea, semnătura digitală singură este, de obicei, complet inadecvată în mediul de afaceri. Ceea ce lipsește sunt procesele; fluxurile de lucru personalizate. Un “tablou de bord” comun pentru a avea o imagine de ansamblu perfectă a documentelor importante din companie și multe altele.
Între timp, unele companii active la nivel internațional au optat deja pentru o platformă digitală care poate cartografia digital toate fluxurile de lucru și cazurile de utilizare ale semnăturii în cadrul companiei.
BHAG se bazează pe software din Austria.
În prima etapă, echipa de proiect BHAG condusă de Sellner a evaluat furnizorii europeni și austrieci care s-au impus deja și au adus pe piață instrumente puternice.
“Nu dorim să facem compromisuri în ceea ce privește stocarea datelor cu privire la documentele sensibile. Aceste date trebuie să fie stocate 100% în Europa. În opinia noastră, sproof îndeplinește aceste criterii prin selectarea explicită a centrelor de date care sunt independente de corporațiile americane.”
Mag. DI (FH) Alexander Sellner
Agenția Federală de Contabilitate
În plus față de securitatea și conformitatea stocării datelor, o platformă de semnături trebuie să susțină diverse procese de semnătură care fac parte din activitatea zilnică a Agenției Federale de Contabilitate.
Așa că atenția a căzut rapid asupra sproof. După o fază intensivă de testare și audit, tânăra companie certificată IÖB a fost aleasă în cele din urmă. Soluția cloud a reușit să se prezinte foarte bine ca o platformă all-in-one cu cele mai înalte standarde de securitate și protecție a datelor. “Am fost deosebit de onorați că am fost aleși și că, în cele din urmă, am reușit să îndeplinim standardele foarte ridicate ale agenției federale de contabilitate”, spune Dr. Fabian Knirsch, cofondator și director tehnic al sproof GmbH.
Semnătura digitală economisește resurse în mod semnificativ din momentul în care este introdusă.
Feedback-ul de până acum a fost foarte bun. Mulți dintre angajați, în special din conducere, folosesc platforma pentru diverse procese de semnare și au economisit timp și resurse în mod considerabil. Documentele nu mai trebuie să fie tipărite, semnate de mână, scanate și trimise prin poștă, ci pot fi semnate digital cu doar câteva clicuri.
Așa că și mediul este fericit! 500 de coli de hârtie consumă 7,5 kilograme de lemn, 130 de litri de apă și 26,8 kilowați oră de energie. Un efect secundar pozitiv care determină tot mai mulți antreprenori să introducă o platformă de semnături.
În primul pas după introducere, integrarea fără probleme a platformei în peisajul IT al companiei a fost deosebit de impresionantă. Datorită cloud-ului, onboarding-ul a durat doar câteva ore și a fost însoțit de sproof pe tot parcursul.
Comunicarea fluentă și flexibilitatea l-au convins pe Alexander Sellner. “sproof este deschis la feedback și la solicitările clienților și, prin urmare, urmărește abordarea de îmbunătățire constantă a platformei”, explică Sellner.
