Zamudni postopki sklepanja pogodb so stvar preteklosti – toda kako je z enostavnim in varnim podpisovanjem pogodb prek spleta? V tem članku boste izvedeli, kako podpisati pogodbe prek spleta ali kako pridobiti podpise na spletu. Kaj je pomembno in kakšna so merila kakovosti? Toda “spoiler” vnaprej: Preprosto in varno lahko delujeta, vendar ni nujno, da delujeta skupaj.

Elektronski podpis je tu še naprej

Gre za vprašanje odnosa. Podpis dokumenta ima določeno estetsko komponento. Odločitev zapečatite z nečim zelo osebnim: svojim lastnoročnim podpisom. Ta podpis se pogosto vadi in izpopolnjuje več let in v večini primerov ostane nespremenjen v celotnem poslovnem življenju. Pogosto je analogni podpis dokumenta povezan s sestankom, na njem je več pogodbenih strank in ima pogosto nekaj družabnega značaja. Srečate se, si podate roko, podpišete dokument in ga nato shranite v bolj ali manj varen arhiv. Večinoma so ljudje zadovoljni in gredo spet vsak svojo pot.

Druga plat medalje je očitna. Ne glede na to, ali želite kartirati notranje ali zunanje postopke podpisovanja. To zahteva zelo veliko sredstev, ki jih lahko s pomočjo digitalnega podpisa zapravite.
Digitalizacija procesov odločanja je že prišla tudi v zelo “uveljavljene” industrije in poslovna področja. V zasebnem kontekstu je elektronsko podpisovanje pogodb tako ali tako razširjeno že nekaj časa, v številnih evropskih državah pa ga podpirajo državni ponudniki storitev e-identitete.

Študija kaže, da je vključevanje rešitev za podpisovanje v podjetjih zelo pogosto posledica glasov posameznikov v podjetju, ki so že zdavnaj spoznali prednosti elektronskega podpisovanja v zasebni sferi. Številne vladne spletne storitve državljanom omogočajo digitalno podpisovanje pogodb. Navsezadnje to pomeni, da si prednosti teh rešitev za spletno podpisovanje želijo tudi podjetniki za obdelavo pogodb v svojih podjetjih.

Kako deluje digitalni podpis?

V internetu kroži vedno več novih, pogosto majhnih in brezplačnih orodij za podpisovanje, pri katerih sta registracija in uporaba pogosto na zelo nizki ravni. Deluje kot večja orodja: V spletnem brskalniku ga naložite v orodje in ga podpišete. Z nekaterimi orodji lahko dokument tudi prenesete in ga nato pošljete naprej. Na drugi strani obstajajo kompleksne platforme za podpisovanje, ki so pogosto vključene v celovit sistem za upravljanje dokumentov ali sistem CRM ali ERP. To omogoča tudi veliko bolj zapleteno podpisovanje s strani tretjih oseb ali podpisovanje na daljavo. To pomeni, da lahko v podpis sprostim tudi samopodpisan dokument, določim zapletena zaporedja podpisovanja in delovne tokove itd.

Predvsem v profesionalnem okolju so vedno bolj priljubljene rešitve, ki so specializirane za celovito podpisovanje dokumentov PDF in omogočajo najvišje varnostne standarde, predvsem pa zelo preprosto vodenje uporabnika. Digitalno podpisovanje dokumentov PDF prek spletnega brskalnika lahko v osnovi razdelimo na tri bistvene komponente.

Upravljanje pogodb

Kot smo že omenili, je razlika tu velika. Minimalno merilo za spletno orodje je možnost nalaganja dokumentov (v večini aplikacij se datoteke samodejno pretvorijo v skupno obliko PDF) in njihovega ponovnega prenosa po podpisu ali čim bolj varnega shranjevanja. Celovita orodja omogočajo tudi inteligentno upravljanje in pregled vseh pomembnih dokumentov na osrednji lokaciji.

Digitalni podpis dokumentov

Osnovni element vseh orodij za spletno podpisovanje je uporaba digitalnega podpisa v pogodbenem dokumentu. Uporaba veljavnega digitalnega podpisa v dokumentu PDF je tehnični postopek, ki ga je treba jasno razlikovati od preprostega vstavljanja slike ročnega podpisa brez dodatnih tehničnih ukrepov!

Veljavni digitalni podpis omogoča zlasti odkrivanje naknadnih sprememb dokumenta. To ne velja za preprosto vstavljanje slik.

