“Industria noastră este despre angajament și încredere. Semnătura digitală, în cea mai înaltă clasă de calitate, a devenit acum o formă obișnuită de a lua decizii obligatorii sau de a le obține digital.”

Dr. Christian Zwick | Partener

Binder Grösswang este una dintre cele mai importante societăți de avocatură din Austria de 60 de ani și are sediul în Viena și Innsbruck. Peste 100 de avocați și un volum de tranzacții de 50 de miliarde de euro vorbesc de la sine. După ce a fost luată decizia de a integra o platformă de semnătură digitală, în urma unei faze riguroase de evaluare, sproof a apărut ca favorit.

“Este o onoare foarte specială faptul că am reușit să convingem Binder Grösswang, o firmă de avocatură consacrată, dar mai ales inovatoare, de sproof și să le câștigăm încrederea”, spune Dr. Fabian Knirsch, fondator și CTO al companiei.

Binder Grösswang – în special echipa din jurul Dr. Christian Zwick – semnează digital atunci când este legal posibil. “În principiu, semnăm întotdeauna atunci când stiloul trebuie să fie înlocuit. Acestea sunt aproape toate documentele din Austria, deoarece principiul libertății de formă se aplică în temeiul dreptului civil”, spune Dr. Zwick.

Pentru aceste documente se utilizează, printre altele, semnătura digitală:

• Puterile
• Contracte de achiziție
• Acorduri de nedivulgare
• Decizii

2 motive convingătoare pentru care avocații se bazează pe semnătura digitală

Profesia de avocat a fost întotdeauna o parte constantă a oricărei societăți funcționale. Încrederea și buna comunicare dintre avocați și clienți stau la baza acesteia. Poate părea un pic dogmatic, dar: În ceea ce privește avansarea digitalizării, industria juridică nu este cu siguranță un pionier. Acest lucru se datorează probabil faptului că tehnicile tradiționale și fluxurile de lucru care au fost stabilite și dovedite timp de secole nu doresc să fie înlocuite.

Dar “profesia juridică” a recunoscut acum, de asemenea, punctele forte ale digitalizării semnificative din diverse motive. Fie că este vorba de actul digital, în locul arhivelor exuberante, sau chiar de experimentarea diferitelor aplicații digitale “speech to text” care ar putea ușura secretariatul în anumite locuri sau chiar să-l înlocuiască în viitor, pentru numeroasele documente.

În special, o oportunitate a digitalizării, care deține, de asemenea, un mare potențial pentru industria juridică, este în creștere: semnătura digitală!

Declarații, rezoluții și contracte – toate acestea sunt documente care trebuie semnate de una sau mai multe persoane. Chiar și un document pe care trei persoane trebuie să semneze în mod analogic înseamnă un total de aproximativ 45 de minute: Aceasta include tipărirea în trei exemplare, trimiterea documentelor prin poștă sau coordonarea unei întâlniri comune pentru semnare. Această risipă de resurse este inutilă.

În sectorul privat, semnătura digitală s-a impus deja în Austria sub forma “semnăturii telefonului mobil”. De câțiva ani, mulți cetățeni austrieci folosesc acest serviciu de stat gratuit.

Cu toate acestea, “doar” semnătura digitală este de obicei insuficientă în mediul de afaceri. Lipsesc posibilitățile tehnice, un instrument sau o platformă care să poată cartografia cazurile de utilizare și “ciclurile de semnături” specifice unui sector sau unei întreprinderi. Un “tablou de bord” partajat asociat oferă o bună imagine de ansamblu a documentelor importante. Acest lucru necesită administrarea centrală a tuturor utilizatorilor și gestionarea drepturilor și rolurilor. Acest lucru are, de asemenea, multe avantaje.

În multe companii, indiferent de mărime sau sector, o platformă de semnătură digitală este parte integrantă a multor fluxuri de lucru standard. Tehnologia recunoscută din punct de vedere juridic este deja utilizată în sectorul juridic, în sistemul fiscal, în sectorul financiar, dar și de marile companii de top active la nivel internațional cu orientări stricte în domeniul IT și, de asemenea, în sectorul public.

