Določbe o varstvu podatkov na spletnem mestu sproof.com

1. uvod

Zaščita vaših osebnih podatkov nam je še posebej pomembna. Zato vaše osebne podatke obdelujemo v skladu z veljavnimi pravnimi predpisi o zaščiti, zakoniti obdelavi in varovanju osebnih podatkov, zlasti v skladu z avstrijskim zakonom o varstvu podatkov (v nadaljevanju »DSG«), Splošne uredbe o varstvu podatkov (v nadaljevanju »GDPR«) ter Zakona o telekomunikacijah iz leta 2021 (v nadaljevanju »TKG 2021«).

Iz spodnjih informacij lahko izveste, kako obdelujemo vaše osebne podatke, ko uporabljate našo spletno stran (www.sproof.com) (v nadaljevanju »spletna stran«).

Ta izjava o varstvu osebnih podatkov velja za spletno stran www.sproof.com. Spletna aplikacija sign.sproof.com je tehnično ločena; med stranmi ne poteka nobena avtomatizirana izmenjava podatkov.

2. Ime in kontaktni podatki upravljavca

Podjetje sproof GmbH (v nadaljevanju »sproof« ali »mi«) je odgovorno za obdelavo podatkov na tej spletni strani.

sproof GmbH, Urstein Süd 19/2

A-5412 Puch pri Halleinu

Avstrija

E-pošta: privacy@sproof.com

3. obdelava podatkov

Pri zagotavljanju naših storitev, zlasti našega spletnega mesta in ponudb, ki so na voljo na našem spletnem mestu, obdelujemo osebne podatke uporabnikov našega spletnega mesta in uporabnikov, ki uporabljajo našo spletno ponudbo. Posebni postopki obdelave podatkov so opisani v nadaljevanju:

3.1. Obdelava podatkov Uporaba spletnega mesta

Ko obiščete naše spletno mesto, se samodejno obdelujejo naslednji osebni podatki:

• Podatki iz protokola;
• IP-naslov (v skrajšani/anonimizirani obliki);
• Vrsta in različica spletnega brskalnika;
• Podatki o vaši napravi (npr. ID naprave);
• datum in čas obiska naše spletne strani oziroma podstrani;
• Spletna stran, s katere dostopate do našega spletnega mesta (URL napotitelja).

Namen obdelave: Obdelava služi temu, da vam na naši spletni strani ponudimo vsebine, zagotovimo varnost in stabilnost naše IT-infrastrukture, izvedemo anonimizirane analize za namene optimizacije ter omogočimo uporabo naše spletne strani v informativne namene.

Trajanje shranjevanja: Podatki iz dnevnikov se praviloma shranjujejo 30 dni. V primeru dogodka, ki zadeva varnost (npr. DDoS-napad ali poskus vdora), se podatki shranjujejo do končne razjasnitve in odprave dogodka.

Pravna podlaga: Pravna podlaga za obdelavo teh podatkov je naš upravičen interes v skladu s členom 6(1)(f) Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR). Naš upravičen interes je, da našo spletno stran oblikujemo tako, da je uporabniku prijazna, jo nenehno izboljšujemo, vam varno in brez napak zagotavljamo dostop do vsebin, ki jih obiščete, ter zagotavljamo varnost naše IT-infrastrukture (zlasti za preprečevanje in dokumentiranje napadov in motenj).

Posredovanje podatkov: Posredovanje teh podatkov je tehnično nujno. Brez teh podatkov vam ne moremo omogočiti dostopa do vsebin spletne strani, ki ste jih odprli.

3.2. Obdelava podatkov, povpraševanje o stiku in komunikacija

Uporaba rešitev Atlassian (Jira Service Desk / Confluence)

Z nami se lahko povežete neposredno prek e-pošte ali prek naših obrazcev. Za učinkovito obdelavo in sistematizacijo poizvedb strank uporabljamo sisteme našega ponudnika IT-storitev Atlassian (Atlassian Pty Ltd, Level 6, 341 George Street, Sydney NSW 2000, Avstralija).

• Namen: odgovarjanje na in arhiviranje kontaktnih zahtevkov, zahtevkov za podporo in komunikacije s strankami.
• Pravna podlaga: Obdelava temelji na našem upravičenem interesu (člen 6(1)(f) Splošne uredbe o varstvu podatkov) za hitro in profesionalno komunikacijo ter – če je vaš zahtevek namenjen sklenitvi ali izvajanju pogodbe – na izvajanju predpogodbenih ukrepov oziroma izpolnjevanju pogodbe (člen 6(1)(b) Splošne uredbe o varstvu podatkov).
• Prenos podatkov v tretje države: Podjetje Atlassian ima sedež v Avstraliji in uporablja strežnike po vsem svetu (med drugim v ZDA). Prenos podatkov je zavarovan s sklenitvijo standardnih pogodbenih klavzul EU (Standard Contractual Clauses – SCC) v skladu s členom 46(2)(c) Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR).

