Ponovni razmislek o zapletenih delovnih postopkih podpisovanja: avtomatizirani, varni in skladni z eIDAS

Elektronski podpisi zagotavljajo, odvisno od vrste podpisa, visoko stopnjo zaščite pred ponarejanjem in manipulacijo. Zlasti pri naprednih (FES) in kvalificiranih elektronskih podpisih (QES) kriptografski postopki zagotavljajo, da je mogoče zaznati naknadne spremembe na podpisanem dokumentu.

S sproofom se postopki podpisovanja dodatno dokumentirajo z revizijsko sledjo, ki je zaščitena pred ponarejanjem. Na ta način se lahko pomembne informacije o postopku podpisovanja zabeležijo na način, ki omogoča sledljivost in preverljivost.

Takoj ko se dokument digitalno podpiše prek sproof, se na vsebino uporabi kriptografska hash vrednost.

• Naknadne spremembe: Če se po podpisu v datoteki PDF spremeni tudi le en znak, eno decimalno mesto ali ena slika, se pečat razveljavi.
• Rezultat: Vsako običajno orodje za preverjanje (npr. Adobe Acrobat ali brezplačni sproof Validator) takoj opozori, da je bil dokument spremenjen in da je podpis neveljaven.

Avstrijski zakon o elektronskih podpisih (SigG) je prvotno urejal pravni okvir za elektronske podpise v Avstriji. Vendar je prenehal veljati 30. junija 2016. Od 1. julija 2016 za elektronske podpise veljata zlasti neposredno uporabna uredba eIDAS Evropske unije ter avstrijski zakon o podpisih in zaupanja vrednih storitvah (SVG). Zakon SVG na nacionalni ravni dopolnjuje evropske zahteve eIDAS in med drugim ureja elektronske podpise, elektronske pečate, časovne žige ter zahteve za zaupanja vredne storitve in njihove ponudnike.

V evropskem pravnem okviru se za elektronske podpise razlikujejo različne stopnje podpisa: preprost elektronski podpis (EES), napreden elektronski podpis (FES) in kvalificiran elektronski podpis (QES). Katera vrsta podpisa je potrebna, je odvisno predvsem od konkretnega primera uporabe ter zakonskih oziroma pogodbenih zahtev.

V Avstriji ima pri tem ključno vlogo ID Austria, saj omogoča varno digitalno identifikacijo in kvalificirane elektronske podpise. sproof je ID Austria neposredno integriral in poleg tega podpira še številne druge evropske eID-je za procese digitalne identifikacije in podpisovanja.

Napredni elektronski podpis (FES) je primeren za dokumente s povečanimi zahtevami glede odgovornosti, dokazovanja ali varnosti. Je nedvoumno povezan s podpisnikom, omogoča njegovo identifikacijo in omogoča prepoznavanje naknadnih sprememb v dokumentu. Tipični primeri uporabe so pogodbe, dovoljenja, kadrovska dokumentacija ali poslovni dogovori, za katere zakon ne zahteva kvalificiranega elektronskega podpisa. Vendar pa je izbira ustrezne vrste podpisa vedno odvisna od konkretnega dokumenta in veljavnih formalnih predpisov. Več o razlikah med EES, FES in QES si lahko preberete v našem pregledu vseh standardov elektronskega podpisa.

Enostavni elektronski podpis (EES) je primeren za dokumente in postopke z majhnim pravnim ali gospodarskim tveganjem, za katere zakon ne predpisuje pisne oblike. Tipični primeri so notranja odobritve, potrditve, zapisniki, ponudbe ali preprosti dogovori. Omogoča hitro in enostavno podpisovanje, vendar ponuja le omejeno varnost pri nedvoumni identifikaciji podpisnika. Katera vrsta podpisa je primerna, je zato treba vedno preveriti glede na konkreten primer uporabe. Pregled standardov EES, FES in QES najdete v naši primerjavi standardov elektronskega podpisa.

Da. Zainteresirana podjetja lahko sproof sign 14 dni brezplačno preizkusijo. Poleg tega vam strokovnjaki iz podjetja sproof z veseljem nudijo osebno svetovanje in vam pokažejo, kako se platformo lahko optimalno vključi v obstoječe poslovne procese. Preizkusite sproof sign zdaj →

Mnoga podjetja želijo zagotoviti, da se osebni podatki obdelujejo izključno znotraj Evropske unije in da zanje veljajo evropski predpisi o varstvu podatkov. sproof obdeluje podatke izključno v EU in uporablja evropsko infrastrukturo.

Za mnoga podjetja je ameriški zakon CLOUD Act pomemben dejavnik pri izbiri ponudnika programske opreme. Ta zakon lahko pod določenimi pogoji zavezuje ameriška podjetja ali podjetja s povezavami z ZDA, da na podlagi uradnega naloga razkrijejo podatke – ne glede na to, ali so ti shranjeni v ZDA ali v tujini. Zato danes številne organizacije preverjajo ne le lokacijo shranjevanja podatkov, temveč tudi sedež podjetja, uporabljeno oblačno infrastrukturo in veljavno pravno okolje. sproof se opira izključno na evropsko infrastrukturo. Obdelava podatkov poteka znotraj Evropske unije in je podvržena evropski zakonodaji. To podjetjem pomaga izpolnjevati visoke zahteve glede varstva podatkov, skladnosti in digitalne suverenosti.

Da. DocuSign podpira elektronske podpise v skladu z uredbo eIDAS. Pomembno pa je: skladnost z uredbo eIDAS ne pove ničesar o tem, kje se podatki obdelujejo ali shranjujejo. Podjetja bi zato morala dodatno preveriti, v katerem pravnem območju se njihovi podatki obdelujejo, katera oblačna infrastruktura se uporablja ter katere zahteve glede varstva podatkov in skladnosti so izpolnjene. sproof podpira vse vrste podpisov, skladne z uredbo eIDAS, in podatke obdeluje izključno znotraj Evropske unije na evropski infrastrukturi.

Da. Poleg mednarodnih ponudnikov obstaja več evropskih platform za elektronski podpis. Kdor posebej ceni varstvo podatkov, digitalno suverenost in skladnost z uredbo eIDAS, bi moral v primerjavo vključiti tudi evropske rešitve. sproof je avstrijski ponudnik, ki je svojo platformo razvil posebej za potrebe evropskih podjetij.

Revizijska sled (revizijski zapis) zagotavlja popolno zgodovino celotnega postopka podpisovanja, ki je sprejemljiva v sodnem postopku. V njem je zabeleženo, kdaj je kdo dokument pregledal, odobril in podpisal, vključno z uporabljeno metodo preverjanja (npr. dvofaktorska avtentifikacija ali kvalificirana eID). Ta protokol služi pri revizijah ali pravnih sporih kot primarni dokaz, da je bil podpis pravilno opravljen.

Da. Če dokument zaporedoma podpiše več oseb (zaporedni delovni tok), PDF vsebuje zgodovino tako imenovanih revizijskih stanij. Preveritveno orodje (npr. sproof Validate) posamično preveri vsak podpis glede na stanje dokumenta, ki je veljalo v trenutku podpisa.

Standardnih podpisov po izteku veljavnosti osnovnega certifikata (ponavadi po 2 do 3 letih) pogosto ni več mogoče brez napak preveriti. Zato sproof sign dosledno uporablja standard LTV (Long-Term Validation). Pri tem se informacije o preklicu (kot so seznami CRL ali OCSP) v trenutku podpisa neposredno vgradijo v dokument. S tem je mogoče veljavnost podpisa preveriti tudi po desetletjih na način, ki je primeren za revizijo, in neodvisno od izdajatelja.