În loc de cerneală și hârtie: criptarea criptografică și dovada digitală a identității

Semnătura digitală este o componentă indispensabilă a transformării digitale. Cu toate acestea, mulți se îndoiesc că semnătura digitală este valabilă din punct de vedere juridic și, prin urmare, conformă din punct de vedere juridic. Cu toate acestea, semnăturile digitale și caracterul lor obligatoriu sunt precis definite și reglementate în Uniunea Europeană. În 2006, Regulamentul eIDAS (UE) 910/2014 (Servicii de identificare și autentificare electronică) a stabilit reglementările pentru Europa cu privire la cea mai înaltă securitate și conformitate a semnăturii digitale. Regulamentul reglementează recunoașterea juridică a serviciilor electronice de dovadă a identității și de autentificare, consolidând astfel încrederea în comunicarea electronică între întreprinderi și cetățeni și facilitând în mod semnificativ serviciile transfrontaliere și procesele de afaceri de toate tipurile.

Există trei standarde de semnătură digitală care au fost definite cu precizie în ceea ce privește valabilitatea juridică în Regulamentul eIDAS: simplu, avansat și calificat.

Semnăturile arată aproape la fel la suprafață, însă statutul semnăturii și natura sa obligatorie sunt foarte diferite. Doar “semnătura electronică calificată”, cunoscută și sub denumirea de QES, este comparabilă din punct de vedere juridic cu o semnătură [a se vedea secțiunea 4 alineatul (1) din Legea austriacă privind semnăturile și serviciile fiduciare (SVG)].

Datorită celui mai înalt nivel de conformitate și securitate, multe societăți de avocatură iau în considerare doar semnătura electronică calificată. O semnătură digitală care este echivalentă cu o semnătură tradițională pe hârtie.

Dar cum se ajunge la acest nivel ridicat de securitate din punct de vedere tehnic? Care este valoarea probantă ridicată a semnăturii electronice calificate?

4 Semnătura calificată: Niciun mister

Chiar dacă presa de specialitate se străduiește întotdeauna să prezinte semnătura electronică calificată în cea mai complexă și tehnică lumină posibilă, noi, cei de la sproof, ne-am asumat misiunea de a elucida presupusul “mister” – pe scurt.

Ca și în cazul multor alte tranzacții electronice juridice sau bancare, trebuie să vă puteți dovedi identitatea în mod 100% sigur. Acest lucru se realizează inițial prin intermediul unei proceduri de identificare video de scurtă durată (aproximativ 10 minute), în care datele dvs. personale și datele biometrice sunt verificate de un serviciu recunoscut de stat (prestator de servicii de încredere).

După aceea, veți putea utiliza o aplicație pentru telefonul mobil pentru a verifica suplimentar fiecare semnătură digitală pe care o realizați. Telefonul mobil este, prin urmare, al doilea factor de securitate pe lângă adresa de e-mail, de care aveți nevoie oricum pentru a semna și a obține semnături.

Documentele semnate în sine sunt criptate digital utilizând metode criptografice. Numai proprietarii unui document sau cei care au fost invitați să semneze pot edita documentul sau doar să îl semneze. Fiecare document este prevăzut în permanență cu o cheie criptografică unică, care este imposibil de văzut pentru orice persoană și orice computer. Valabilitatea și valoarea probatorie a documentului sunt, de asemenea, independente de platforma de semnătură utilizată, deoarece cheia criptografică (sau “valoarea hash”) este imprimată în fișierul pdf în sine. În consecință, orice tipărire și arhivare fizică a documentului nu reprezintă, de asemenea, scopul problemei, deoarece trasabilitatea expiră atunci când documentul este tipărit.

Pentru a verifica validitatea unei semnături electronice și conformitatea cu cele descrise mai sus, documentul semnat (digital!) trebuie verificat cu ajutorul serviciilor naționale de verificare a semnăturii, de exemplu prin intermediul Autorității austriece pentru comunicații:
https://www.rtr.at/TKP/was_wir_tun/vertrauensdienste/Signatur/signaturpruefung/Pruefung.de.html
platforme precum sproof Validate oferă un serviciu integrat de testare ca platformă în sine.

Pe scurt: semnătura digitală calificată este 100% infalsificabilă și valabilă din punct de vedere juridic. O semnătură manuală este, de asemenea, 100% valabilă din punct de vedere juridic, dar niciodată 100% infalsificabilă.

5 Nu este nevoie de prea mult pentru a începe cu semnătura digitală calificată

Deși semnăturile digitale sunt exigente din punct de vedere tehnic și necesită un grad special de responsabilitate din punctul de vedere al producătorului, semnăturile generate cu ajutorul acestora oferă un grad ridicat de angajament. Cu toate acestea, o gamă largă de utilizatori, de la avocați la secretari până la clienți, trebuie să poată lucra ușor, rapid și intuitiv.