Uporaba Google Workspace in Gmaila

Za notranjo in zunanjo komunikacijo prek e-pošte uporabljamo Google Workspace, storitev podjetja Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irska.

• Obdelani podatki: ime, e-poštni naslov, metapodatki o komunikaciji ter vsebina in priloge vaših e-poštnih sporočil.
• Pravna podlaga: izpolnitev pogodbe ali izvedba predpogodbenih ukrepov (člen 6(1)(b) Splošne uredbe o varstvu podatkov) ter naš upravičen interes do sodobne, varne in učinkovite pisarniške in komunikacijske infrastrukture (člen 6(1)(f) Splošne uredbe o varstvu podatkov).
• Prenos v tretje države: Google lahko v nekaterih primerih obdeluje podatke tudi v tretjih državah zunaj EU (zlasti v ZDA). Družba Google LLC je certificirana v okviru okvira za varstvo podatkov med EU in ZDA (EU-US Data Privacy Framework). Poleg tega je obdelava zavarovana s standardnimi pogodbenimi klavzulami EU.
• Trajanje hrambe: E-poštna sporočila in podatke, ki jih vsebujejo, izbrišemo takoj, ko niso več potrebni za namene komunikacije in če izbrisu ne nasprotujejo nobene zakonske obveznosti hrambe (zlasti v skladu s podjetniškim in davčnim pravom).

Uporaba HubSpota

Za upravljanje odnosov s strankami, dokumentiranje ter optimizacijo naših prodajnih in komunikacijskih procesov uporabljamo sistem CRM podjetja HubSpot (HubSpot, Inc., 25 First Street, 2nd Floor, Cambridge, MA 02141, ZDA).

• Obdelani podatki: Glede na komunikacijski kanal obdelujemo osnovne podatke, kontaktne podatke, zgodovino e-poštne korespondence, zapiske o telefonskih pogovorih ali videokonferencah ter po potrebi (le s predhodnim soglasjem) prepise ali posnetke spletnih sestankov.
• Pravne podlage:
  • Soglasje (člen 6(1)(a) Splošne uredbe o varstvu podatkov) v povezavi s § 165(3) Zakona o telekomunikacijah iz leta 2021: Za aktivno snemanje zvoka in slike med telefonskimi pogovori ali videokonferencami vedno vnaprej pridobimo vaše izrecno in prostovoljno soglasje.
  • Utemeljen interes (člen 6(1)(f) Splošne uredbe o varstvu podatkov): Za beleženje pisnih klepetov, e-poštnih sporočil in zgodovine stikov s strankami v sistemu CRM z namenom učinkovite oskrbe B2B-strank in brezhibne razporeditve poizvedb.
• Prenos podatkov v tretje države: HubSpot shranjuje podatke med drugim v ZDA. Podjetje HubSpot, Inc. je certificirano v skladu z Okvirom za varstvo podatkov med EU in ZDA. Poleg tega raven varstva podatkov zagotavljajo standardne pogodbene klavzule EU.
• Preklic in izbris: Dano soglasje za snemanje lahko kadarkoli prekličete z učinkom za prihodnost (npr. po e-pošti na naslov privacy@sproof.com). Posnetki se takoj izbrišejo po izpolnitvi namena ali ob preklicu, če temu ne nasprotujejo zakonske obveznosti glede hrambe.

3.3. Obdelava podatkov Upravljanje prosilcev

Če se pri nas prijavite (po e-pošti ali prek portala za prijave), obdelujemo naslednje podatke:

• Osnovni podatki (ime, datum rojstva, državljanstvo);
• Kontaktni podatki (naslov, e-pošta, telefonska številka);
• Podatki iz prijave (življenjepis, spričevala, motivacijsko pismo, izobraževanja, delovne izkušnje);
• Po potrebi zapiske iz razgovorov za zaposlitev.

Vaših podatkov kot kandidata ne bomo posredovali nepooblaščenim tretjim osebam zunaj našega podjetja.