Tehnično gledano je pri digitalnem podpisu vsebina dokumenta trdno povezana s priloženim podpisom. V tem primeru je vizualni videz podpisa na dokumentu predvsem informativen in ni pomemben za (tehnično) veljavnost. sproof sign na primer podpira vstavljanje slik podpisa ali ročnega podpisa na zaslon, v ozadju pa ustvari tudi popoln digitalni podpis.

Druga stopnja digitalnih podpisov so kvalificirani digitalni podpisi. V teh primerih podpisnika preveri ponudnik storitev zaupanja. To so organizacije, ki opravijo obsežno preverjanje identitete osebe ali organizacije in med digitalnim podpisovanjem povežejo identiteto s podpisom. To pomeni, da imajo kvalificirani digitalni podpisi poseben pravni status, ki je enakovreden lastnoročnemu podpisu.

Upravljanje podpisov in delovnih tokov

Vse možnosti platform za podpisovanje so očitne, ko gre za pošiljanje varnih in skladnih zahtevkov za podpisovanje drugim. Na primer, sproof sign omogoča prenos različnih nalog (npr. podpisovanje dokumentov, pregledovanje dokumentov, posredovanje dokumentov) na različne osebe. Komunikacija poteka po eni strani znotraj spletne aplikacije, po drugi strani pa tudi prek komunikacije prek e-poštnega prometa. Tako se nič ne more izgubiti. Avtomatizirano delegiranje olajša tudi upravljanje postopkov podpisovanja ter upoštevanje rokov in rokov. Poleg tega je mogoče opredeliti zastopnike, določiti sporočila za izostanek iz pisarne, določiti zaporedja podpisov in opredeliti standard, s katerim naj bi bili podpisi izdelani.

Kakovost na prvem mestu. – Merila kakovosti spletnih orodij za podpisovanje

Prednosti digitalnega podpisa so zelo različne. Tukaj je seznam ključnih kakovostnih lastnosti naprednih orodij za e-podpis:

Razpoložljivost in varnost v oblaku

Spletne pogodbe so na voljo kadar koli in kjer koli, če imate dostop do interneta. Velika prednost varnih rešitev v oblaku je razpoložljivost 24 ur na dan, 7 dni v tednu. Vendar pa je treba biti zelo pozoren, da se zanesete na varno in zanesljivo okolje za shranjevanje, ki je zaščiteno pred nepooblaščenim dostopom, izgubo in zlorabo. Pri aplikacijah v oblaku je še posebej pomembno zagotoviti, da je orodje 100-odstotno nameščeno na evropskih strežnikih.

Zavezujoča narava digitalnih podpisov

Poleg tega je treba pozornost nameniti temu, kako lahko ali mora posameznik dokazati svojo identiteto. Enostavni elektronski podpis (EES) ne zagotavlja pravnega varstva in se nikoli ne bi smel uporabljati za podpisovanje v podjetjih. Za najvišjo raven varnosti je treba uporabljati kvalificirani elektronski podpis (QES), ki je v skladu z uredbo eIDAS merilo za vse v Evropi. Pravzaprav je izbira ponudnika podpisa še posebej pomembna in potrebno je določeno osnovno znanje o treh različnih standardih podpisa, da lahko na najboljši možni način začrtate primere uporabe v svojem podjetju.

preverjanje priloženih elektronskih podpisov

Še ena odlična stvar je, da je e-podpise mogoče preveriti za vedno in v vsakem trenutku. Informacije o vsakem koraku postopka podpisovanja – od začetka do konca – vključno s priloženimi podpisi in edinstveno identiteto podpisnikov so v dokumentu pdf za vedno neločljivo povezane. Celovite rešitve za e-podpis (kot je sproof sign) omogočajo preverjanje neposredno na platformi.

Sodelovanje

Podpisovanje je stvar ekipe. Podpisujte interno ali pridobite odobritve zunanjih zainteresiranih strani. Pomembno je, da lahko z upraviteljskim računom zelo preprosto upravljate svojo ekipo. Zelo enostavno mora biti dodajanje novih uporabnikov, nabor razpoložljivih enot za podpisovanje pa mora biti zelo enostavno povečati.

Skladnost

Podjetja morajo spoštovati veljavne zakone in predpise, zlasti glede varne in zakonsko skladne hrambe dokumentov in podatkov na evropskem območju. Nekaj orodij (npr. sproof sign) se opira na zelo visok dokumentni standard PDF/A.

Rezultat

Čas je za podpis. Spletne storitve e-podpisa so zanimiv in uporaben način za poenostavitev poslovanja ter prihranek časa in truda. V poslovnem kontekstu je pomembno, da izpolnjuje vse ustrezne zahteve za posamezen primer uporabe.