Complexitatea tehnică este complet ascunsă cu sproof și este creat un acces simplu și cu prag scăzut. Philipp Gernerth este responsabil pentru UI și UX (User Interface and User Experience) la sproof.

“Dezvoltăm un produs modern, foarte sofisticat din punct de vedere tehnic, care oferă cele mai înalte garanții de securitate și angajament. Cu toate acestea, el trebuie să fie ușor și intuitiv de utilizat. În caz contrar, vom rata ținta”, explică Philipp Gernerth, care este responsabil, printre altele, de UX (experiența utilizatorului) și UI (utilizabilitate) la sproof.

Din punctul de vedere al utilizatorului, semnătura electronică calificată înseamnă în esență următoarele:

• Aveți un document care urmează să fie semnat, care este un document Word sau PDF. Îl încărcați în programul de semnătură pentru a-l semna. Software-ul de semnătură poate fi găsit la https://sign.sproof.com . Puteți începe oricând, gratuit.
• Pentru o semnătură electronică calificată este necesară o identificare unică. Aceasta înseamnă că trebuie să vă identificați în cadrul unui scurt apel video (“Video-Ident-Procedure”) și să vă prezentați pașaportul sau cartea de identitate (valabile). Această identificare este necesară o singură dată și este apoi valabilă timp de cinci ani sau (dacă acest lucru se întâmplă mai devreme) până la expirarea documentului dvs. de identitate.
• În cursul identificării, instalați o aplicație pe telefonul dvs. mobil sau alternativ – dacă nu puteți sau nu doriți să instalați aplicația – veți primi ulterior un cod unic prin SMS.
• Pentru a semna un document, selectați locația semnăturii dvs. digitale și, opțional, încărcați o imagine a semnăturii dvs. manuscrise. Acum autorizați semnătura pe telefonul mobil prin intermediul aplicației sau introduceți codul unic primit prin SMS. Imaginea semnăturii dvs. nu are relevanță juridică în acest caz, dar permite o reprezentare comună și familiară a semnăturii. Semnătura obligatorie din punct de vedere juridic este aplicată “invizibil” în fundal, pur digital.
  Documentul este acum semnat digital în mod legal. Cu sproof, se realizează și o conversie în formatul PDF/A obișnuit sau solicitat de avocați. Dumneavoastră, clienții dumneavoastră sau instanța puteți verifica conformitatea documentului și a semnăturii electronice în orice moment, inclusiv la serviciul de inspecție de stat al RTR.

6 Date sensibile în mâini sigure

Atunci când se utilizează servicii de semnătură digitală, protecția datelor joacă un rol special. Acest lucru este deosebit de important pentru așa-numitele “software cloud” (adică software care nu trebuie instalat, ci poate fi utilizat direct prin intermediul browserului web și al internetului). Acest lucru oferă avantajul de a fi gata pentru utilizare imediată, fără hardware propriu sau un proiect IT. În plus, software-ul poate fi accesat de oriunde, inclusiv de pe telefonul mobil. Transmiterea datelor este întotdeauna de ultimă generație și criptată la cel mai înalt nivel de securitate.

“Cloud-ul funcționează din prima zi. Totul este deservit de sproof, respectă protecția europeană a datelor și, prin urmare, este ideal și pentru noi, avocații.”

Dr. Christian Zwick
Binder Grösswang

În ceea ce privește protecția datelor, pe de o parte, trebuie îndeplinite cerințele legale în sensul GDPR și, pe de altă parte, trebuie garantat cel mai înalt nivel de securitate din perspectiva securității IT. Furnizorul de software pentru semnături sproof garantează ambele prin stocarea și prelucrarea datelor exclusiv în centre de date din Uniunea Europeană și evitând orice referință din SUA. Un concept de ștergere, care face parte integrantă din soluție, precum și un acord contractual de prelucrare a datelor bazat pe modelul UE, garantează, de asemenea, cel mai înalt standard de protecție a datelor din punct de vedere juridic.

Rezultat

Avantajele semnăturii digitale sunt evidente: este rapidă, ușoară și, mai presus de toate, 100% sigură. Din ce în ce mai mulți avocați recunosc acest lucru și profită de semnătura digitală în activitatea lor. O tendință clară care va continua în anii următori.