• Namen obdelave: izvedba in obdelava postopka prijave ter priprava pogodbe o zaposlitvi.
• Pravna podlaga: izvajanje predpogodbenih ukrepov (člen 6(1)(b) Splošne uredbe o varstvu podatkov) ter izpolnjevanje zakonskih obveznosti v okviru prijave v sistem socialnega zavarovanja v primeru zaposlitve (člen 6(1)(c) Splošne uredbe o varstvu podatkov).
• Vodenje evidence (baza talentov): Če želimo vašo prijavo shraniti za prihodnje razpise za delovna mesta, bomo za to pridobili vaše izrecno soglasje v skladu s členom 6(1)(a) Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR).
• Trajanje hrambe: V primeru zavrnitve se vaši podatki iz prijave zaradi zaščite pred morebitnimi zahtevki (npr. v skladu z Zakonom o enakem obravnavanju – GlBG) hranijo 6 mesecev po zaključku postopka izbora kandidatov, nato pa se izbrišejo. Če se strinjate s hrambo podatkov v evidenci, bomo vaše podatke obdelovali do vašega preklica soglasja, največ pa 2 leti. Soglasje za hrambo podatkov v evidenci lahko kadarkoli prekličete z e-poštnim sporočilom na naslov privacy@sproof.com.

3.4. Bilten o obdelavi podatkov

Če se prijavite na naše e-novice, obdelujemo:

• Vaše ime (za osebno naslavljanje);
• Vaš e-poštni naslov.

Za prijavo na e-novice uporabljamo tako imenovani postopek »double opt-in«. Po prijavi na naši spletni strani boste prejeli potrditveno e-poštno sporočilo, s katerim bomo preverili, ali ste res lastnik navedenega e-poštnega naslova.

• Pravna podlaga: Vaša izrecna privolitev v skladu s členom 6(1)(a) Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR) v povezavi s § 165(3) Zakona o telekomunikacijah (TKG) iz leta 2021.
• Obdelovalec podatkov: Podatki se posredujejo našemu ponudniku IT-storitev za pošiljanje e-novic (s sedežem znotraj EU). Sklenjena je ustrezna pogodba o obdelavi podatkov v skladu s členom 28 Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR).
• Odjava in preklic: Svojo privolitev lahko kadarkoli brezplačno prekličete z učinkom za prihodnost. V ta namen uporabite povezavo za odjavo na koncu vsakega e-biltena ali nam pošljite e-pošto na naslov privacy@sproof.com. Vaši podatki bodo takoj izbrisani iz seznama prejemnikov. To ne vpliva na zakonitost obdelave podatkov, ki je bila opravljena do preklica.

3.5. Obdelava podatkov, družbena omrežja in video storitve

Vtičniki za družbena omrežja

Na naši spletni strani nismo vgradili nobenih aktivnih vtičnikov ali gumbov za družbena omrežja, ki bi že ob nalaganju strani pošiljali podatke v družbena omrežja. Morebitne povezave do naših profilov na družbenih omrežjih (npr. LinkedIn, X) so izvedene kot preproste hiperpovezave.

Videoplatforma Vimeo

Na naši spletni strani vključujemo videoposnetke prek platforme »Vimeo«. Ponudnik je podjetje Vimeo.com, Inc., 330 West 34th Street, 5. nadstropje, New York, New York 10011, ZDA.

• Obdelani podatki: IP-naslov, tehnične informacije o napravi in brskalniku, obiskani URL ter podatki o interakcijah (npr. ali je bil videoposnetek predvajan ali zaustavljen). Če ste prijavljeni v svoj račun Vimeo, lahko Vimeo vaše brskanje neposredno poveže z vašim osebnim profilom.
• Pravna podlaga: Obdelava podatkov poteka izključno na podlagi vaše privolitve v skladu s členom 6(1)(a) Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR) v povezavi s § 165(3) Zakona o telekomunikacijah (TKG) iz leta 2021. Videoposnetki se začnejo nalagati in podatki se začnejo prenašati šele, ko ste aktivno soglašali z aktivacijo prek našega pasica za piškotke ali našega videopredvajalnika z dvema klikoma.
• Prenos podatkov v tretje države: Družba Vimeo Inc. je certificirana v skladu z Okvirom za varstvo podatkov med EU in ZDA (DPF). Poleg tega smo sklenili pogodbo o obdelavi podatkov na podlagi standardnih pogodbenih klavzul EU.

3.6. Obdelava podatkov, piškotki in upravljanje soglasij

Na naši spletni strani uporabljamo piškotke in podobne tehnologije (npr. lokalno shranjevanje). Piškotki so majhne besedilne datoteke, ki jih vaš brskalnik shrani na vaši napravi.

Razlikujemo med:

1. Nujno potrebni (tehnični) piškotki: Ti so potrebni za zagotavljanje osnovnih funkcij spletne strani (npr. shranjevanje vaših nastavitev piškotkov). Ti se obdelujejo brez soglasja na podlagi našega upravičenega interesa (člen 6(1)(f) Splošne uredbe o varstvu podatkov) v povezavi s § 165(3) Zakona o telekomunikacijah iz leta 2021.
2. Piškotki, za katere je potrebno soglasje (analiza, trženje, mediji): Ti se naložijo šele, ko nam podate izrecno privolitev (člen 6(1)(a) Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR) v povezavi s § 165(3) Zakona o telekomunikacijah (TKG) iz leta 2021).

Svoje podane privolitve lahko kadarkoli spremenite ali prekličete prek našega vgrajenega orodja za upravljanje privolitve (pasica za piškotke).

3.7. Obdelava podatkov etracker

Na tej spletni strani uporabljamo analitične storitve podjetja etracker GmbH, Erste Brunnenstraße 1, 20459 Hamburg, Nemčija.

• Posebnost: etracker se privzeto uporablja v različici brez piškotkov. Obdelava podatkov poteka izključno v delovnem pomnilniku spletnega strežnika, pri čemer se informacije ne shranjujejo na vaši napravi. IP-naslov se čim prej anonimizira. Ne ustvarjajo se podatki, ki bi omogočali neposredno identifikacijo osebe.
• Pravna podlaga: Obdelava poteka na podlagi našega upravičenega interesa (člen 6(1)(f) Splošne uredbe o varstvu podatkov) za merjenje dosega, ki upošteva varstvo podatkov, in optimizacijo naše spletne ponudbe.
• Če uporabljamo dodatne piškotke za analizo in optimizacijo podjetja etracker, to poteka izključno na podlagi vašega predhodnega izrecnega soglasja (člen 6(1)(a) Splošne uredbe o varstvu podatkov v povezavi s § 165(3) Zakona o telekomunikacijah iz leta 2021).
• Ugovor: Kadarkoli lahko ugovarjate zbiranju vaših podatkov o uporabi s strani etrackerja brez uporabe piškotkov:
  Opt-out

3.8. Obdelava podatkov – analiza B2B (Venta.ai in SalesViewer)

Venta AI

Če v pasici za piškotke izrazite soglasje, uporabljamo Venta AI (april.eleven GmbH, Am Kartoffelgarten 14, 81671 München, Nemčija) za identifikacijo podjetja oziroma organizacije, iz katere poteka obisk naše spletne strani.

• Obdelani podatki: spletni identifikatorji (IP-naslov, ID piškotka), podatki o uporabi (obiskane strani, čas zadrževanja, URL napotitelja) ter iz njih izpeljani statistični podatki o podjetjih (ime podjetja, panoga, sedež).
• Namen: B2B-marketing, podpora prodaji in optimizacija spletne strani za poslovne stranke.
• Pravna podlaga: soglasje v skladu s členom 6(1)(a) Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR) v povezavi s § 165(3) Zakona o telekomunikacijah (TKG) iz leta 2021. Soglasje lahko kadarkoli prekličete prek pasice za piškotke.

Tehnologija SalesViewer®

Na podlagi našega upravičenega interesa (člen 6(1)(f) Splošne uredbe o varstvu podatkov) uporabljamo tehnologijo SalesViewer® podjetja SalesViewer® GmbH, Huestraße 30, 44787 Bochum, Nemčija, za analizo poslovnih obiskov spletne strani.

• Način delovanja: Za zbiranje podatkov, povezanih s podjetjem, se uporablja koda, ki temelji na JavaScriptu. Podatki (npr. IP-naslov) se šifrirajo z enosmerno funkcijo (hashing), ki ne omogoča povratnega izračuna, in se takoj psevdonimizirajo. Identifikacija fizičnih oseb ne poteka.
• Namen: prepoznavanje potencialnih B2B-strank za namene trženja in tržnih raziskav.
• Ugovor (opt-out): Zbiranju podatkov s strani SalesViewer® se lahko kadarkoli ugovorite s klikom na naslednjo povezavo: salesviewer.com/opt-out. S tem se na vaši napravi shrani piškotek za odjavo za našo spletno stran.

3.9. Uporaba oznake LinkedIn Insight

Na naši spletni strani uporabljamo »LinkedIn Insight Tag« podjetja LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irska.

• Namen: sledenje konverzijam (merjenje uspešnosti naših oglasov na LinkedInu), ponovno ciljanje (prikazovanje ustreznih oglasov obiskovalcem spletne strani na LinkedInu) in analize spletne strani (zbrana demografska poročila o naših obiskovalcih).
• Zbrani podatki: URL, URL napotitelja, IP-naslov (skrajšan s strani LinkedIn), lastnosti naprave, časovni žig ter izvedene akcije (npr. pošiljanje obrazcev).
• Pravna podlaga: Obdelava (vključno z namestitvijo piškotka li_c) poteka izključno na podlagi vaše izrecne privolitve v skladu s členom 6(1)(a) Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR) v povezavi s § 165(3) Zakona o telekomunikacijah (TKG) iz leta 2021.
• Skupna odgovornost (Joint Controllership): Za zbiranje in posredovanje podatkov podjetju LinkedIn smo skupaj odgovorni z LinkedIn Ireland (člen 26 Splošne uredbe o varstvu podatkov). V ta namen smo sklenili dodatek o skupnem upravljavcu, ki si ga lahko ogledate na naslovu legal.linkedin.com/pages-joint-controller-addendum. Za nadaljnjo obdelavo s strani LinkedIn je izključno odgovoren LinkedIn.
• Prenos podatkov v tretje države: LinkedIn podatke delno obdeluje na strežnikih družbe LinkedIn Corporation v ZDA. Prenos je zavarovan s standardnimi pogodbenimi klavzulami EU. Poleg tega je matična družba LinkedIn certificirana v okviru okvira za varstvo podatkov med EU in ZDA (EU-US Data Privacy Framework).
• Preklic: Svojo privolitev lahko kadar koli prekličete prek naših nastavitev piškotkov ali prek možnosti onemogočanja za člane LinkedIn v njihovih nastavitvah računa.

4. avtomatizirano odločanje / profiliranje

Na naši spletni strani ne poteka nobeno avtomatizirano sprejemanje odločitev, vključno z oblikovanjem profilov v smislu člena 22(1) in (4) Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR).

5. vaše pravice kot posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki

Kot posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, imate ob izpolnjenih zakonskih pogojih naslednje pravice v skladu z GDPR:

• Pravica do dostopa do podatkov (člen 15 Splošne uredbe o varstvu podatkov): Lahko zahtevate informacije o tem, ali in katere vaše osebne podatke obdelujemo.
• Pravica do popravka (člen 16 Splošne uredbe o varstvu podatkov): Zahtevate lahko popravek netočnih podatkov ali dopolnitev nepopolnih podatkov.
• Pravica do izbrisa / »pravica do pozabe« (člen 17 Splošne uredbe o varstvu podatkov): Pod določenimi pogoji lahko zahtevate izbris svojih podatkov.
• Pravica do omejitve obdelave (člen 18 Splošne uredbe o varstvu podatkov): Lahko zahtevate omejitev obdelave vaših podatkov.
• Pravica do prenosljivosti podatkov (člen 20 Splošne uredbe o varstvu podatkov): Imate pravico, da prejmete svoje podatke v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki ali da se ti podatki prenesejo drugemu upravljavcu.
• Pravica do ugovora (člen 21 Splošne uredbe o varstvu podatkov): Zaradi razlogov, ki izhajajo iz vaše posebne situacije, lahko kadar koli ugovarjate obdelavi podatkov, ki poteka na podlagi našega upravičenega interesa (člen 6(1)(f) Splošne uredbe o varstvu podatkov).
• Pravica do preklica (člen 7(3) Splošne uredbe o varstvu podatkov): Soglasja, ki ste jih že podali, lahko kadar koli prekličete z učinkom za prihodnost.

Če želite uveljaviti svoje pravice, se obrnite po e-pošti na naslov privacy@sproof.com.

Pravica do pritožbe pri nadzornem organu

Če menite, da obdelava vaših podatkov krši zakonodajo o varstvu osebnih podatkov ali da so bile vaše pravice v zvezi z varstvom osebnih podatkov na kakršen koli drug način kršene, imate pravico vložiti pritožbo pri pristojnem nadzornem organu. V Avstriji je to:

Avstrijski organ za varstvo podatkov (DSB) Barichgasse 40–42

1030 Dunaj

Telefon: +43 1 52 152-0

E-pošta: dsb@dsb.gv.at

Spletna stran: www.dsb.gv.at

6. Stanje in spremembe

Ta izjava o varstvu osebnih podatkov velja od julija 2026.

Posodobitev je lahko potrebna zaradi tehničnih novosti ali spremenjenih zakonskih določb. Zato vam priporočamo, da to izjavo redno ponovno preberete.

Ta pravila o varstvu osebnih podatkov so na voljo v različnih jezikih. V primeru nejasnosti, odstopanj ali vprašanj glede razlage je merodajna izključno nemška različica teh pravil o varstvu osebnih podatkov.